Grundsätzlich werden im Modul EKS zwei Verfahren in Bezug auf die Kontenfindung unterschieden:
Die Kontenfindung bei aktiver Lager-/ Fibu-Schnittstelle und die Kontenfindung bei inaktiver Lager-/ Fibu-Schnittstelle.
Kontenfindung bei aktiver Lager-/ Fibu-Schnittstelle
Bei einem Lagerzugang aus dem Wareneingang heraus werden Artikelbewegungs-Sätze ausgegeben, die Rechnungswesen-Sätze erstellen, sofern im Anschluss an die WE-Erfassung die Lager-Fibu-Schnittstelle mittels dem Programm ‚Lagerbewegungen ins Rechnungswesen übernehmen' abgeholt wird.
Folgender Buchungssatz wird hierbei erstellt:
Bestandskonto an Verrechnungskonto WE
Das Bestandskonto wird hierbei aus dem Artikelbewegungs-Satz genommen, der zuvor durch die WE-Erfassung erstellt wurde. Das Bestandskonto, das vom WE mitgegeben wurde, entspricht dem Sachkonto aus der Bestellposition.
Bei einem bestandsgeführten Artikel entspricht das Sachkonto in der Bestellposition dem Bestandskonto aus der Kontengruppe zum Artikel.
Bei einem nicht bestandsgeführten Artikel entspricht das Sachkonto in der Bestellposition dem Verbrauchskonto aus der Kontengruppe zum Artikel, sofern das Sachkonto nicht manuell in der Bestellposition überschrieben wurde. Anmerkung: Bei nicht bestandsgeführtem Material erfolgt eine Buchung in die Finanzbuchhaltung erst nach der Rechnungsprüfung (Verbrauch + Steuer an Kreditor). Lediglich wenn die Mimik der Generierung von Rückstellungsbuchungen genutzt wird, erfolgt bereits bei der Verbuchung des Wareneingangs eine Buchung des Verbrauchs an ein vorzudefinierendes Abgrenzungskonto (Nähere Informationen siehe unter Generierung von Rückstellungsbuchungen zu nicht bestandsgeführtem Material).
Eine Änderung der Sachkonten in der Rechnungsprüfung sollte bei bestandsgeführten Artikeln (sofern die Lager-Fibu-Schnittstelle aktiv ist) nicht durchgeführt werden, da sonst die Sachkonten-Buchhaltung nicht ausgeglichen ist. Die Änderbarkeit lässt sich für bestandsgeführte Artikel mittels Parameter 3 der Tabelle VRLE15 unterbinden!
Die Kontenfindung des Verrechnungskontos Wareneingang, welches an die Fibu übergeben wird, erfolgt über die Kontengruppe des Artikels und ggf. den Lagerort, sofern Kontengruppen auf Lagerortebene definiert sind. Somit kommt hier nur die Prioritätsstufe 3 zum Tragen. Das ermittelte Konto wird in der Wareneingangsdatei abgespeichert und der Buchung mitgegeben.
Nach erfolgter Rechnungsprüfung und anschließender Übergabe der Einkaufsrechnung an die Fibu (mittels EK50100R oder asynchroner Rechnungsübergabe) wird folgender Buchungssatz erstellt:
Verrechnungskonto WE
+ Vorsteuer
an Kreditor
Als Verrechnungskonto Wareneingang wird bei der Verbuchung der Eingangsrechnung und eventueller Wertkorrekturbuchungen (EX/EW) das zum Zeitpunkt des Wareneinganges ermittelte WE- Konto aus der Wareneingangsdatei wieder verwendet.
Das Vorsteuerkonto wird über die Steuerfindungsdatei ermittelt. Hier wird pro Steuergruppe (im Personenkonto hinterlegt), Ländernummer, Warengruppe des Artikels und Gültig-ab-Datum ein Steuerschlüssel hinterlegt, dem in der Steuerschlüsseldatei ein Vorsteuerkonto zugeordnet ist. Näheres ist dem Kapitel Steuerfindung zu entnehmen.
Das Kreditorenkonto ist das Personenkonto.
Beispiel
Nachfolgendes Beispiel soll obigen Sachverhalt näher erläutern:
Artikel 4711 wird geliefert (10 ST zu 100 €/ST) -> Wareneingang -> Lagerzugang → Lager-Fibu-Schnittstelle abrufen
(WE) Bestandskonto (1.000 €)
an Verrechnungskonto WE (1.000 €)
Rechnungseingang -> Rechnungsprüfung -> Übergabe an FIBU
(RG) Verrechnungskonto WE (1.000 €)
+ Vorsteuer 19% (190 €)
an Kreditor (1.190 €)
In die Fibu gelangen also folgende Buchungssätze (dargestellt in T-Konten)
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Kontenfindung bei inaktiver Lager-/ Fibu-Schnittstelle
Bei einem Lagerzugang aus dem Wareneingang heraus werden lediglich Artikelbewegungs-Sätze ausgegeben, die den physischen Lagerbestand erhöhen.
Die Verbuchung des Lagerzugangs in das Rechnungswesen zu ‚echten' Lagerbewegungen, d.h. zu bestandsgeführten Artikeln, erfolgt erst mit der Übergabe der EKS-Rechnung an die Schnittstelle. Das Wareneingangsverrechnungskonto findet hier keine Verwendung.
Nach erfolgter Rechnungsprüfung und anschließender Übergabe der Einkaufsrechnung an die Fibu (mittels EK50100R oder asynchroner Rechnungsübergabe) wird folgender Buchungssatz erstellt:
Bestandskonto
+ Vorsteuer
an Kreditor
Das Bestandskonto entspricht dem Sachkonto aus der Bestellposition.
Bei einem bestandsgeführten Artikel entspricht das Sachkonto in der Bestellposition dem Bestandskonto aus der Kontengruppe zum Artikel, sofern das Sachkonto nicht manuell in der Bestellposition bzw. Rechnungsprüfung überschrieben wurde.
Das Vorsteuerkonto wird über die Steuerfindungsdatei ermittelt. Hier wird pro Steuergruppe (im Personenkonto hinterlegt), Ländernummer, Warengruppe des Artikels und gültig ab-Datum ein Steuerschlüssel hinterlegt, dem in der Steuerschlüsseldatei ein Vorsteuerkonto zugeordnet ist.
Das Kreditorenkonto ist das Personenkonto.
Beispiel:
Nachfolgendes Beispiel soll obigen Sachverhalt näher erläutern:
Artikel 4711 wird geliefert (10 ST zu 100 €/ST) -> Wareneingang ->Lagerzugang
Rechnungseingang -> Rechnungsprüfung → Übergabe an FIBU
Bestandskonto (1.000 €)
+ Vorsteuer 19% (190 €)
an Kreditor (1.190 €)
In die Fibu gelangen also folgende Buchungssätze (dargestellt in T-Konten):
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Wareneingangsverrechnungskonto
Die in den beiden folgenden Unterkapiteln beschriebenen Funktionen sind nur bei aktiver Lager-Fibu-Schnittstelle von Bedeutung, da wie bereits oben beschrieben nur in diesem Fall das Wareneinkaufskonto zu tragen kommt.
Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft
Ein Abgleich der Verrechnungskonten für Wareneingänge zwischen der Finanzbuchhaltung und der Materialwirtschaft kann mit Hilfe des Programms ‚Abstimmliste' vorgenommen werden.
Die Abstimmliste kann über den Lagerort, dem Wareneingangsdatum und der Art des Wareneingangs eingegrenzt werden. Daneben ist eine Unterscheidung in drei Listenarten notwendig, um die unterschiedlichen Konstellationen von Wareneingang und zugehöriger Rechnung abbilden zu können:
- alle offenen Wareneingänge bestandsgeführter Artikel in einem von/ bis Zeitraum
- Wareneingänge die mit Rechnungen des Folgemonats bereits abgearbeitet sind
- Wareneingänge die in den Folgemonat gehören, aber durch eine Sammelrechnung im Abrufzeitraum gebucht wurden
Neben spezifischen Angaben zum jeweils betrachteten Wareneingang, wird je Wareneinkaufskonto eine Summe ausgegeben. Zusätzlich wird ein separates Summenblatt gedruckt, in dem pro Verrechnungskonto die Summe in Hauswährung und die Gesamtsumme ausgewiesen wird.
Automatische Auszifferung des Wareneingangsverrechnungskontos
Um das Wareneinkaufskonto übersichtlicher zu gestalten besteht in oxaion die Möglichkeit die auf der einen Seite gebuchten Wareneingänge und auf der anderen Seite gebuchten Einkaufsrechnungen automatisch gegeneinander auszugleichen. Diese Auszifferung erfolgt im Journallauf mit der Ausgabe eines Protokolls über ausgezifferte und eines über nicht ausgezifferte Positionen. Analog erfolgt die automatische Auszifferung von Rückstellungsbuchungen bei nicht bestandsgeführtem Material.
Für diesen Automatismus muss das Verrechnungskonto als 'offene Posten führend' gekennzeichnet sein. Der Parameter für die maschinelle Belegnummernvergabe im Buchungskreis für die Lager-Fibu-Schnittstelle muss auf 'N' stehen. In der Tabelle VRLF43 muss der Parameter ‚Zusatztext berücksichtigen' markiert sein. Eine weitere Voraussetzung ist die komplette Pflege der Tabelle FRDAVK vor dem ersten Übernahmelauf der Lager-Fibu-Schnittstelle nach Umstellung des Verrechnungskontos auf ‚OP-führend'. Die Automatische Auszifferung Ware vor Rechnungskonto ist hier detailliert beschrieben.
Generierung von Rückstellungsbuchungen bei nicht bestandsgeführtem Material
Bei nicht bestandsgeführtem Material wird normalerweise bei der Rechnungsübergabe Verbrauch an Kreditor gebucht. Damit liegt, wenn der Wareneingang bereits in einer vorhergehenden Periode erfolgte, der verbuchte Aufwand nicht in der Periode der Leistungserbringung.
Um jedoch in der GuV den Aufwand periodengerecht auszuweisen, wird in oxaion bereits beim Wareneingang eine Abgrenzungsbuchung des Verbrauchs auf ein in der Tabelle VRLU29 zu hinterlegendes Abgrenzungskonto erzeugt.
- Folgender Buchungssatz wird hierbei erstellt:
| Soll | Haben | |
|---|---|---|
| Verbrauchskonto | ||
| an | Abgrenzungskonto |
Nach der Rechnungsprüfung und anschließender Übergabe der Einkaufsrechnung an die Fibu (oder asynchroner Rechnungsübergabe) erfolgt die Ausbuchung des Abgrenzungskontos.
Wie die Ausbuchung erfolgt ist abhängig davon, ob die restrukturierte Schnittstelle vom Einkauf in die Finanzbuchhaltung aktiv ist oder nicht.
restrukturierte EKS-Fibu-Schnittstelle
- Es werden folgende Buchungssätze erstellt:
| Soll | Haben | |
|---|---|---|
| 1. | Verbrauchskonto | |
| Vorsteuer | ||
| an | Kreditor | |
| 2. | Abgrenzungskonto | |
| an | Verbrauchskonto |
Nicht restrukturierte EKS-Fibu-Schnittstelle
- Es wird folgender Buchungssatz erstellt:
| Soll | Haben | |
|---|---|---|
| Abgrenzungskonto | ||
| Vorsteuer | ||
| an | Kreditor |
Analog zur Buchungsmimik von bestandsgeführtem Material bei aktiver Lager-Fibu-Schnittstelle über das Wareneingangsverrechnungskonto erfolgen hier, zum Zweck der periodengerechten Abgrenzung, die Buchungsvorgänge über das vorgegebene Abgrenzungskonto. Dieses Abgrenzungskonto sollte OP-führend sein, damit eine manuelle oder auch maschinelle Auszifferung der offenen Posten in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden kann. Die maschinelle Auszifferung der Rückstellungsbuchungen erfolgt analog der automatischen Auszifferung des Wareneingangsverrechnungskontos.
Für die beschriebene Abgrenzungsmimik für nicht bestandsgeführtes Material müssen in den Parametern Buchungsschlüssel Beistellung 1 und 2 der Tabelle VRLU29 die Buchungsschlüssel für die Verbrauchsbuchung von Beistellung und deren Storno hinterlegt werden, damit Artikelkontosätze zu Beistellungen nicht als abgrenzungsrelevant gekennzeichnet werden!
Sonderbelege
Bestellschnellabwicklung
Der Schnellbeleg dient dazu, Sonderfälle über das System abzuwickeln (z.B. Barkäufe).
Mit der Erfassung eines 'Schnellbeleges' wird nicht nur eine Bestellung auf dem System erzeugt, sondern gleichzeitig werden ein Wareneingang (Lagerzugang) verbucht und die Rechnungsdaten für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Die Übergabe der Einkaufsrechnung an die Finanzbuchhaltung muss, sofern die Übergabe des Beleges nicht asynchron erfolgen soll, mittels dem Programm ‚Rechnungen an Fibu übergeben' noch vorgenommen werden. Ebenso muss der Lagerzugang mit dem Programm ‚Lagerbewegungen ins Rechnungswesen übernehmen' ins das Rechnungswesen verbucht werden.
Der Schnellbeleg kann so lange geändert, ergänzt und überarbeitet werden, bis die Übergabe der Kreditorenrechnungen an die Finanzbuchhaltung durchgeführt wurde.
Belastungen/ Retouren
Wurde von einem Lieferanten beispielsweise eine Ware falsch oder mangelhaft geliefert wird deren Umtausch oder Preisnachlass über einen Belastungs- oder Retourenbeleg abgewickelt.
Grundsätzlich sind drei unterschiedliche Arten von Belastungen/ Retouren möglich. Die Belastung mit und ohne Warenbewegung, sowie die Warenrücksendung ohne Belastung.
Bereits bei der Erfassung einer Belastung mit oder ohne Warenbewegung werden die Daten für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt. Bei der Belastung mit Warenbewegung wird zusätzlich die Menge vom Lagerbestand abgebucht Die Übergabe der Kreditorengutschrift kann sofern vorgesehen beim Verlassen des Beleges asynchron vorgenommen werden oder mit Hilfe des Programms ‚Rechnungen an Fibu übergeben' erfolgen. Die Lagerbestandsbuchung wird mittels dem Programm ‚Lagerbewegungen ins Rechnungswesen übernehmen' an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Bei der Warenrücksendung ohne Belastung wird lediglich eine Lagerbestandsbuchung (Abbuchung) vorgenommen. Die Abbuchungen werden sofort mit der Erfassung der Daten durchgeführt. Eine Übergabe an die Fibu erübrigt sich in diesem Fall, da keine wertmäßigen Bewegungen stattgefunden haben.
Konsignationslagerabrechnung
Wird Ware von einem Konsignationslager entnommen und dem eigenen Lager zugebucht entspricht dies einem klassischen Wareneingang. Zu einem mit dem Lieferanten vereinbarten Zeitpunkt, wird die Abrechnung der vom Konsilager entnommenen Waren vorgenommen. Die Verbuchung der Wareneingänge sowie der Konsignationslagerabrechnung mit dem Lieferanten erfolgt abhängig von aktivierter oder inaktivierter Lager-Fibu-Schnittstelle analog der bereits in diesem Kapitel beschriebenen Verbuchung des klassischen Einkaufs von Waren.
Detailliertere Informationen zur Konsignationslagerabrechnung können dem entsprechenden Verfahrenshandbuch entnommen werden.
Ausgleichsbuchungen bei steuerlicher Umlage von Ende-Konditionen
Bei der steuerlichen Umlage von als Nebenleistung gekennzeichneten Ende-Konditionen (siehe Parameter ‚Art der Leistung' in Tabelle FRD133) werden Ausgleichsbuchungen ausgegeben, wenn die steuerliche Umlage zu einem anderen Wert führt, als die materialwirtschaftliche Umlage.
Folgende Buchungssätze werden dabei für den Differenzbetrag erstellt:
Differenz im Soll
Bestandskonto
an Verrechnungskonto aus Tabelle VRLE20
Differenz im Haben
Verrechnungskonto aus Tabelle VRLE20 an Bestandskonto bzw. Verrechnungskonto WE und bei Rückstellungsmimik (siehe Rückstellungsbuchungen bei nicht bestandsgeführtem Material) Verbrauchs- bzw. Abgrenzungskonto.
Die Buchungen erfolgen stets mit dem Steuerschlüssel ‚Steuerfrei Kreditoren' aus der Tabelle VRLE20.
Zusammenfassung
Das Modul EKS reagiert flexibel auf den Firmenparameter 'Lager-Fibu-Schnittstelle'. Das bedeutet, dass aus dem Modul EKS das Bestandskonto immer bedient wird und somit in der Fibu die Bestände eines Artikels sich immer erhöhen.
!ACHTUNG!
Die nachträgliche Einführung der ´Lager-Fibu-Schnittstelle´ muss im Rahmen eines kleinen Projektes erfolgen und setzt Datenmanipulationen voraus, sofern zum Zeitpunkt der Einführung offene Wareneingänge (Wareneingänge ohne geprüfte und verbuchte Eingangsrechnung) existieren.