Die Preis- und Kostenbasis ist oft bis zur Angebotsabgabe nur grob bekannt, da z.B. manche Positionen technisch nicht vollständig beschrieben oder nicht alle Details der Kalkulationen vorhanden sind. Die verschiedenen Formen der Kosten- und Preisfindung werden nachfolgend beschrieben. Mischformen, die sich in jeder Projektposition ändern könnten sind dabei auch möglich.

Manuelle Vorgabewerte können auf Überschriftenebene angegeben werden, sofern noch keine Artikel bekannt sind. Liegen die Artikel vor, kann auf Basis des Planpreises oder eines ersten Schätzwertes ein Bruttoverkaufspreis errechnet werden.

Geplante Kosten

Durch die Sammlung der Kosten auf allen Überschriften, Positionen und im Projektkopf ist ein Überblick von möglichen Kosten-, Verkaufswerten und Margen möglich. Durch diverse Geschäftsprozesse (z.B. nach der Auftragsnachkalkulation von projektspezifisch gefertigten Teilen oder nach der Rechnungsübergabe von projektspezifisch eingekauften Teilen) werden die Ist-Kosten in der Auftragsphase gefüllt, wodurch eine Gegenüberstellung zu den geplanten Kosten ermöglicht wird. Hierbei aktualisiert jede Kostenänderung die Ist-Kosten.

Berechnung der geplanten Kosten:

Die geplanten Kosten ergeben sich aus Auftragsmenge * Planpreis (im Sinne Einstandspreis oder Herstellkosten) und werden automatisch in die nächsthöhere Eben summiert. Der Planpreis kann manuell erfasst, aus der Einzelkalkulation übernommen oder bei Materialpositionen aus einer Lieferantenanfrage stammen oder aus dem Teilestamm ermittelt werden, gemäß der Tabelle FRDBSL (wenn Preisfeld Null ist, wird das "Altnatives Preisfeld" aus der VRLB17 herangezogen). Die geplanten Kosten werden nach oben auf die Überschriften und den Projektkopf summiert und können dort nicht geändert werden.

Nachträgliche Kostenpositionen

Kostenpositionen nur im Projekt

Kostenpositionen dokumentieren ergänzende Kosten ohne Materialbewegungen oder Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung. Diese können zu jeder Überschriftenposition (mit der Positionsart "K") erfassen werden und erhöhen die aktuellen Gesamtkosten. Für die Zuordnung der Kosten, sind die Felder Teilenummer, Menge, Preis und Preisdimension Pflichteingaben. Die Verwaltung, das Löschen oder die Anzeige vorhandener Kostenpositionen erfolgt analog zu "normalen" Projektpositionen.

Beispiele von Kostenpositionen:

• Lieferant belastet das Projekt mit Kosten wegen einer stornierten Bestellung
• Anteilige, manuelle Verteilung der Transportkosten aus Speditionsrechnungen, die für mehrere Aufträge berechnet wurde

Über die Finanzbuchhaltung

Bei der Erfassung von Belegen in der Finanzbuchhaltung mit Referenz auf das Projekt, werden Projektpositionen automatisch angelegt. In Abhängigkeit  des Parameters "Referenzposition Pflicht?" der FRDAPE, wird die Kostenposition entweder unter der verpflichtend angegebenen Referenzposition erfasst, oder unterhalb der vorab eingestellten Strukturnummer aus der FRDAPE. Diese haben Auswirkungen auf Kostenrechnung, Projekt und Finanzbuchhaltung.

Rückgaben

Zurückgesendete (Auslieferte, aber nicht vollständig benötigte) Teile, können ohne direkten Bezug auf eine ausgelieferte Position dem Projekt gutgeschrieben werden. Diese können zu jeder Überschriftenposition (mit der Positionsart "R") erfasst werden und haben sofort den Status 9 (komplett erledigt). Rückgaben verringern die aktuellen Gesamtkosten um den Rücknahmewert (unter Berücksichtigung von Preis, Preiseinheit und Menge) und führen zu einer Zugangsbuchung auf das angegebene Lager bei bestandsgeführten Teilen. Die Lagerbewertung erfolgt nach den Regeln des Lagersystems. Für die Zuordnung der Entlastungen, sind die Felder Teilenummer, Menge, Preis und Preisdimension Pflichteingaben und Chargen bzw. Seriennummern können eingetragen werden. Bei gebrauchten Teilen muss die entsprechende Teilenummer für Gebrauchtteile und ein Restwert angegeben werden.

Geplante Erlöse für Projektposition und Projektkopf

Die geplanten Erlösen bilden bei Angeboten die Kalkulationsbasis. Durch die Abrechnung der Leistung per Zahlpläne oder erbrachte Leistungen werden die Ist-Erlöse in der Auftragsphase gefüllt, wodurch eine Gegenüberstellung zu den geplanten Erlösen ermöglicht wird. Die Ist-Erlöse können auf Ebene der Projektpositionen nur ausgewiesen werden, sofern mit erbrachten Leistungen gearbeitet wurde.

Berechnung des Brutto- und Nettoverkaufspreises und -wertes

Die Brutto- und Nettoverkaufswerte ergeben sich aus Auftragsmenge * Brutto- bzw. Nettoverkaufspreis. Der Bruttoverkaufspreis kann manuell eingetragen, aus dem Vertrieb ermittelt, oder über die Einzelkalkulation auf Basis der Planpreise erstellt werden. Der Nettoverkaufspreis und -wert ergibt sich aus dem Bruttoverkaufspreis bzw. -wert abzüglich aller Abschläge und zuzüglich aller Zuschläge. Über Konditionen verwalten (BI21660) können prozentuale oder absolute Konditionen auf Ebene des Projektes oder der Projektpositionen erfasst werden. Der Brutto- und Nettoverkaufswert werden nach oben auf die Überschriften und den Projektkopf summiert und können dort nicht geändert werden. Der Bruttoverkaufspreis kann auf Ebene der Überschrift geändert werden.

Einzelkalkulation

Die Einzelkalkulation ist eine Zuschlagskalkulation und basiert nicht wie in der Produktion auf Stücklisten und Arbeitsplänen. Diese kann auch im Vertrieb und bei Ersatzteilen im Service genutzt werden. 

Der Bruttoverkaufspreis kann auf Basis eines vorhandenen Einstandspreis (z.B. Herstellkosten, internen Verrechnungspreisen, Lieferantenpreisen oder manuelle Eingabe) über Zuschläge, Rabatte und Personalkosten ermittelt werden. Das Kalkulationsschema kann automatisch oder über das Kontextmenü "Aufruf Einzelkalkulation" angelegt und nach der Anlage verwaltet werden. Diese wird automatisch angelegt, sofern das angelegte Schema aus dem Programm Schema verwalten (BI21690) im Projektkopf im Feld "Schema Verkaufspreisfindung" angegeben wurde. Die Einzelkalkulation kann nur auf unterster Ebene erfasst werden, da die ansonsten unsinnige Berechnungen erfolgen würden.

Diese Vorgehensweise bietet sich für die Angebotskalkulation immer dann an, wenn erst grobe Vorstellungen zur späteren Ausführung existieren und die Erarbeitung technischer Details zu aufwändig wäre.  

Eine Änderung des Kalkulationsschemas auf Ebene des Projektkopfes ändert das Kalkulationsschema in allen Positionen, die das gleiche Schema enthalten. Beim Kopieren eines Projektes werden die Kalkulationsdaten nur kopiert, sofern das Feld  "Kalkulation kopieren" markiert ist.

Die Felder "Nettoeinstandspreis Material", "Einzelverkaufspreis Material", "Nettoeinstandspreis Lohn" und "Einzelverkaufspreis Lohn" werden vom System berechnet, auf Basis von Zu- und Abschlägen bzw. Menge und Lohnkosten bei dem "Nettoeinstandspreis Lohn". Auf der Lasche "Gesamtwerte" wird der Einstandspreis und Einzelverkaufspreis summarisch dargestellt und in die Felder "Planpreis/-wert" und "Bruttoverkaufspreis" der darüberliegenden Projektposition übertragen. Auch Personalkosten, Materialkosten sowie Personalzeiten werden übertragen. Das Feld Preis manuell kann auf Ebene der Kalkulation die Neuberechnung der Felder "Nettoeinstandspreis Material" und "Einzelverkaufspreis Material" verhindern.

Ermittlung Bruttoverkaufspreis aus Vertrieb (VKS)

Liegen für einen Kunden bereits Bruttopreise in einer Preisliste vor, kann das Preisfindungsverfahren gemäß Vertrieb genutzt werden. Über das Feld "Preisfindung Vertrieb" kann die Preisermittlung aus dem Vertrieb auf Ebene des Projektkopfes für das komplette Projekt und auf Ebene der Positionen für spezielle Positionen aktiviert werden.

Der Bruttoverkaufspreis einer Material- oder Dienstleistungsposition wird bei der Erfassung unter Angabe der Kundennummer, des Teiles und der Auftragsmenge mit dem Tagesdatum als Abgrenzungstermin ermittelt. Das Feld "Bruttopreis fixieren" wird nach Findung eines Verkaufspreises markiert.

Über das jeweilige Kontextmenü kann der Bruttoverkaufspreis neu ermittelt werden, auf Ebene des Projektkopfes ("Preisfindung VKS neu aufrufen") für das komplette Projekt oder auf Ebene einer Material- oder Dienstleistungsposition ("Aufruf Preisfindung"). Beim Kopieren eines Projektes kann über Markieren von "neue Preisfindung" die Preisfindung neu angestoßen werden.

Kann kein Verkaufspreis ermittelt werden, wird bei Materialpositionen (nicht bei Dienstleistungspositionen) die Einzelkalkulation gestartet und das Feld "Preisfindung Vertrieb" auf "Nein" gesetzt. Konnte ein Verkaufspreis ermittelt werden wird das Feld "Preisfindung Vertrieb" auf "Unbestimmt" gesetzt, sofern die Ausprägung nicht manuell auf "Ja" gesetzt wurde. Bei einer erneuten Verkaufspreisfindung wird bei der Ausrägung "Unbestimmt" versucht ein Verkaufspreis zu ermitteln und sofern keiner gefunden werden konnte, wird die Einzelkalkulation aufgerufen.

Angebotskalkulation

Wenn nicht für jede geeignete Position eine Einzelkalkulation aufgerufen werden soll, kann für Angebote die Angebotskalkulation zu einer Neubetrachtung der Einzelkalkulation führen. Es werden aufgrund der Vorgaben die Berechnungen vorgenommen.
Soll für eine einzelne Projektposition keine Berechnung im Rahmen der Angebotskalkulation erfolgen, so kann der Eintrag des zugeordneten Schemas entfernt werden.
 
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass das Kennzeichen „Bruttopreis fixieren" auf Ja gesetzt wird. Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Zuschläge weitgehend unverändert geblieben sind, aber textliche Ergänzungen vorgenommen wurden. Auch könnte der Benutzer die Information zum Schema erhalten wollen. 
 

Durchführung der Angebotskalkulation
Mit der Angebotskalkulation wird eine Berechnung durchgeführt, die nur dann erfolgt, wenn der Status kleiner 4 ist. 
Die Angebotskalkulation erfolgt für jede Projektpositionen (Materialposition bzw. Überschrift) der untersten Ebene nach folgender Regel:

• „Bruttopreis fixiert" (PJBRFX) steht auf „J", der Bruttoverkaufspreis steht fest und darf nicht angetastet werden  keine Angebotskalkulation für diese Position, Projektposition wird übersprungen. Hinweis: Wurde über die Preisfindung ein Bruttoverkaufspreis ermittelt, dann wird das Kennzeichen Bruttopreis fixiert auf „J" gesetzt
• „Bruttopreis fixiert" (PJBRFX) steht auf „N" und Kennzeichen „Preisfindung VKS aufrufen" (PJPFVK) gleich „J" oder „unbestimmt"  Preisfindungsverfahren wird gestartet
• Es wird die VKS-Preisfindung aufgerufen, es wird
• Ein Preis ohne Verkaufspreiskalkulation gefunden  Bruttoverkaufspreis in das Feld ‚Bruttopreis' (PJBRPR), Nettoverkaufspreis erneut berechnen, das Kennzeichen Bruttopreis fixiert wird auf „J" gesetzt
• Kein Preis gefunden 
• Einkaufspreis oder Planpreis gefunden
  • • • • Einkaufspreis/Planpreis wird als Basis der Verkaufspreiskalkulation verwendet, die Verkaufspreiskalkulation wird angelegt und der Bruttoverkaufspreis berechnet und an die Projektposition übergeben. Das Kennzeichen „Bruttopreis manuell" PJBRMA wird auf „J" gesetzt
        • oder - falls Verkaufspreiskalkulation bereits vorhanden: der bisherige „Bruttoeinstandspreis" (könnte manuell angelegt sein) wird Basis der erneuten Berechnung verwendet. Der Bruttoverkaufspreis wird berechnet und an die Projektposition übergeben. Das Kennzeichen „Bruttopreis manuell" PJBRMA wird auf „J" gesetzt.
        • Der Nettopreis wird neu gerechnet
• Bruttoverkaufspreis = 0  das neue Kennzeichen Preisfehler wird gefüllt, nächste Position
• Bruttopreis fixiert" (PJBRFX) steht auf „N" und Kennzeichen „Preisfindung VKS aufrufen" (PJPFVK) gleich „N  Preisfindungsverfahren wird nicht gestartet
• Einkaufspreis oder Planpreis gefunden
• Einkaufspreis/Planpreis wird als Basis der Verkaufspreiskalkulation verwendet, die Verkaufspreiskalkulation wird angelegt und der Bruttoverkaufspreis berechnet und an die Projektposition übergeben. Das Kennzeichen „Bruttopreis manuell" (PJBRMA) wird auf „J" gesetzt
• oder falls Verkaufspreiskalkulation bereits vorhanden: der bisherige „Bruttoeinstandspreis" (könnte manuell angelegt sein) wird als Basis der erneuten Berechnung verwendet. Der Bruttoverkaufspreis wird berechnet und an die Projektposition übergeben. Das Kennzeichen „Bruttopreis manuell" (PJBRMA) wird auf „J" gesetzt.
• Der Nettopreis wird neu gerechnet
• Bruttoverkaufspreis = 0  das Kennzeichen Preisfehler wird gefüllt

• Kein Einkaufspreis oder Planpreis gefunden, keine „alte" Verkaufspreiskalkulation vorhanden
• Bruttoverkaufspreis = 0  das Kennzeichen Preisfehler wird gefüllt

Kalkulationshistorie

Oftmals werden während der Angebotsphase Projektstrukturen, Mengen und Preise geändert. Mit jeder Angebotskalkulation werden die Projektpositionen mit den wesentlichen kaufmännischen Daten in eine Kalkulationshistorie übertragen. Unter einer Kalkulationsnummer sind neben Datum, Uhrzeit und Kalkulator die Positionswerte pro Kalkulation abgelegt.
Es lassen sich dann

• Projektpositionen für eine Kalkulation eines Projektes
• Projektpositionen für alle Kalkulationen eines Projekte (Kalkulationsvergleich)

gezielt für die Datenanalyse nutzen.

Angebotsversionen

Oftmals wünscht der Kunde eine Änderung eines bestehenden Angebots, damit weitere Anforderungen eingearbeitet werden können. Allerdings bleibt häufig ungeklärt, ob er nach Sichtung des geänderten Angebots auf den Ursprung wieder zurückgreifen möchte. Daher besteht die Anforderung zu einem Angebot mehrere Versionen anlegen zu können.
Eine neue Version zu einem Angebot wird über die Funktion "Version anlegen" über das Kontextmenü erzeugt.
Durch eine Aufbereitungsschablone für Angebote kann eine Versionsnummer in die Belegnummer für ein Angebot eingebaut werden. Der Bestandteil für die Version in der Belegnummer wird um eins erhöht. Der Rest der Belegnummer wird nicht verändert
In der Angebotsverfolgung werden alle Versionen aufgenommen. Sobald das Originalangebot oder eine Version zum Auftrag werden, werden alle anderen Versionen des Angebots auf einen neuen Status "Angebot erledigt, da andere Version zum Auftrag wurde" gesetzt.
Das ursprüngliche Angebot wird nicht überschrieben. Will der Kunde nun das Angebot vom … annehmen, so kann der Projektauftrag aus jeder der möglichen Angebotsversionen abgeleitet werden. Ein Vergleich von Angebotsversionen ist möglich.
Was muss gemacht werden?
Über Vorlauf FRDAKZ wird je Belegnummer

• der Zähler festgelegt (Empfehlung: 10-er, aber 100-er Schritte ist möglich)
• Definition abgelegt, dass es ein Angebot mit Versionen ist

Im Projektverwaltungsprogramm wird über Kontextmenü "Angebotsversion erstellen" das vorhandene Angebot kopiert:

• Projektkopf
• Projektpositionen
• Partner
• Projekttexte

Nicht kopiert werden

• Ablage
• Workflow
• Kalkulationshistorie

Im Projektkopf wird das neue Datenfeld "Originalangebot" die Haupt-Projektnummer führen, aus der das Angebot im ersten Ursprung erstellt wird. Das Ursprungsangebot als eine Art "Master" hat immer die Endung Null.

Angebotsverfolgung

Projektangebote können in die zentrale Angebotsverfolgung übernommen werden. Der Zeitpunkt wird über den Anwenderstatus gesteuert. Welcher Anwenderstatus diesen Vorgang auslöst, steht in der Tabelle VRLB17.
Wird der Auftragsstatus auf "4" (Auftrag freigegeben, damit ist Projekt kein Angebot mehr) gesetzt, so wird die Angebotsverfolgung auf "28 gewonnen" gesetzt.
Einzelheiten zur Angebotsverfolgung sind im "Handbuch Leads-, Anfragen- und Angebotsverfolgung" beschrieben.

Problemstellung

Im Projekt werden Verkaufspreise aus unterschiedlichen Quellen und nach unterschiedlichen Verfahren ermittelt. Nicht immer sind bereits geeignete „fertige" Teilestämme vorhanden. In diesen Fällen kann eine einfache Einzelkalkulation genutzt werden
Es gibt unterschiedliche Positionsarten, die auch hinsichtlich der Preisermittlung sehr variabel gestaltet werden müssen:

• Positionsart „U" Überschrift
• Überschriften ohne Teilenummer
• Überschriften mit Teilenummer
• Positionsart „Blank"Materialposition
• Positionsart „D" Dienstleistungsposition
• Positionsart „M" Mietposition

Die Bruttoverkaufspreise können manuell vorgegeben oder automatisch ermittelt werden.
Ist eine automatische Ermittlung nicht erfolgreich, so erfolgt im Hintergrund die Einzelkalkulation.