Integritätstest Dokumente

Das Programm prüft, ob das oxaion Dokumentenmanagement konsistente Daten enthält.

In der Auflistung der Firmen werden, getrennt mit einem Leerzeichen, alle Firmen angezeigt, die gemäß Firmen (US10600) ein integriertes Archiv aktiviert haben. Für diese Firmen wird der Integritätstest durchgeführt. Es muss überlegt werden, ob ein Integrationstest für jede gelistete Firma notwendig und sinnvoll ist. Beispielsweise kann es bewusst zu inkonsistenten Daten kommen, wenn über Firmendaten löschen/kopieren (US60600) (hier speziell die Option DMS Dokumente) Firmen erzeugt werden.

Hinweis

Wird die Option Nur Prüflauf gewählt, werden alle markierten Prüfungen durchgeführt und protokolliert, aber keine Korrekturmaßnahme durchgeführt.

Wird ohne die Option Nur Prüflauf aufgerufen, wird versucht die Daten zu korrigieren. Dies umfasst aber keine Aktionen zu archivierten Dokumenten.

Details zur Prüfung und Korrektur sind bei den einzelnen Prüfungen selbst beschreiben. 





Felder

Prüfschritte auswählen

Feldbezeichnung Erklärung
Prüfung #1
Gibt es Referenzsätze in der Datei Dokumente (UFILAP), für die kein Dokument vorhanden ist oder die keinem Ordner zugewiesen sind?

Diese Sätze werden im Protokoll unter Referenzsätze ohne physische Datei gelistet.

Dabei wird zweigeteilt geprüft, ob es Datensätze in oxaion Dokumentenmanagement gibt, die keinen Ordner zugewiesen haben und falls ein Ordner vorhanden ist, ob die Datei auch physisch existiert.

 Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, werden die Datensätze als gelöscht gekennzeichnet. Dazu wird im Feld FISTAT ein "L" eingetragen.


Anzeige der Datensätze und Dateinamen:

select FIFIRM,FIOBID,FIDOCU from UFILAP where FIKEYT='FILE' and FITVERS not in ('0','3') and FISTAT='' and FIROBID='' and FIPOBID='0'
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #2
Gibt es Dateien ohne Referenzsatz in der Datei Dokumente (UFILAP)?

Diese Datensätze werden im Protokoll unter Physische Dateien ohne Referenzsatz gelistet.

Es wird geprüft, ob es innerhalb des Dateiverzeichnisses Dateien gibt, die oxaion Dokumentenmanagement nicht bekannt sind. Ausgangspunkt ist der Basispfad in der Registry (PATH_FOR_DMS) inklusive der Firma, die gerade abgearbeitet wird.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, wird die Datei in den Ordner DELETED verschoben.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #3
Sind alle Versionen eines Dokuments auch physisch vorhanden und umgekehrt?

Hierbei wird geprüft, ob bei einem versionierten Dokument, alle Versionen sowohl im Dateiverzeichnis, wie auch in oxaion Dokumentenmanagement vorhanden sind.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen,

  • werden alle Datensätze aus der Datei Versionen Dokumente (UVERSP) gelöscht, deren Datensatz in Dokumente (UFILAP) nicht mehr existiert. Dabei ist der Primärschlüssel beider Dateien die Felder FIRM und OBID.
  • anschließend werden alle Datensätze aus der Datei Versionen Dokumente (UVERSP) geprüft, ob die Datei im Dateisystem existiert.
    • falls ja, wird die Prüfsumme verglichen.
    • falls nein, wird der Datensatz aus aus der Datei Versionen Dokumente (UVERSP) endgültig gelöscht.
  • anschließen wird die Konsistenz der Daten in Versionen Dokumente (UVERSP) und Dokumente (UFILAP) geprüft
    • Ordner im dem Ordner Version sind nicht erlaubt und werden in den Ordner DELETED verschoben.
    • fehlt die Originaldatei, so wird die Datei/Version eines Dokuments in den Ordner DELETED verschoben.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #4
Sind alle E-Mails korrekt beschrieben?

Hierbei wird geprüft, ob bei allen E-Mails im oxaion Dokumentenmanagement die E-Mail-Informationen (Absender, Empfänger, Betreff, etc.) korrekt in vorhanden sind.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen,

  • werden alle Datensätze aus der Datei Zusätzliche Felder für Dokumente (UDOCUP) gelöscht, die nicht in Dokumente (UFILAP) existiert.
  • werden alle Datensätze aus der Datei Dokumente (UFILAP) geprüft, die eine E-Mail beschreiben (FIKEYTS=MAIL)
    • handelt es bei der Datei nicht um eine E-Mail (Endung .msg (Outlook) oder .eml (Lotus Notes)), so wird der zugehörige Zusätzliche Felder für Dokumente (UDOCUP) gelöscht und die MAIL Kennung entfernt
    • fehlt der Satz in der Datei Zusätzliche Felder für Dokumente (UDOCUP) so wird einer angelegt. Dabei werden allerdings keine Inhalte ermittelt.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #5
Sind alle definierten Ordner auch physisch vorhanden und umgekehrt?

Hierbei wird geprüft, ob alle Ordner in oxaion Dokumentenmanagement und im Dateiverzeichnis gleichermaßen vorhanden sind.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen,

  • werden alle Ordner im Dateiverzeichnis auf einen vorhandenen übergeordneten Ordner geprüft. Ist dies nicht der Fall, so wird der Datensatz in Dokumente (UFILAP) als gelöscht gekennzeichnet.
  • werden alle Datensätze aus Dokumente (UFILAP), die als Ordner gekennzeichnet sind, auf physische Existenz im Dateisystem geprüft. Ist dies nicht der Fall, so wird der Datensatz in Dokumente (UFILAP) als gelöscht gekennzeichnet.
  • werden die Ordner-Elemente im Dateisystem auf Existenz in Datei Dokumente (UFILAP) geprüft
    • ist dies nicht der Fall, so wird das Element mit Inhalt in Ordner DELETED verschoben
    • existiert der Datensatz, aber die Kennung Ordner fehlt (FIKEYT=FOLDER) wird diese gesetzt
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #6
Archivdokumente korrekt?

Hierbei wird geprüft, ob alle Archivdokumente korrekt archiviert wurden.

In den anderen Prüfungen werden Archivdokumente außen vor gelassen.

Archivdokumente sind Datensätze in der Datei Dokumente (UFILAP) mit TypVERSionierung (FITVERS) = 0 oder 3. Mit folgender Bedeutung: 0 = archiviert; 2 = versioniert, 1 = normal, 3 archiviert aber zuvor versioniert.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen,

  • werden alle Datensätze aus der Datei Dokumente (UFILAP), die Archivdokumente sind, verarbeitet
    • existiert der Ordner der Datei nicht, wird die Datei in den 0er Ordner verschoben und der Datensatz in der Datei Dokumente (UFILAP) inaktiviert (FISTAT=I)
    • existiert das Archivdokument nicht, so wird dies lediglich dokumentiert. Hier MUSS der Administrator via Sicherung das fehlende Dokument wieder einspielen.
    • existiert das Archivdokument, wird geprüft, ob auch ein Datensatz in der Datei Dokumente Archivierung (UARCIP) dazu existiert. Dabei ist der Primärschlüssel beider Dateien die Felder FIRM und OBID.
      • fehlt der Satz erhält der Datensatz in Datei Dokumente (UFILAP) und es kann kein Explorer-Programm ermittelt werden, erhält der Datensatz eine Fehlerkennung (FISTAT=E)
      • fehlt der Satz erhält der Datensatz in Datei Dokumente (UFILAP) und es kann ein Explorer-Programm ermittelt werden, wird der Datensatz in Dokumente Archivierung (UARCIP) rudimentär angelegt
    • Vergleich der Prüfsummen zwischen Datei Dokumente (UFILAP) und Dokumente Archivierung (UARCIP)
      • fehlt die Prüfsumme in Dokumente wird diese ermittelt und fortgeschrieben
      • sind die Prüfsummen unterschiedlich kann keine Korrektur erfolgen
  • werden alle Datensätze aus der Datei Dokumente Archivierung (UARCIP) verarbeitet
    • existiert kein Satz in der Datei Dokumente (UFILAP) wird OBID=0 gesetzt


0er Ordner: Der Ordner mit dem Namen 0 (wie die arabische Ziffer Null) beinhaltet alle archivierten Dokumente, die nicht mehr in einem DMS-Knoten hängen, aber sehr wohl über das Auskunft Archivierung (AR30300) noch gefunden werden können. Diese Archivdokumente können auch entstehen, wenn im Explorer-Programm der Knoten gelöscht wird, unter dem das DMS hängt.

Administrator: Das Rücksichern verloren gegangener Archivdokumente erfordert die Ermittlung der Prüfsumme durch einen Korrekturlauf mit dem Programm Integritätstest Dokumente (US30060).
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #7
Prüfsumme korrekt?

Jedes Archivdokument erhält bei der Archivierung eine Prüfsumme. Hierbei wird geprüft, ob das physische Dokument die gleiche Prüfsumme hat, wie in oxaion Dokumentenmanagement hinterlegt.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, werden alle Prüfsummen von Dokumenten (auch von Archivbelegen und Versionen) überprüft. Ist keine Prüfsumme hinterlegt, so wird diese ermittelt und abgespeichert.

Nicht übereinstimmende Prüfsummen werden nicht automatisch abgeglichen. Hier muss ein Administrator manuell eingreifen. Die Ursachen dafür könnten sein, dass die Datei beschädigt ist, oder dass die Datei außerhalb von oxaion direkt bearbeitet wurde, so dass die gespeicherte Prüfsumme nicht mehr aktuell ist. Eine automatische Korrektur ist hier nicht vorgesehen, da die Dateien beschädigt sein können. Beheben kann man das Problem eventuell auch, indem man jede Datei einzeln zum Bearbeiten in oxaion öffnet, ggf. bearbeitet/auf Beschädigung prüft und dann speichert.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #8
Doppelte Verwendung einer Wurzel-OBID?

Hierbei wird geprüft, dass über den Mandanten hinweg die Identifikation für die Wurzel-Knoten (oberster Knoten eines Dokumenten-Knotens) nur einmal vergeben wurde.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, erfolgt hier keine Korrektur.

Dies ist fallbezogen durch den Administrator und ggf. mit Unterstützung durch oxaion vorzunehmen.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #9
Aufbewahrungsfristen korrekt

Hier wird geprüft, ob die Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente korrekt gepflegt sind. Mit diesem Punkt lassen sich nach Änderungen am Dokumententyp die veränderten Aufbewahrungsfristen auf die Dokumente ausrollen.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, erfolgt anhand der Informationen aus FRDDTY (Dokumententyp) oder FRD905 (DSGVO Residenzzeiten) die neue Ermittlung der Aufbewahrungsfristen und damit die Verschiebung in den korrekten Ordner.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #10
Höchste Dokumentnummer korrekt

Hier wird geprüft, ob die hinterlegte höchste Dokumentnummer korrekt ist oder ob im System höhere Nummern existieren. Die höchste Dokumentnummer wird beim Erzeugen einer neuen Nummer herangezogen.

Wird das Programm nicht mit der Option Nur Prüflauf aufgerufen, wird die höchste Dokumentnummer korrigiert.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Prüfung #11
Verwaiste Referenzsätze

Hier wird geprüft, ob es Referenzen auf Dateien oder Ordner gibt, deren übergeordnete Ordner nicht mehr existieren und die somit auch nicht angezeigt werden.
Datum Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf.
Nur Prüflauf Im Prüflauf werden alle markierten Prüfungen durchgeführt und ein Protokoll erzeugt.

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