Läuft die Gültigkeit der Dokumente demnächst ab, werden Aufgaben zur Prüfung der Gültigkeit erstellt.
Über das Datum Gültig bis wird definiert, wie lange ein Dokument gültig ist. Wie lange vor Gültigkeitsende des Dokuments eine Workflowposition angelegt werden soll, wird über den Parameter Prüfzeitraum vor Gültigkeitsende aus der Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung) gesteuert. Die Ermittlung der Firma bei Dokumenten ohne Firma ist unter VRLDLE (Dokumentenlenkung) beschrieben.
Der Job Gültigkeit Dokumente setzen legt die Workflowaufgaben mit der Art der Aufgabe gleich VALID (Gültigkeit prüfen) unterhalb der letzten Lenkung mit dem gleichen Geschäftsobjekt an. Die Aufgabe zur Prüfung der Gültigkeit wird nur für die aktuelle Version erstellt. Für die Ermittlung der aktuellen Version wird das größte Freigabedatum je Dokument genutzt. Der Realisierer dieser Aufgabe wird aus den ursprünglichen Freigebern ermittelt. Ist dieser nicht vorhanden wird eine Mailboxnachricht ausgegeben. Ist dieser ausgeschieden (d.h. im Benutzer-Typ wurde der Wert 9 (Stillgelegter User) angegeben) wird im Merkmal 2 der Wert UNA (Nutzer nicht verfügbar) eingetragen.
Die Einrichtung vom Job Gültigkeit Dokumente setzen ist unter Voraussetzungen für die gelenkten Dokumente beschrieben.