Aufträge verwalten im Service

Funktionsbeschreibung

Über die Auftragsverwaltung im Service können Sie die internen und externen Dienstleistungen eines Unternehmens bearbeiten. Es sind nachfolgende Belege möglich:

  • Reparaturauftrag (extern/intern)
  • Wartungsauftrag (extern/intern)
  • Inbetriebnahme (extern/intern)
  • Reparaturangebot
  • Anzahlung
  • Gutschrift
  • Werksreparatur (RMA)


In einem Auftrag werden die grundsätzlichen Daten wie 

  • Kunde 
  • Einbauadresse 
  • Dienstleistungen 
  • Ersatzteile
  • Technikerarbeiten

festgehalten. 

Nachfolgend ist der grundsätzliche Ablauf eines Auftrages beschrieben.

Serviceauftrag 

Serviceaufträge können erfasst, geändert, gelöscht oder angezeigt werden. Der Auftrag kann sowohl manuell erfasst als auch maschinell generiert werden. Die maschinelle Erzeugung eines Beleges ist möglich, wenn eine Fehler- oder Störmeldung über das Programm Help Desk erfasst wurde. Auch kann ein Wartungsauftrag aus einem Wartungsvertrag generiert werden. Der Serviceauftrag enthält die Dienstleistungen, die benötigten Ersatzteile, die angefallenen Leistungen der Techniker sowie die allgemeinen Dienstleistungen wie z.B. Fahrtkosten.

Wird das Zusatzmodul Mobis eingesetzt, so können Abrechnungsdaten wie Fahrtzeit, Arbeitszeit oder Ersatzteile auch über die Datenschnittstelle vom Rechner des technischen Personals stammen.

Druck Auftragsbestätigung 

Die Aufträge werden über ein Druckprogramm bestätigt. Die Bestätigung ist aber keine Notwendigkeit für die Fakturierung.

Druck Technikerauftrag

Als Arbeitsgrundlage kann eine spezieller Ausdruck dienen, auf dem weitere Details zur Durchführung aufgelistet werden.

Fakturierung

Die Fakturierung eines Auftrages wird über den Auftragsstatus freigegeben. Es besteht die Möglichkeit, den Auftrag zu fakturieren oder nur die erfassten Technikerbelege (Belegfakturierung). Dies wird über das Kennzeichen Art der Abrechnung im Auftragskopf festgelegt. Diese Wahlmöglichkeit besteht bis zur ersten Fakturierung. Wurde ein Fehler in der Rechnung festgestellt oder eine Leistung vergessen, so besteht auch nach erfolgter Fakturierung die Möglichkeit, den Auftrag zu korrigieren und die Rechnung erneut zu erstellen. Dies ist allerdings nur solange möglich, bis die Rechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben wurde. Eine Korrektur ist über die Funktion Statusänderung möglich, wobei sich der Status bei Auftragsfakturierung auf den Auftragsstatus und bei Belegfakturierung auf den Belegstatus bezieht.

Sofern in der VRLUID gefordert, wird beim Erstellen der Rechnung geprüft, ob beim Kunden eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt wurde. Ist dies nicht der Fall, so wird die Rechnung zwar erstellt, aber unmittelbar wieder gesperrt. Erst nachdem die Umsatzsteueridentifikationsnummer erfolgreich geprüft wurde, kann die Rechnung wieder entsperrt werden. Dies kann in diesem Programm, sowie auch im Programm Ausgangsrechnungen verwalten erfolgen.

Selektion

Ist die Auftragsnummer nicht bekannt, so können Sie Aufträge über die Filterfunktion suchen.

Ist eine Übersicht aller offenen Aufträge gewünscht, so ist dies ebenfalls über die Filterfunktion möglich.

Aufruf von Funktionen/Kontextmenü

  • Auftragskopf mit den Transaktionen Erfassen, Ändern, Kopieren, Löschen und Anzeigen
  • Dienstleistungspositionen erfassen
  • Ersatzteilpositionen erfassen
  • RMA-Positionen abrufen
  • Kopftexte
  • Druckvorschau (Druckvorschau) für den Auftrag und den Technikerbeleg
  • Zusatzinformationen zum Auftrag (Engpassanalyse für Techniker und Ersatzteile)
  • Workflow
  • Referenzbelege (Gutschrift freigeben/sperren sowie Anzahlungen erfassen)
  • Umwandlung Angebot in Vertrag
  • Status des Angebotes ändern

Weitere Informationen

Bei der Auftragsabwicklung wird u.a. auf folgende Datenbereiche zugegriffen:

- Benutzeroptionen allemein und für den Service

- Kundenstamm

- Artikelstamm

- Preislisten

Tabellen

(Auszug)

VRLS02           Auftragspositionserfassung

VRLS04           Auftragspositionserfassung

VRLS05           Auftragskopfdaten


Lesen Sie auch hier nach:

Handbuch Auftragsverwaltung