Bestellgenehmigung

Aktivierung

Die Bestellgenehmigung wird aktiviert, nachdem der Parameter "Genehmigungspflicht" in Tabelle VRLE01 entsprechend gesetzt wurde.

Dieser Parameter steuert den Umfang der Bestellgenehmigung:

• Globale Steuerung der Bestellgenehmigung: Bestellungen unterliegen dann der Genehmigungspflicht, wenn der Gesamtwert der Bestellung einen hinterlegten Wert übersteigt.
• Sachbearbeiterabhängige Steuerung der Bestellgenehmigung: Bestellungen unterliegen dann der Genehmigungspflicht, wenn der Gesamtwert der Bestellung den im Benutzerprofil des zuständigen Sachbearbeiters hinterlegten Wert übersteigt.
• Die Bestellgenehmigung ist von der Genehmigungsmatrix (EK20180) abhängig: Bestellungen unterliegen dann der Genehmigungspflicht, wenn der Gesamtwert einer Bestellung den in der Genehmigungsmatrix hinterlegten Wert übersteigt.

Globale Steuerung der Bestellgenehmigung

Tabelle VRLE01, Parameter "Genehmigungspflicht" = "1"

Über den Parameter "Wertgrenze global" kann eine Gesamtwert der Bestellung in Firmenwährung hinterlegt werden, bei dessen Überschreitung die Bestellgenehmigung ausgelöst wird.

Sachbearbeiterabhängige Steuerung der Bestellgenehmigung

Tabelle VRLE01, Parameter "Genehmigungspflicht" = "2"

Über diesen Parameter erfolgt die Prüfung der Wertgrenze auf den in den Benutzeroptionen (MN10640) hinterlegten Gesamtwert der Bestellung.

Bestellgenehmigung über die Genehmigungsmatrix (EK20180)

Tabelle VRLE01, Parameter "Genehmigungspflicht" = "3"

Durch diesen Parameter erfolgt die Steuerung der Bestellgenehmigung über die Genehmigungsmatrix (EK20180). 

Mittels der Genehmigungsmatrix können bis zu vier Wertgrenzen definiert werden, 

Bestellungen unterliegen dann der Genehmigungspflicht, wenn der Gesamtwert eines Belegs einen für den jeweiligen Sachbearbeiter in dieser Datei hinterlegten Wert übersteigt. Wurde keine persönliche Wertgrenze hinterlegt, muss jeder Beleg genehmigt werden. 

Jedem Sachbearbeiter wird eine persönliche Berechtigungsstufe für die Genehmigung zugeordnet. Er kann alle nicht von ihm selbst erstellten Belege bis zu der für die betreffende Wertgrenze gültigen Berechtigungsstufe des Genehmigers freigeben. (Vgl. auch Bestellgenehmigung und Unterschriftsregularien).

Parametrisierung bzw. weitere Einstellungen 

Jeder Wertgrenze, die über der persönlichen Grenze des Bestellsachbearbeiters liegt, wird zugeordnet, welche Berechtigungsstufe diesen Beleg genehmigen kann. So ist nicht die persönliche Wertgrenze des Sachbearbeiters ausschlaggebend, sondern die Berechtigungsstufe, die er besitzt. Somit kann gesteuert werden, dass der Einzelne zwar eine niedrige Freigrenze hat, aber durchaus bis zu einer bestimmten Höhe die Belege eines anderen freigeben kann.

In allen Fällen kann mit einer ein- oder zweistufigen Genehmigungsmimik gearbeitet werden. Für die Berechtigungsstufen des Genehmigers 1 sind nur die Werte 1 bis 9 zulässig. Als Berechtigungsstufe des Genehmigers 2 ist außerdem auch der Wert 0 gültig. In diesem Fall handelt es sich um eine einstufige Prüfung; der Beleg muss nur einmal genehmigt werden. Ist an dieser Stelle ein Wert ungleich 0 hinterlegt, muss der Beleg von zwei unterschiedlichen Sachbearbeitern genehmigt werden.

Beispielsweise kann also ein Sachbearbeiter A mit einer persönlichen Wertgrenze von 3000.- EUR den gesperrten Beleg des Sachbearbeiters B dann genehmigen, wenn dieser mit 6000.- EUR über der Wertgrenze 2 dieses Sachbearbeiters von 5000.- EUR liegt, sofern seine persönliche Berechtigungsstufe größer oder gleich einer der Berechtigungsstufen für die Genehmigung des entsprechenden Berechtigungsbereichs ist. Dabei wird zunächst die niedrigste erforderliche Berechtigungsstufe berücksichtigt. Der Sachbearbeiter, welcher genehmigt hat, wird abhängig von der zugehörigen Berechtigungsstufe als Genehmiger 1 oder Genehmiger 2 in den Beleg fortgeschrieben.

Bei zweistufiger Mimik muss der Beleg noch von einem weiteren Sachbearbeiter genehmigt werden, dessen persönliche Berechtigungsstufe wiederum größer oder gleich derjenigen der verbleibenden Berechtigungsstufe zu sein hat. Auch hierbei wird der Beleg entsprechend aktualisiert.

Zur Anwendung der Superusermimik muss mindestens ein Sachbearbeiter in der Genehmigungsmatrix als Superuser gekennzeichnet sein.

Belege von der Bestellgenehmigung ausnehmen

Die Parameter der Tabelle VRLE49 ermöglichen die Umgehung der Bestellgenehmigung.

Bestellgenehmigungen und Wareneingänge (EK22090) 

Durch den Parameter "Wareneingang zulässig" der Tabelle VRLE13 ist es möglich, trotz nicht genehmigter Bestellungen zugehörige Wareneingänge zu erfassen.

Unterschriftsregelung

Aktivierung

Parameter 26 der Vorlauftabelle VRLE05 steuert, ob die Unterschriftsmimik genutzt wird. Ist dies der Fall, müssen die zu druckenden Zeilen in Tabelle FRDUSB vorhanden sein.

Über die allgemeinen Benutzeroptionen (MN10640) wird gesteuert, ab welcher Wertgrenze, welche Unterschrift gedruckt wird.

Parametriesierung bzw. weitere Einstellungen 

Tabelle VRLE42

In der Vorlauftabelle VRLE42 – Bestelldruck II - wird über Parameter "Unterschrift Anfrage" und "Unterschrift Absage", ob für Anfragen und Absagen die Unterschriftsmimik gilt.

Tabelle FRDUSB

Bei Tabelle FRDUSB handelt es sich um die Unterschriftentabelle für das Modul Einkauf EKS. Hier werden die Unterschriften hinterlegt, welche bei der Nutzung der Unterschriftsmimik bei Druck der Bestellungen am Belegende benutzer- und wertabhängig angedruckt werden können.

Allgemeine Benutzeroptionen (MN10640)

In der Maske "Wertgrenzen" der allgemeinen Benutzeroptionen (MN10640) werden die Wertgrenzen für die Unterschrift und die in diesem Zusammenhang anzudrucken Unterschriftszeilen definiert.

• Wertgrenze Unterschrift: In diesem Feld kann ein Grenzwert hinterlegt werden, ab welchem eine bestimmte sachbearbeiterbezogene Unterschrift beim Drucken der Bestellungen am Belegende gedruckt werden soll.
• Unterschriftszeile: In diesem Feld kann ein Schlüsselbegriff hinterlegt werden, welcher beim Drucken der Einkaufsbelege zum Andruck einer sachbearbeiterabhängigen Unterschrift am Bestellende dient. Die zu druckende Unterschrift muss in der Unterschriftentabelle FRDUSB hinterlegt sein

Einstellungen in der Genehmigungsmatrix (EK20180)

Zunächst kann direkt ein Sachbearbeiter aus den allgemeinen Benutzeroptionen (MN10640) für eine neutrale Unterschrift links oder rechts angegeben werden. Dies gibt die Möglichkeit, beispielsweise immer den Abteilungsleiter auf dem Bestellvorgang mit anzudrucken, unabhängig davon, wer die Genehmigung erteilt hat. Oder es kann auf einem Beleg, der unter die persönliche Freigrenze fällt, generell der Abteilungsleiter mit angedruckt werden.

Des Weiteren kann für jeden Beleg, bis zur persönlichen Freigrenze und darüber, in Anhängigkeit des Wertes hinterlegt werden, welche Unterschriften angedruckt werden, ob ein elektronischer Versand möglich ist und ob die Unterschriften elektronisch oder manuell erfolgen sollen.