Einkaufsbelege

Das Einkaufsmodul ist die zentrale Stelle der Materialversorgung. Hier laufen alle Bedarfe zusammen und werden an die Lieferanten in Form von Rahmenverträgen, Bestellungen, usw. gesendet.

Mit der Belegverwaltung können EKS-Belege erfasst, geändert, gelöscht oder angezeigt werden. Die Bestellung ist Voraussetzung für die Erfassung eines Wareneinganges. Es gibt Pflichtfelder, die zwingend gefüllt werden müssen. Alle anderen Felder werden durch das Personenkonto des Lieferanten oder durch den Teilestamm vorbelegt bzw. können ausgefüllt werden. Nachdem die Bestellung erfasst wurde, kann der Wareneingang erfolgen. Die Bestellungen, die durch den Wareneingang eingebucht wurden, können nicht mehr verändert werden. Der Wareneingang wird durch die Rechnungsprüfung abgeschlossen. Wurde die Rechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben, kann die EKS-Rechnung nicht mehr verändert werden. Welche Belegart verwendet werden soll, wird bei der Neuanlage durch das entsprechende Belegkennzeichen aus Tabelle FRD014 (Belegarten EKS) festgelegt. Das Belegkennzeichen ist fester Bestandteil der kompletten Belegnummer, welche aus dem Belegkennzeichen, dem Belegjahr und der eindeutigen Belegnummer besteht.

Das Einkaufsmodul bietet verschiedene Möglichkeiten eine Bestellung zu erzeugen:

• Erfassung einer neuen Bestellung
• Kopieren einer anderen Bestellung
• Erstellen einer Rahmenbestellung
• Abruf aus einem vorhandenen Rahmenvertrag in eine Bestellung
• Übernahme von Anfragen/Angeboten in eine Bestellung
• Mit der Bestellschnellabwicklung
• Erfassen einer Belastung mit/ohne Warenbewegung

Mit der Bestellerfassung wird u.a. auf folgende Stammdaten zugegriffen:

• Kennwortdatei
• Firmenstamm
• Tabellen
• Adressdaten
• Personenkonto
• Abweichende Anschriften
• Lieferantenstamm
• Lieferantenteilestamm
• Zusatztexte
• Teilestamm
• Preisverfahren

• Preise und Konditionen

Bestellkopf verwalten

Mit dem Programm können Belege erfasst, geändert, gelöscht oder angezeigt werden. Über VRLE01 (Vorlaufdaten für Programm EK20100)  kann gesteuert werden, ob beim Löschen eines Beleges ein Löschbeleg erzeugt wird.

Ein Beleg besteht aus

Beleg ist der Oberbegriff für die unterschiedlichen Belegarten, die mit diesem Programm bearbeitet werden können.

Belegart auswählen

Welche Belegart bearbeitet wird, wird durch den entsprechenden Menüaufruf festgelegt. 

Wird eine Auswahl im Menü "Bestellung bearbeiten" getroffen, so wird das Programm für die Belegart "Bestellung" ausgeführt.

Wird eine Auswahl im Menü "Anfrage bearbeiten" getroffen, so wird das Programm für die Belegart "Anfrage" ausgeführt.

Da die einzelnen Belegarten nicht die gleichen Eingaben, Funktionen und Prüfungen benötigen, werden nur die für die jeweilige Belegart notwendigen Felder und Funktionen zur Verfügung gestellt.

Der Aufbau der Masken und die Funktionsweise kann somit je nach Belegart variieren, obwohl es sich um ein gemeinsames Verwaltungsprogramm handelt.

Beschreibung der Belegarten

Belegart "Anfrage"

Beim Erfassen einer Anfrage handelt es sich generell um eine Musteranfrage (Hauptanfrage), d.h. diese Anfrage wird als Vorlage (Muster) für die einzelnen Anfragen an die anzuschreibenden Lieferanten herangezogen.

Zuerst müssen die Kopfdaten sowie die Anfragepositionen (Artikel, Menge, Lieferwoche etc.) erfasst werden. Nach Verlassen der Positionsbearbeitung wird über das Kontextmenü zum Beleg die Funktion "Lieferant für Anfrage erfassen" aufgerufen. Es wird in das Programm Lieferanten zu Anfrage verwalten (EK20171) verzweigt. Neben bestehenden Lieferanten, für welche bereits ein Lieferantenstammsatz existiert, können auch potenzielle Lieferanten erfasst werden. 

Nach Auswahl der anzuschreibenden Lieferanten kann die Anfragebearbeitung verlassen werden.

Für alle hier angegebenen Lieferanten wird die Musteranfrage in eine eigene Anfrage unter einer neuen Anfragenummer kopiert. Diese Anfragen werden als "generierte Anfragen" bezeichnet. Um den Kopiervorgang auszulösen, muss das Programm  Anfragen/Absagen generieren und/oder drucken (EK20600) aufgerufen werden. Nachdem das Programm ausgeführt wurde, ist für jeden angegebenen Lieferanten die Musteranfrage kopiert und gedruckt und die Musteranfrage selbst nicht mehr verwaltbar.

Jeder Lieferant hat eine eigene Anfrage mit einer eindeutigen Anfragenummer erhalten. Zusätzlich wird bei jeder dieser Anfragen als Referenzbelegnummer die Musteranfragenummer eingegeben. Somit besteht die Möglichkeit, die aus der Musteranfrage erstellten Anfragen zu bestimmen. Die erstellten Anfragen können wie alle anderen Belege bearbeitet werden. Hierzu steht nicht nur dieses Programm zur Verfügung, sondern auch das Programm Angebote zur Anfrage verwalten (EK20620).

Belegart "Absage"

Beim Erfassen einer Absage handelt es sich generell um eine Musterabsage. Damit wird diese Absage für alle Lieferanten herangezogen, die eine Absage erhalten sollen. Als Referenzbeleg ist die Musteranfragenummer einzugeben. Als Lieferant ist der Lieferant einzugeben, der keine Absage erhalten soll. Alle anderen Lieferanten, die mit der eingegebenen Musteranfrage angeschrieben wurden, erhalten eine Absage.

Nach Drücken der Eingabetaste in der Maske "Daten OK" werden die Anfragepositionen der Musteranfrage angezeigt. Die Positionen, die abgesagt werden sollen, müssen markiert werden.

Kopf- und Positionsdaten der Musterabsage werden anschließend automatisch erstellt. Danach werden im Änderungsmodus die erstellten Kopfdaten der Musterabsage angezeigt. Diese können verlassen oder nachträglich geändert werden.

Um die Absagen für die Lieferanten zu erstellen, muss das Programm "Anfragen/Absagen erstellen und/oder drucken" aufgerufen werden. Nachdem das Programm ausgeführt wurde, sind für die entsprechenden Lieferanten die Musterabsagen kopiert und gedruckt.

Jeder Lieferant hat eine eigene Absage mit einer eindeutigen Absagenummer erhalten. Zusätzlich wird bei jeder dieser Absagen als Referenzbelegnummer die Musterabsagenummer übernommen. Somit besteht die Möglichkeit, die aus der Musterabsage erstellten Absagen zu bestimmen. Die erstellten Absagen können wie alle anderen Belege über dieses Programm bearbeitet werden.

Belegart "Konsignationswarenbestellung"

Bei einer Konsignationswarenbestellung handelt es sich um eine analoge Belegart zu einer normalen Bestellung mit dem Unterschied, dass die gelieferten Waren Eigentum des Lieferanten bleiben, bis sie in den eigenen Lagerbestand überführt werden. Konsignationswarenbestellungen dürfen aus diesem Grunde nur auf Lagerorte erfolgen, welche als Lieferanten-Konsignationslager des angegebenen Lieferanten gekennzeichnet sind.

Solche Lieferanten-Konsignationslager sind spezielle Lager, deren Bestände nicht dem eigenen Lagerbestand angehören, und werden jeweils für einen bestimmten Lieferanten geführt.

Zu Konsignationswarenbestellungen müssen jeweils auch entsprechende Konsignationswareneingänge erfasst werden, welche gleichfalls nur auf Konsignationslager des angegebenen Lieferanten erfolgen können.

Erst durch eine Umlagerung vom Konsignationslager auf ein eigenes Lager gehen die betreffenden Waren in den eigenen Bestand über und müssen nachfolgend gegenüber dem Lieferanten abgerechnet werden. Dies erfolgt über eine Konsignationslagerabrechnung.

Ein Kennzeichen im Lieferantenstamm steuert, ob für einen Lieferanten Konsignationswarenbestellungen erfasst werden können.

Der Abschluss des Belegflusses bei der Lieferung von Konsignationswaren muss über ein extra Programm "Konsignationswareneingänge abschließen" erfolgen. Der Aufruf dieses Programm ist die Voraussetzung dafür, dass die vorhandenen Konsignationsbestellungen mit den zugehörigen Konsignationswareneingängen später auch ordnungsgemäß reorganisiert werden können. Das Programm setzt für die gekennzeichneten Wareneingänge das Rechnungsprüfungskennzeichen und versieht die zu Grunde liegende Bestellung mit einem Löschdatum.

Kontextmenü Belege

Kontextmenü im Bestellkopf

Bitte beachten Sie

Je sorgfältiger Sie die Stammdaten gepflegt haben, desto weniger Erfassungs- und Eingabeaufwand haben Sie bei der Bestellerfassung. 

Die nächste freie Bestellnummer wird vom System automatisch vorgeschlagen. Damit Sie eine Bestellung erfassen können, benötigen die Lieferanten oder ein CPD-Konto. Nachdem Sie alle notwendigen Kopfdaten erfasst haben, können Sie die Bestellpositionen eingeben.

Über die Pflichteingaben hinaus können eine Reihe von Daten eingegeben werden, welche die Bestellung näher definieren und beschreiben. Die zusätzlichen Eingaben können als Default-Werte zur Verfügung gestellt werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Zahlungsbedingung, Versandart, Lagerort, Preise, Konditionen, Texte usw. Somit müssen Sie diese Daten nicht immer wieder eingeben.

Aus den Stammdateien werden dort hinterlegte Daten als Vorschlags- bzw. Default-Werte automatisch in die Bestellung übernommen. Diese Daten können Sie individuell für die einzelne Bestellung ändern oder noch überschreiben.

Bestellungen, deren Lieferungen kostenlos sind (Naturalrabatt etc.) und Bestellungen, für die der Preis zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannt ist, unterscheiden sich in der Preisdimension.

Eine vorhandene Bestellungen können Sie immer wieder bearbeiten, ändern oder ergänzen, solange die Bestellposition nicht durch den Wareneingang bebucht wurde bzw. eine Rechnungsprüfung für die Bestellposition erfolgt ist.

Suchfunktionen

Ist eine Bestellnummer zwar vorhanden aber nicht bekannt, kann sie über ein Suchverfahren durch Eingabe des Lieferanten ermittelt werden. Über dieses Suchverfahren werden alle offenen Bestellungen des eingegebenen Lieferanten zur Auswahl angezeigt. Über das Belegjahr kann eine zeitliche Eingrenzung der Auflistung vorgenommen werden.

Notizbuch, Karteikarte und Textbausteine

Karteikartentexte können für einen Lieferanten (Bestellkopf) oder ein Teil und/oder Lieferanten (Bestellpositionen) angelegt werden. Bei der Bestellerfassung können sie automatisch eingeblendet oder jederzeit aufgerufen werden. Diese Steuerung ist im Kennwort hinterlegt. Zu jeder Bestellung können Sie beliebig viele Textzeilen manuell erfassen. Dies kann als eigene Bestellposition, als Unterposition zu einer Materialposition und auch direkt auf Belegende-Ebene erfolgen. Zusätzlich können Sie hinterlegte Standardtextbausteine heranziehen. Die Standardtextbausteine können pro Bestellung individuell geändert werden und sind dann nur für die jeweilige Bestellung gültig. Der Standardtext bleibt unverändert erhalten. Auch hinterlegte Stammdatentexte können (wie bei den Bausteinen) belegbezogen angezeigt und geändert werden. Zu jedem Beleg kann ein Notizbuch mitgeführt werden. Hier kann sich der Sachbearbeiter Notizen direkt zum Vorgang machen. Dies ist bis auf Positionsebene möglich.

Bestellanschrift

In der Bestellverwaltung können Sie eine abweichende Bestellanschrift, einen Ansprechpartner und ein Anschreiben zuordnen. Wenn Sie die Bestellung drucken, wird das Anschreiben mit ausgegeben. Eine individuelle Änderung pro Bestellung ist auch für Anschreiben möglich und erfolgt direkt bei der Bestelleingabe.

Eine Bestellung kann mit einer abweichenden Bestell-, Liefer- und Rechnungsanschrift ausgestattet werden. Die Zuordnung eines abweichenden Kreditors ist ebenfalls möglich. Dieses Personenkonto wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung als zu buchender Kreditor herangezogen. Haben Sie solche Anschriften oder den abweichende Kreditor bereits dem Lieferanten zugeordnet, werden sie automatisch in die Bestellung übertragen. Bei Bedarf können Sie diese nochmals ändern oder aus der Bestellung löschen.

Wissenswertes

Über den Lagerort können Sie ebenfalls eine abweichende Lieferanschrift zuordnen. Geben Sie für einen Lieferanten eine Bestellung ein, für den eine Rahmenbestellung existiert, wird eine Hinweismeldung ausgegeben.

Bei der Bestellpositionserfassung können Sie sich vorhandene Preisund Konditionsstaffeln anzeigen lassen. Sie bekommen eine Hinweismeldung wenn Staffeln hinterlegt sind, aber durch die vorgenommenen Eingaben des Anwenders nicht der günstigste Preis übernommen werden konnte.

Jede Bestellung löst sofort bei der Erfassung eine Buchung des offenen Bestellbestandes auf Teilestamm- und Lagerebene aus. Wird in den Bestellkopfdaten manuell eine Werksauftragsnummer eingegeben, kann bei der Wareneingangserfassung und der Rechnungsprüfung mit dieser Werksauftragsnummer anstelle der vom System vergebenen Bestellnummer gearbeitet werden.

Mit Hilfe von Kennworteinstellungen, Vorlaufparametern und Mailboxsteuerung besteht die Möglichkeit Bestellungen abhängig vom Wert zu sperren und eine Freigabehierarchie einzurichten. Eine weitere Möglichkeit, in Kombination mit der Bestellgenehmigung, ist die maschinelle Unterschriftszuordnung.

Einmalartikel

Wenn Sie Materialien bestellen wollen, die nicht im Teilestamm vorhanden sind und sein sollen, bieten wir Ihnen die Funktion der Einmalartikel. Dazu geben Sie in der Bestellposition ein Sonderzeichen statt der Teileidentifikation ein. Das Sonderzeichen legen Sie im Firmenstammsatz fest. Nach der Eingabe dieses Sonderzeichens gelangen Sie in die Teilestammerfassung, um den Einmalartikel anzulegen. Diese Einmalteile erhalten mit dem Reorganisationslauf der Bewegungsdaten automatisch ein Löschkennzeichen. Sie sollten die Einmalteile daher nicht mehrfach verwenden.

Weitere Informationen

Belegdruck
Freigabestatus ändern
Vorlaufparameter ändern

Infos zu Tabellen und Datenbereichen

Tabellen

• Soll beim Verlassen des Beleges die Übergabe an die Fibu asynchron vorgenommen werden, beachten Sie die Vorlauftabellen VRLU24, VRLE16
• Angabe eines Lieferanten beim Lagerort; dazu müssen die Parameter im Firmenstamm und in der VRLE05 beachtet werden
• Soll beim Löschen eines Beleges ein Löschbeleg erzeugt werden, beachten Sie die Vorlauftabelle VRLE01
• Die Belegkennzeichen können Sie in der Tabelle FRD014 einstellen
• VRLE05 Vorlauf EK20201
• VRLE32 Vorlauf für den Versand von Bestellungen per EDI