Die nachfolgenden Voraussetzungen müssen bei der Einrichtung und Vorabkonfiguration beachtet werden.
Verwenden von Word-Dokumenten mit Änderungsverfolgung
Beim Öffnen von Word-Dokumenten gelenkter Dokumente wird automatisch die Änderungsverfolgung aktiviert. Daher ist es notwendig, den Zugriff auf Microsoft Word explizit zu konfigurieren.
In den client.properties ist für den Eintrag RuntimeTextField-1.0-docx der Dateipfad zur Microsoft Word WINWORD.EXE anzugeben: bspw.
| RuntimeTextField-1.0-docx=C:/Program Files/Microsoft Office/root/Office16/WINWORD.EXE |
Der Pfad ist anzugeben aus Sicht der Client-Anwendung, von welcher die Word-Dokumente geöffnet und bearbeitet werden.
Werden von den Anwendern unterschiedliche Office-Versionen verwendet und ist der vollständige Dateipfad somit nicht eindeutig, ist nur die WINWORD.EXE anzugeben und diese auf den Client-Systemen in die Umgebungsvariable PATH hinzuzufügen.
Struktur Dokumentennamen über Vorlage
Die Struktur für den Dokumentennamen kann über die Vorlage vorgegeben werden. Folgende Möglichkeiten sind vorhanden:
| Möglichkeit | Beschreibung |
|---|---|
| [XX] | Fortlaufende Nummer Bei der Auswahl der Vorlage wird [XX] im Dokumentennamen durch die nächste Nummer ersetzt. Dafür werden alle vorhandenen Dokumente des gleichen Schemas der Firma (UFILAP) per SQL-LIKE gesucht und die bisher höchste Nummer ermittelt. Die frei wählbaren Texte [TEXT] werden hierbei beachtet. Letzteres wird in der nächsten Spalte beschrieben. |
| [TEXT] | Frei wählbarer Text Bei der Auswahl der Vorlage wird [TEXT] im Dokumentennamen durch _TEXT_ ersetzt. Im Dokumentennamen muss nun der dementsprechende Text angegeben werden. Dieser Platzhalter sorgt dafür, dass veränderliche Teile des Dateinamens bei der Ermittlung der fortlaufenden Nummer [XX] nicht berücksichtigt werden. Die fortlaufenden Nummer [XX] wird somit unabhängig von den frei zu wählenden Texten fortlaufend hochgezählt. Beispiel Als Vorlage wird "Arbeitsanweisung [XX] für Abteilung [TEXT].docx" angegeben. Bei der Auswahl der Vorlage wird als Dokumentennamen "Arbeitsanweisung 1 für Abteilung _TEXT_.docx" ermittelt und vom Anwender in "Arbeitsanweisung 1 für Abteilung Produktion.docx geändert. Bei der nächsten Auswahl dieser Vorlage wird als Dokumentennamen "Arbeitsanweisung 2 für Abteilung _TEXT_.docx" ermittelt und vom Anwender in "Arbeitsanweisung 2 für Abteilung Einkauf.docx" geändert. Bei der nächsten Auswahl dieser Vorlage wird als Dokumentennamen "Arbeitsanweisung 3 für Abteilung _TEXT_.docx" ermittelt, usw. |
Die Strukturierung von dem Dokumentennamen über eine Vorlage ist unter Nucleus nicht möglich.
Textmarken
Über Textmarken können verschiedene Informationen automatisch in das Dokument eingepflegt werden. Diese werden immer aktualisiert, wenn die Lenkungskopie in das Originaldokument zurück übertragen wird. (Bedeutet: nach der Freigabe einer Lenkung.)
Folgende Textmarken können in Word eingefügt werden:
| Textmarkennamen in Word | Information aus oxaion |
|---|---|
| OxaVerantwortlicheNamen | Name des Verantwortlichen |
| OxaBearbeiterNamen | Namen der Bearbeiter |
| OxaReviewerNamen | Namen der Reviewer |
| OxaFreigeberNamen | Namen der Freigeber |
| OxaGueltigDatum | Gültig ab |
| OxaDokumentName | Dokumentname |
| OxaDokumentVersion | Dokumentversion |
Wie Textmarken in Word eingefügt und verwendet werden, ist aus der Dokumentation von Microsoft Word zu entnehmen.
Restriktionen
- Pro Information aus oxaion kann maximal eine Textmarke definiert werden.
- Die Textmarken dürfen im Fließtext, Aufzählungen, Tabellen oder Kopf- und Fußzeilen verwendet werden.
Kopiervorlagen / Aufgaben
Die Kopiervorlagen mit der Workflowart KGD (Kopiervorlage gelenk. Dokument) werden im Programm Workflow-Aufgaben (BI21605) angelegt. Über die Kopiervorlagen können beliebig viele Realisierer, Reviewer und Freigeber definiert werden.
Über die Art der Aufgabe wird die Aufgabe definiert. Folgende sind Teil des automatischen Freigabemechanismus:
| Art der Aufgabe | Beschreibung |
|---|---|
| GDOC (Dokumentenlenkung) | Übergeordnete Aufgabe, welche die folgenden Aufgaben als Unterposition beinhaltet. |
| EDIT (Bearbeitung) | Aufgaben für den/die Realisierer. |
| RVIEW (Review) | Aufgaben für den/die Reviewer. |
| FREE (Freigabe) | Aufgaben für den/die Freigeber. |
Im Feld Realisierer wird die entsprechende Person eingetragen, welche die Aufgabe durchführen soll. Abhängig von der Art der Aufgabe wird die entsprechende Rolle definiert. Die Rolle des Verantwortlichen wird im gleichnamigen Feld hinterlegt. Die Rollen sind unter Rollen beschrieben.
Es muss mindestens eine Bearbeitungs- und eine Freigabeaufgabe vorhanden sein.
Aufgaben mit einer abweichenden Art der Aufgabe sind nicht Teil des automatischen Freigabemechanismus. Diese werden generell nicht automatisch freigegeben.
In den Kopiervorlagen findet keine Prüfung statt, ob mehrfach gleiche Personen angegeben wurden, oder ob der Freigeber und der Reviewer identisch sind. Eine sinnvolle Konfiguration liegt in der Verantwortung des Anwenders.
Über die Angabe eines Vorgänger wird definiert, ob die Aufgaben nacheinander oder parallel bearbeitet werden können:
| Vorgänger angegeben? | Auswirkung |
|---|---|
| Ja | Die Aufgaben werden nacheinander bearbeitet. Die Freigabe der nachfolgenden Aufgabe erfolgt erst, wenn der Vorgänger beendet wurde. |
| Nein | Alle Aufgaben mit der gleichen Art der Aufgabe werden zusammen freigegeben. Somit ist eine gleichzeitige Bearbeitung möglich. "Gleichzeitig" bedeutet in diesem Kontext im gleichen Zeitraum und nicht zeitgleich. Mit dem Beenden der letzten Aufgabe, werden die nächsten Aufgaben mit der gleichen Art der Aufgabe freigegeben. |
Job Gültigkeit Dokumente setzen
Der Job Gültigkeit Dokumente setzen ist im Programm Jobs planen (US00310) hinterlegt bzw. muss angelegt werden. Folgende Felder sind hierbei zu beachten:
| Bezeichnung | Gültigkeit Dokumente setzen |
|---|---|
| Zeitintervall, Zeitintervall-Daten, Startuhrzeit | Definition, wann der Job ausgeführt werden soll. |
| Programm | freeGuidedDocsByDailyJob |
| Job-Daten | <errorMailboxReceiverSakz>XXXXX</errorMailboxReceiverSakz> XXXXX = Angabe eines Sachbearbeiters, an den Mailboxnachrichten versendet werden. |
| Kw.-Identifikation | Spezialfall: Wird bei Word-Dokumenten automatisch eine PDF-Datei für die entsprechende Version über diesen Job generiert (Einstellung über die Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung)) und es gibt keine Aufgabe mit der Art der Aufgabe gleich GDOC (Dokumentenlenkung), wird beim ungültig Setzen der Vorgängerversion von der PDF-Datei in der Historie der Benutzer über die hier angegebene Kennwortidentifikation ermittelt. |
| Firma | Bei Dokumenten ohne Firma (z.B. in der Bibliothek) werden die Einstellungen der Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung) der hier angegebenen Firma verwendet. |
Tabellen und Programme
| Tabelle / Programm | Beschreibung | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Panel-Attribute verwalten (US65370) | Die Kontextmenüfunktion Gültigkeit festlegen und bestätigen im Programm BI21610 kann über das Programm Panel-Attribute verwalten (US65370) für gewisse Benutzer verborgen oder geschützt werden. Ob diese Funktion nur für Benutzer verfügbar sein sollte, die gelenkte Dokumente freigeben, liegt in der Verantwortung des Anwenders. | ||||||||||||
| FRDWFA (Workflowart) | Die Arten GD (Workflow Gelenktes Dokument) und KGD (Kopiervorlage gelenk. Dokument) müssen vorhanden sein. | ||||||||||||
| FRDTOD (Aufgaben für die ToDo-Liste Projekt) | Folgende Argumente müssen vorhanden sein:
| ||||||||||||
| FRDMM2 (Merkmal 2 für Workflow Projekt) | Folgende Argumente müssen vorhanden sein:
| ||||||||||||
| VRLDLE (Dokumentenlenkung) | Die Parameter Umwandeln in PDF bei Gültigkeit und Prüfzeitraum vor Gültigkeitsende sind zu beachten. | ||||||||||||
| Programm Jobs planen (US00310) | Der Job Gültigkeit Dokumente setzen ist vorhanden. Dieser wurde unter dem Kapitel Job Gültigkeit Dokumente setzen beschrieben. | ||||||||||||
| Programm Firmen (US10600) | Das interne DMS muss ausgewählt sein. Auf der Lasche Installationskennzeichen wird dies über den Parameter Archivierung gesteuert. |