Defaultstruktur Dokumente

Um bei jedem Geschäftsprozess oder Geschäftspartner eine einheitliche Struktur innerhalb der Ablage vorzugeben, gibt es das Programm "Defaultstruktur Dokumente" (US24200). Dort ist es möglich, für jedes Verwaltungsprogramm eine Struktur anzulegen.

Alle auswählbaren Programme, für die eine Defaultstruktur möglich ist, sind in Tabelle FRDPCA hinterlegt.

 

In diesem Programm kann den neu angelegten Ordnern gleich ein Berechtigungsobjekt mitgegeben werden, welches dann für die Berechtigungsprüfung herangezogen wird.
Ein Besonderheit gibt es in diesem Zusammenhang: In der Tabelle VRLU03 kann gesteuert werden, ob bei der Neuanlage eines Geschäftspartners und den zugehörigen Adressmerkmalen die Unterlassungsstruktur automatisch mit angelegt wird.

Historieneintrag zu Dokumenten

Ist ein Dokument für einen Historieneintrag des Geschäftspartners von Bedeutung, so kann dieses über das Kontextmenü in die Historie übernommen werden.
Auch bei der Neuanlage eines Dokuments kann direkt ein Historieneintrag erstellt werden.

Workflow

Über das Programm "Aufgaben verwalten" (BI21605R) können verschiedene Workflow-Vorlagen erstellt und einzelne Mitarbeiter voreingestellt werden.
Auf einem Dokument kann über das Kontextmenü das Programm "Versenden via Workflow" aufgerufen werden. In der Maske ist die Kopiervorlage auszuwählen und automatisch werden die Workflow – Positionen erstellt. Der Bezug zum Dokument ist in der Workflow-Position enthalten. Mittels Status können die Empfänger die Kenntnisnahme/Bearbeitung des Dokuments melden oder direkt im Workflow das Dokument öffnen.

Word- und Excel-Dokument mit Ergänzung von Belegdaten

Wie bereits in Neuanlage eines Word- oder Excel-Dokuments beim Geschäftspartner beschrieben, können Word- und auch Excel-Dokumente über den Dokumenten-Knoten erstellt werden.
Es wurde bereits beschrieben, wie über den Geschäftspartner ein Word-Dokument generiert werden kann. Diese Funktion steht auch für zahlreiche Geschäftsprozesse, für die eine Ergänzung von Belegdaten sinnvoll ist, zur Verfügung. Die Speicherung dieser Dokumente erfolgt direkt in der Belegablage.
Beispiele für solche Vorlagen sind

• Anschreiben zu
• Angebotsbedingungen
• Voraussetzungen zur Auftragsdurchführung
• Servicebericht/Checkliste Auftragsausführung
• Anschreiben fehlende Angebotsdaten im Einkauf
• Bestätigung des Eingangs einer Störmeldung
• Nachfassen von Angebot (intern und extern)

Nachfolgende Geschäftsprozessdaten können in ein Word-Dokument eingefügt werden

• Help Desk (Ticket)
• Bestellung/Anfrage
• Verkaufsauftrag/-angebot
• Serviceauftrag/-angebot
• Angebotsverfolgung
• Projekt

Exportieren eines Projekts als Word-Dokument

Beim Erstellen von Dokumenten im Projektexplorer können spezielle Word-Dokumente verwendet werden. Diese Word-Dokumente sind in der Lage XML Daten entgegen zu nehmen und somit einen kompletten Beleg inklusive aller Positionen, nach Word zu exportieren.

Damit diese Form des Exports erstellt wird, muss in das Feld "Vorlage" ein Word-Dokument (Achtung! Keine Word-Vorlage) eingetragen werden, das in der Lage ist die XML Daten zu verarbeiten.

Diese Funktion steht nur mit Word ab der Version 2013 zur Verfügung. Weiteres finde sich unter Erstellen von Wordvorlagen für Export nach Office 2013.
 

Berechtigungen

Jedes Dokument besitzt einen Eigner. Dieser Eigner kann über die Eigenschaften im Kontextmenü eingesehen und mit Masterberechtigung geändert werden. Grundsätzlich wird der Eigner mit dem Benutzer vorbelegt, welcher das Dokument oder den Ordner im Dokumente-Knoten anlegt. Wird ein Eigner in einem Ordner hinterlegt oder ist bereits hinterlegt und es wird ein neues Dokument dem Ordner hinzugefügt, vererbt sich der Eigner nicht, sondern der Sachbearbeiter, welcher das Dokument in den Dokumenten ablegt, wird als Eigner eingestellt.

Ein Eigner hat das Recht, ein Berechtigungsobjekt zu hinterlegen, zu ändern oder zu löschen. Über dieses Berechtigungsobjekt kann der Eigner zum Teil selbst die Berechtigungen für die einzelnen Personen steuern.

Neben dem Eigner gibt es noch Benutzer, welche grundsätzlich berechtigt werden können, alle Dokumente zu verwalten. Um einem Benutzer solche Berechtigungen zuzuweisen, muss in den Benutzeroptionen die Berechtigung für Dokumente aktiviert werden.

Neben dem Eigner kann auch ein Berechtigungsobjekt vergeben werden. Über dieses Berechtigungsobjekt lassen sich dedizierte Berechtigungen für die Neuanlage, das Ändern, das Kopieren und das Löschen von Dokumenten und Ordnern vergeben. Es ist ebenfalls steuerbar, ob ein Anwender ein Dokument versionieren oder archivieren darf. Die Berechtigungen werden im Programm "Berechtigungen" mit dem Berechtigungsobjekt *DMS hinterlegt.

Für Berechtigungen um und an Ordnern gibt es ein separater Berechtigungsobjekt *DMSFLR. So kann z. B. das Löschen und die Neuanlage von Ordnern separat berechtigt werden. Um das Löschen eines Ordners zu verhindern, muss zwingend *DMSFLR verwendet werden.

Integritätsprüfungen

Es sind verschiedene Integritätsprüfungen vom Anwendungsmanager durchführbar.

Alle Firmen, für die die komplette DMS-Funktionalität installiert ist, sind prüfbar. Jede Prüfung lässt sich einzeln ausführen. Der Zeitpunkt, wann pro Firma die Prüfung gelaufen ist, wird festgehalten. Der letzte Lauf (über alle Firmen) wird informativ ausgegeben. Es kann zwischen Prüflauf, bei dem nur ein Protokoll der bestehenden Ungereimtheiten gedruckt wird und dem Echtlauf, bei dem bestimmte Fehler automatisch korrigiert werden, unterschieden werden. Die entstandenen Protokolle werden im Falle des Echtlaufs archiviert und erhalten, wenn vorhanden, das Berechtigungsobjekt ADMIN, so dass diese leicht mit einer Berechtigungsprüfung versehen werden können.

Für Prüfung #7 ist anzumerken: Jedes Dokument, auch die Versionen eines versionierten Dokuments, werden mit einer Prüfsumme gegen unerwünschte Änderungen geschützt. Diese Prüfsumme wird bei jeder erlaubten Änderung aktualisiert und bei jedem Öffnen eines Dokuments überprüft. Prüfung #7 verifiziert alle Dokumente einer Firma.

Im Programm "Übersicht Integritätsläufe" werden alle Prüfläufe aufgelistet. Dort kann man ebenfalls leicht in das zugehörige Protokoll verzweigen.