Schulungen sind heute ein elementarer Bestandteil in vielen Qualitätsmanagement-Normen und unverzichtbar in der betrieblichen Organisationsstruktur.
Die Einarbeitung, Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern, Kunden oder Händlern und deren Dokumentation ist die Ausgangslage für die Entwicklung eines Schulungsmanagements gewesen.
Bei der der Ressourcenplanung sind z.B. Qualifikationen von Mitarbeitern eine wichtige Komponente, die es gilt, ständig weiterzuentwickeln und den betrieblichen Erfordernissen anzupassen.
Anlage und Zuordnung der Qualifikationen
Qualifikationen werden im Programm Qualifikationen (US15700) erfasst. Die Felder sind im Programm Qualifikationen (US15700) beschrieben.
Über folgende Möglichkeiten können diese den Mitarbeitern zugeordnet werden:
- direkt im Programm Technikerzuordnungen (SA10400)
- im Programm Personal- / Ressourcenstamm (US14090) über das Kontextmenü "Qualifikationen"
Hierbei können beliebig viele Qualifikationen mit regionalen Begrenzungen (Land, Postleitzahl), einem Qualifikationsniveau und einem Ablaufdatum angelegt werden.
Ist das Installationskennzeichen Schulungsmanagement im Programm Firmen (US10600) gesetzt und wird in Syncos eine Qualifikation angelegt, werden bei der Anlage in oxaion die Felder Land und PLZ/PLZ-Bereich mit dem entsprechenden Default aus der Tabelle VRLS15 (Vorlaufdaten für das Programm SA10400) gefüllt.
Die Qualifikationen können folgenden Geschäftsobjekten zugeordnet werden:
| Geschäftsobjekte | Aufrufbar über folgende Programme |
|---|---|
| Personalgruppen | Personalgruppen (PA14000) |
| Arbeitsgang | Arbeitspläne (PA11090) bzw. Arbeitspläne / Stücklisten (PU11090) auf Ebene der Arbeitsplanpositionen (Programm Arbeitsplanpositionen (PA11032)) |
| Artikel (jeweils 5 Felder) | Diese Felder sind noch ausgeblendet. |
| Arbeitsplätze (jeweils 5 Felder) | Diese Felder sind noch ausgeblendet. |
| Gerätetypen | Gerätetypen (SA10300) |
| Serviceauftrag | Serviceaufträge (SA20090) |
| Dienstleistungsposition im Serviceauftrag | Serviceaufträge (SA20090) auf der Ebene einer Dienstleistungsposition (Programm Dienstleistungspositionen (SA20110)) |
| Technikerbeleg im Serviceauftrag | Serviceaufträge (SA20090) unterhalb einer Dienstleistungsposition auf der Ebene eines Technikerbeleges (Programm Belegkopf verwalten (SA20130)) |
| Wartungsverträge | Wartungsverträge (SA22390) |
| Personal- und Ressourcenzuordnung | Personal-/Ressourcenplanung (SA22410) |
| Schema Preisfindung | Schema verwalten (BI21690) oder Projekte (BI21509) unterhalb einer Projektposition auf Ebene der Kalkulationsdaten |
| Angebotsforcast | Leads und Angebote (SA20590) auf der Ebene vom Unterknoten Angebotsforcast |
In den nachfolgenden Programmen können die Qualifikationen nicht angegeben, aber angezeigt werden:
- Angebotsforecast (SA20543)
- Historie Angebotsforecast (SA20542)
- Planungshilfe auflösen (SA22450)
- Auskunft Service (US30900) in den entsprechenden Folgemasken
Ist das Installationskennzeichen Schulungsmanagement im Programm Firmen (US10600) gesetzt, dürfen im Qualifikationsniveau nur Werte zwischen 0 und 100 verwendet werden.
Synchronisierung der Qualifikationen zwischen oxaion und Syncos
Ist das Installationskennzeichen Schulungsmanagement im Programm Firmen (US10600) gesetzt, werden die Daten zwischen oxaion und Syncos übertragen. Dies bezieht sich auf folgende Programme:
- Die Anlage, Änderung und Löschung von Qualifikationen in oxaion bzw. Syncos wird jeweils übertragen.
- Wird in Syncos eine Schulung erfolgreich abgeschlossen, wird die Technikerzuordnung in oxaion initial angelegt. Weitere Synchronisationen bestehen nicht.
Wird der Schlüssel einer Qualifikation in Syncos geändert, wird in oxaion eine neue Qualifikation angelegt und die alte bleibt bestehen. Bei Änderungen der Keyfelder in Syncos liegt das Risiko beim Anwender.
Wird eine Qualifikation in Syncos gelöscht, wird die Qualifikation aus oxaion nicht sicher gelöscht. Qualifikationen sollten daher nur in oxaion gelöscht werden. Das Löschen von Qualifikationen in Syncos (bei angebundenem oxaion) sollte per Konfiguration der Rechte verboten werden.
Schulungsbedarf anmelden
Es gibt folgende Möglichkeiten einen Schulungsbedarf anzumelden:
- In oxaion kann im Programm Personal / Ressource (US14090) über das Funktionsmenü "Neue Schulung" wird die Erfassung einer Schulung in Syncos geöffnet. Dies kann auf Ebene der von "Personal / Ressource", einer ausgewählten Personal / Ressource oder einer ausgewählten Qualifikation aufgerufen werden.
- In Syncos können ebenfalls Schulungen angelegt werden. Die Möglichkeiten sind der entsprechenden Dokumentation zu entnehmen.
Anschließend wird der Schulungsbedarf in Syncos angelegt, die Teilnehmer eingeplant und die Schulung durchgeführt und beendet. Wurde die Schulung nicht bestanden, wurde die Qualifikation nicht erworben bzw. die Gültigkeit nicht verlängert. Wurde die Schulung bestanden, wird die erworbene Qualifikation in oxaion im Programm Technikerzuordnungen (SA10400) angelegt bzw. das Gültigkeitsdatum aktualisiert. Wird die Qualifikation angelegt, werden die Felder Land und PLZ/PLZ-Bereich mit dem entsprechenden Default aus der Tabelle VRLS15 (Vorlaufdaten für das Programm SA10400) gefüllt. Wie die Personal / Ressource ermittelt wird, ist unter Verknüpfung Personal / Ressource beschrieben.
Bearbeitung der Fragebögen mit elektronischer Signatur
Innerhalb vom Schulungsmanagement können Schulungen mit Fragebögen zur Erfolgskontrolle erfasst werden. Beim Beenden der Schulung werden die Fragebögen an die Teilnehmer zur Bearbeitung weitergegeben.
Für die Bearbeitung der Fragebögen muss im Programm Elektronische Signatur (OP10120) eine PIN für den Teilnehmer hinterlegt sein. Beim Abschluss vom Fragebogen muss der Teilnehmer seine PIN eintragen.
Weitere Informationen sind unter Electronic Signature (FDA 21CFR Part 11) vorhanden.
Voraussetzungen / Konfigurationen
| Bereich | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Übernahme der Qualifikationen / Technikerzuordnungen | Über das Programm Programm aufrufen (OP30050) können die Qualifikationen bzw. Technikerzuordnungen übernommen werden. Der einmalige Aufruf ist nötig, wenn ab dem Release 2021 mit Qualifikationen und Technikerzuordnungen gearbeitet wird. Folgende Aufrufe übernehmen die nachfolgenden Daten:
Unterhalb der Einzelparameter erscheint das Feld firm. Dort kann die jeweilige Firma angegeben werden, in der die Funktion durchgeführt werden soll. | ||||||
| Installationskennzeichen Schulungsmanagement | Im Programm Firmen (US10600) muss das Installationskennzeichen Schulungsmanagement markiert sein. Dadurch werden die Qualifikationen synchronisiert. | ||||||
| Funktionsmenü "Neue Schulung" | Der Link von dem Aufruf "Neue Schulung" setzt sich wie folgt zusammen:
| ||||||
Verknüpfung Personal / Ressource | Für die Verknüpfung der Benutzer muss in oxaion im Programm Allgemeine Benutzeroptionen (MN10640) der Wert aus dem Feld LDAP-Benutzer mit dem Benutzernamen und Benutzer-ID aus Syncos übereinstimmen. In oxaion wird der LDAP-Benutzer ausschließlich großgeschrieben, in Syncos können auch Kleinbuchstaben verwendet werden. Die Verknüpfung zu der Personal / Ressource, zu welcher die erworbene Qualifikation erhalten soll, erfolgt über die Sachbearbeiter aus den Programmen Allgemeine Benutzeroptionen (MN10640) und Personal / Ressource (US14090). Beispiel In oxaion ist im Programm Allgemeine Benutzeroptionen (MN10640) der Benutzer MUSTERMANN vorhanden. Dieser hat als Sachbearbeiter 00715 und im LDAP-Benutzer MAXMUSTERMANN@MUSTERFIRMA.DE hinterlegt. In Syncos ist der Benutzer mit dem Benutzernamen + Benutzer-ID von maxmustermann@musterfirma.de vorhanden. In der mit Syncos verknüpften Firma ist im Programm Personal / Ressource (US14090) die Personal/Ressource 0000000715 (Max Mustermann) mit dem Sachbearbeiter 00715 vorhanden. Wird nun eine Schulung für Max Mustermann angelegt, wird die erworbene Qualifikation unterhalb der Personal/Ressource 0000000715 (Max Mustermann) erfasst. |
Restriktionen
Folgende Restriktionen sind vorhanden, die mit den nächsten Versionen ggf. aufgelöst werden könnten:
- Prüfungen zwischen den Geschäftsobjekten, ob die benötigten Qualifikationen auch vorhanden sind.