Ablauf einer INTRASTAT-Meldung
Es wird davon ausgegangen, dass die INTRASTAT Voraussetzungen gepflegt sind. Auch, dass Rechnungen für die zu meldenden Bereich in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, also
- Bestellerfassung, Erfassung Wareneingang, Rechnungsprüfung (Einkauf) und Übergabe der Rechnungsdaten an FBU
- Auftragserfassung, Lieferscheinerstellung, Rechnungserstellung (Verkauf/Service) und Übergabe der Rechnungsdaten an FBU
Daten für die Meldung vorbereiten
| Schritt | Programm | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1.a. INTRASTAT-Daten übernehmen als Prüflauf | INTRASTAT-Daten prüfen/übernehmen (US45000) | Eingabe des Abgrenzungsdatums und Anmeldeform und Auswahl Echtlauf = Nein. Jetzt werden die Daten, die gemeldet werden sollen, geprüft. Sämtliche Fehler eines Datensatzes werden angedruckt und im Anhang beschrieben, sowie ein Hinweis zur Fehlerbeseitigung |
| 1.b. INTRASTAT-Daten übernehmen als Echtlauf | INTRASTAT-Daten prüfen/übernehmen (US45000) | Wenn der Prüflauf ohne Fehler ist, können die Daten mit Eingabe des Abgrenzungsdatums und Anmeldeform und mit Auswahl Echtlauf = Ja übernommen werden. Die Daten können nun über INTRASTAT-Dateien verwalten (US45100) verwaltet werden. |
| 2. Rücknahme INTRASTAT-Daten übernehmen | Hier kann eine Übernahme aus den Rechnungsdaten nochmals zurückgenommen werden und nochmals durchgeführt werden. Dies kann dann notwendig sein wenn die Daten fehlerhaft sind und man die Grunddaten korrigieren will um dann die Übernahme nochmals fehlerfrei durchzuführen. Die Rücknahme muss mit dem Datum, an dem die Daten übernommen wurden, durchgeführt werden. | |
| 3. INTRASTAT-Daten verwalten | Hier können INTRASTAT-Daten noch korrigiert und gelöscht werden, sofern die Daten noch nicht gemeldet wurden Gibt es z.B. Wareneingänge, für die es erst in x Monaten eine Rechnung geben wird, so sollten diese trotzdem in dem Monat des Wareneinganges gemeldet werden (Beispiel: Wareneingänge von Januar 2012 müssen spätestens mit der Februarmeldung gemeldet werden). Diese Sätze können/sollten mit diesem Programm erfasst werden. Wenn dann die Rechnung in x Monaten kommt, wird dieser Satz beim Übernahmelauf nicht berücksichtigt, da an der Wareneingangsnummer erkannt wird, dass schon ein solcher Satz gemeldet wurde. Eine Doppelmeldung wird damit vermieden. Ebenso können, wenn für die Meldung im XML-Format die Erstellung einer Testdatei gewünscht ist, die vorhanden Daten über das Kontextmenü als Testdaten kopiert werden. |
Daten zur Meldung prüfen und Meldung durchführen
Dies bedeutet, dass die Datensätze, bei denen alle Daten bis auf die Wertedaten gleich sind, zusammengefasst und auf das gewünschte Medium ausgegeben werden. Dies geschieht über INTRASTAT-Datei prüfen und melden (US45200). Die Empfehlung ist, erst einen Lauf für die interne Liste durchführen, dann die eigentliche Meldung auf dem gewünschtem Medium abgeben.
Die noch nicht gemeldeten Daten aus der INTRASTAT-Datei werden hier verdichtet und auf einer internen Liste oder in eine Datei (Textdatei oder XML) ausgegeben um eine INTRSTAT-Meldung abgeben zu können. Noch nicht gemeldete Sätze enthalten kein Meldedatum und keine INTRASTAT-Meldenummer. An dieser Stelle wird auch die Steuernummer angegeben, unter der die Meldung erfolgen soll. Da diese bereits bei INTRASTAT-Daten prüfen/übernehmen (US45000) ermittelt wird, werden dann nur die Daten gemeldet, die der eingegeben Steuernummer entsprechen. Da man pro Mandant auch unter verschiedenen Steuernummer melden kann, muss im Verdichtungsprogramm die Steuernummer eingetragen werden, unter der die Meldung erfolgen soll. Dies wird dann interessant, wenn der Mandant bspw. Lagerorte im Ausland betreibt. Eingetragen werden können nur Steuernummern, die in UIDs je Mandant verwalten (US10620) hinterlegt sind. Bei der Meldung werden alle Sätze, die sich lediglich hinsichtlich ihrer Wertfelder unterscheiden, zu einem INTRASTAT-Satz kumuliert. Dabei findet auch die Vergabe der laufenden Intra-Meldenummer statt, beginnend mit "1001" in einer neuen Periode. Erfolgt die Ausgabe in eine Datei (zum Beispiel für die Meldung über Internet) so werden die Daten mit einer fortlaufenden Meldenummer (beginnend mit 1001) und einem Meldedatum versehen. Diese können danach nicht mehr verwaltet und nur noch per Wiederhollauf verdichtet und gemeldet werden. Bis zur Übernahme in eine Datei ist eine manuelle Bearbeitung der Daten mit INTRASTAT-Dateien verwalten (US45100) möglich. Eine nochmalige Verwaltung bereits gemeldeter Daten ist nur möglich, wenn die Meldung mit INTRASTAT-Meldung zurücksetzen (US45400) zurückgesetzt wird. Zurückgesetzt werden kann nur die letzte Meldung. Ebenso wird über die Ausführung "Prüf- und Meldelauf" angegeben, dass eine formale Datenprüfung durchgeführt werden soll. Ist ein Satz formal nicht korrekt, wird die Meldung komplett nicht erstellt. Über die Ausgabeform kann auch eine interne Liste ausgewählt werden. Es wird eine tabellarische Liste für interne Zwecke ausgegeben, sie kann nicht für die Meldung beim Statistischen Bundesamt genutzt werden. Soll für die Meldung im XML-Format zunächst eine Testdatei erstellt werden, kann dies über die Ausführung Testlauf XML initiiert werden. Diese Datei kann zur Prüfung an das statistische Bundesamt geschickt werden. Dazu müssen die Daten über INTRASTAT-Dateien verwalten (US45100) über die Funktion Als Testdaten kopieren erstellt werden. Bei der Meldung in eine Datei steuert die Ländernummer im Firmenstamm, welche Datei bedient wird. Zurzeit gibt es folgende Möglichkeiten: UIDEPP Diese Datei ist unter einem beliebigem Name zu kopieren und die Endung sollte SDF lauten (z.B. UIDEPP.SDF). Mit dem PC-Programm IDEP/KN8 die Daten einlesen und weiterverarbeiten. Weiterhin kann durch Eingabe des Prüfkennzeichens "markiert" gewährleistet werden, dass nur dann Daten in eine Datei ausgegeben werden, wenn alle auszugebenden Daten formal richtig sind. Im Fehlerfall sind die auf dem Prüfprotokoll ausgegebenen Sätze mit dem Pflegeprogramm INTRASTAT-Dateien verwalten (US45100) zu korrigieren, und die Verdichtung ist erneut zu starten.Ländernummer/Land Datei Beschreibung 038 Österreich Für die Meldung per Softwarepaket IDEP/KN8 Sonst Siehe Materialnummer EINGANG bzw. VERSENDUNG in VRLU62 (Vorlaufdaten für Programm INTRASTAT) und den in der Registry eingestellten Pfad über PATH_FOR_INTRASTAT. Für die Meldung an das Statistische Bundesamt
INTRASTAT-Meldung zurücksetzen
Ist eine Meldung schon erstellt, aber noch nicht verschickt worden und es sollen noch weitere Daten auf die Meldung kommen, so kann mit INTRASTAT-Meldung zurücksetzen (US45400) diese Meldung zurückgenommen werden. Ein Prüflauf wird hierbei nicht ausgeführt. Eine Rücknahme ist nur dann sinnvoll, wenn neue Daten zu einer gemachten Meldung dazu genommen werden sollen oder Daten manuell nachzupflegen sind. Außerdem muss es sich um eine aktuell durchzuführende Meldung handeln, d.h. die Meldung ist noch nicht an das Statistische Bundesamt abgeschickt worden.
Bei der Rücknahme werden die Felder INTRASTAT-Meldenummer und Datum der Übernahme auf "0" zurückgesetzt, so dass eine erneute Meldung über INTRASTAT-Datei prüfen und melden (US45200) gestartet werden kann.
INTRASTAT-Datei melden (Wiederhollauf)
Sollte es bei einer Originalmeldung ein Problem geben haben (Druckdaten gelöscht, Datei verloren gegangen) oder aus anderen Gründen eine Wiederholung der Meldung notwendig sein, so kann mit INTRASTAT-Datei melden (Wiederhollauf) (US45500) eine 1:1-Kopie der Originalmeldung vorgenommen werden.
Neben der Ausgabeform und der Anmeldeform muss auch das Meldedatum angegeben werden. Es wird dabei kein Prüflauf mehr durchgeführt.
Druck Berichtigung INTRASTAT-Meldung
Die Berichtigung erfolgt über Berichtigung INTRASTAT-Meldung (US45600).
Grund für eine Berichtigung kann sein:
- eine Wertgutschrift/Belastung oder Stornorechnung ohne Retoure INTRASTAT-relevant ist
- diese Belege nicht mit anderen Meldungen verrechnet werden konnten
Die Berichtigungen müssen gemeldet werden, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:
- Der Wert muss über einem bestimmten Betrag liegen (aus VRLU62 (Vorlaufdaten für Programm INTRASTAT) Parameter Untergrenze Statistischer Wert)
- Die Wertberichtigung muss auf eine per INTRASTAT gemeldete Rechnung referenzieren
- Der Wert der Berichtigung muss mindestens 10% des Referenzbeleges betragen
Ist der Referenzbeleg noch nicht gemeldet worden, wird die Wertberichtigung bei der Übernahme mit diesem Beleg verrechnet und wird daher nicht gesondert ausgewiesen.
Siehe auch Besonderheit Wertgutschriften und Stornorechnungen. In diesem Fall existiert ein Korrektursatz mit den zu korrigierenden Daten. Dabei werden in 2 Spalten die gemeldeten Daten und die zu korrigierten Werte zu der Anmeldeperiode und den Verdichtungskriterien aufgelistet.
Zusätzlich kann eine interne Liste gedruckt werden.
INTRASTAT-Datei reorganisieren
Die Reorganisation erfolgt über INTRASTAT-Datei reorganisieren (US45300).
Beim Aufruf werden alle Daten aus der INTRASTAT-Datei gelöscht, deren Meldedatum kleiner oder gleich dem vom Benutzer angegebenen Datum ist, das heißt, es können nur schon gemeldete Daten gelöscht werden. Noch zur Meldung anstehende Sätze enthalten kein Meldedatum. Zusätzlich kann angegeben werden, ob ein Protokoll gedruckt werden soll. Auf diesem werden pro gelöschtem Satz alle Daten gedruckt (d.h. ein Satz eine Zeile).
Besonderheiten
Beistellungen im Einkauf
Beistellungen werden im INTRASTAT-Ablauf als Versendung (an den Lieferanten) gemeldet, sofern der zugehörige Einkaufsbelegvorgang INTRASTAT-relevant ist. Der Wert errechnet sich über den Durchschnittspreis des Beistellteiles zum Zeitpunkt des Wareneinganges.
Wertgutschriften und Stornorechnungen
Bei diesen Belegen können so genannte Korrektursätze angelegt werden. Diese Korrektursätze werden bei der eigentlichen Meldung (US45200R) verarbeitet. Diese eigentliche Meldung arbeitet zweistufig:
- Verarbeitung der "regulären" Sätze
- Verarbeitung der Korrektursätze
Bei der Verarbeitung der regulären Sätze werden Verdichtungen vorgenommen. Danach werden im zweiten Lauf die Korrektursätze verarbeitet, d.h. zu einem Verdichtungssatz aus Lauf 1 Werden Korrektursätze gesucht und in Abzug gebracht.
Über die VRLU62 (Vorlaufdaten für Programm INTRASTAT) kann ein Rückschauhorizont angegeben werden über den definiert wird, wie viel Monate zurück (Anmeldezeitraum) Korrektursätze berücksichtigt werden sollen. Korrektursätze können als nicht verarbeitet stehen bleiben wenn es zu in dem Zeitraum keine passenden (Verdichtung) Meldesätze gibt.
Wertgutschriften
Bei Wertgutschriften wird zuerst versucht einen Referenzbeleg zu ermitteln.
| Mit Referenzbeleg | Prüfung, ob dieser schon mit dem Übernahmelauf verarbeitet wurde, also in der INTRASTAT-Datei steht.
Im Fall der Korrektur der Rechnung wird geprüft, ob die Rechnung im Wert dadurch auf 0-Wert heruntergerechnet wird (komplette Wertkorrektur). Ist dies der Fall, wird der INTRASTAT-Satz geparkt und mit der nachfolgenden Korrekturrechnung wieder hochgerechnet und gemeldet. |
| Ohne Referenzbeleg | Es wird ein Korrektursatz angelegt. |
Stornorechnungen
Bei Stornorechnungen wird zuerst geprüft, ob die Ursprungsrechnung schon mit dem Übernahmelauf verarbeitet wurde, also in der INTRASTAT-Datei steht.
Ist dies nicht der Fall, wird die Stornorechnung in diesem Lauf nicht verarbeitet.
Ist dies der Fall, wird geprüft ob die Ursprungsrechnung schon gemeldet wurde.
- Ja → es wird ein Korrektursatz angelegt
- Nein → die Ursprungsrechnung wird gelöscht und die Stornorechnung nicht gemeldet
Belastungen/Gutschriften ohne Warenbewegung
- Referenzbeleg ist eingetragen
- Referenzbeleg ist INTRASTAT-relevant
Ist dies der Fall wird geprüft, ob der Referenzbeleg schon gemeldet ist. Ist dies nicht der Fall, so wird der Referenzbeleg korrigiert. Ist er schon gemeldet, so wird eine Kopie des Referenzbeleges mit den korrigierten Werten in die INTRASTAT-Datei abgestellt. Über ein gesondertes Programm wird die Korrekturmeldung getätigt.
Ist kein Referenzbeleg eingetragen, so wird ein allgemeiner Korrektursatz angelegt und bei der eigentlichen Meldung verrechnet.
Siehe Wertgutschriften
Intercompany
Eine INTRASTAT-Meldung ist auch im Zusammenhang mit mandantenübergreifenden Materialbewegungen möglich. Voraussetzung hierfür ist, dass die beiden beteiligten Mandanten in unterschiedlichen EU-Ländern lokalisiert sind.
Zu diesem Zweck erfolgt im Zuge der mandantenübergreifenden Materialbewegungen eine Steuerfindung. Anhand der Steuerschlüssel können dann Ein- und Ausgangs-Meldungen für die beteiligten Mandanten erzeugt werden. Die Meldungen erfolgen für beide Mandanten aus dem bezogenen Mandanten heraus. Es werden dabei nur Bewegungen aus dem Verkauf heraus berücksichtigt, deren Umsatzsteuer und/oder Vorsteuer als INTRASTAT-relevant gekennzeichnet ist. Im Übrigen gelten die oben genannten Kriterien, wobei das Abgrenzungsdatum gegen das Übergabedatum der Abrechnungsdatei geprüft wird.
Eingangsmeldungen dürfen seit 2022 nur ohne Angabe einer USt-IdNr. erfolgen; die Ausgangsmeldungen hingegen bedürfen einer solchen. Der Ausgangsmeldung liegt ein Waren- und Eigentumstransfer von dem bezogenen Mandanten in den verursachenden Mandanten zugrunde, der zwischen den beiden Mandanten auch schon zur Abrechnung geführt haben muss, bevor hierüber eine INTRASTAT-Meldung erzeugt werden kann. Die für die Ausgangsmeldung benötigte USt-IdNr. wird bei deren Erstellung aus dem Lagerortstamm des verursachenden Mandanten genommen.
Komponenten im Verkauf
Über die Tabelle VRLU62 lässt sich steuern, ob in der Versendungsmeldung der Baukasten oder die einzelnen Komponenten gemeldet werden sollen.
Lohnveredelung Einkauf
Bei einer Lohnveredelung werden dem Statistischen Wert die Werte der Beistellpositionen hinzugeschlagen. Ob eine Position eine Lohnveredelung darstellt, wird über die Art des Geschäftes geregelt. Diese ist im Einkauf auf Bestellpositionsebene verwaltbar.
Siehe auch Dokumentation des Statistischen Bundesamtes, beispielsweise das Merkblatt zur INTRAHANDELSSTATISTIK, Kapitel Lohnveredelung.
Projekt
Innerhalb des Projektmoduls getätigte Auslieferungen können unter gewissen Voraussetzungen gemeldet werden. Hierfür muss die Auslieferung über den Verkauf erfolgen. Die Abrechnung wird aber weiterhin über das Projektmodul abgewickelt. Für die im Verkauf erstellten Auslieferungen muss jedoch der Rechnungsdruck aufgerufen werden. Die Rechnungen werden als Belege erstellt, aber nicht ausgedruckt. Diese Verkaufsrechnungen müssen zusätzlich einem Buchungskreis zugeordnet werden, der eine Übernahme in die Finanzbuchhaltung tatsächlich unterbindet. Aufgerufen muss die Rechnungsübergabe dieser Rechnungen dennoch, damit diese als "Übergeben" gekennzeichnet und damit für die INTRASTAT-Meldungen berücksichtigt werden.
Ermittlung der Preise: In die Rechnung werden die Nettopreise aus dem Projekt eingestellt. Existieren keine Nettopreise, wird eine Preisfindung Verkauf durchgeführt. Ist immer noch kein Preis ermittelbar, wird der Durchschnittspreis aus dem Teilestamm eingestellt.
Zu beachten ist: Da die INTRASTAT-Meldung in Teilschritten mit der Auslieferung erfolgt und die Zusammenfassende Meldung erst mit der Schlussrechnung fällig ist, kann es bei längeren Projekten zu Abweichungen im Quartal oder Monat kommen. Diese könnten von den Ämtern nachgefragt werden, sind aber durch die vorausgehende Problematik zu erklären und werden dann auch akzeptiert.
INTRASTAT im Service
Die Ausgabe der INTRASTAT-Meldung erfolgt hier als XML, da dies der aktuelle Standard ist.
Gemeldet werden generell - wie im Einkauf/Verkauf - Rechnungen/Rechnungskorrekturen aus Reparatur-, Wartungs- und Inbetriebnahme-Aufträgen. Hierbei werden nur Ersatzteile und keine Dienstleistungen oder Technikerbelege berücksichtigt, da es sich nur bei den Ersatzteilen um tatsächlichen (innergemeinschaftlichen) Warenverkehr handelt. Es erfolgt keine maschinelle Unterscheidung hinsichtlich Verbrauchsmaterial und Ersatzteilen. Die muss der Sachbearbeiter bei Bedarf manuell durch eine abweichende Art des Geschäfts vornehmen. Ansonsten wird die INTRASTAT-Meldung im Service analog zum Verkauf, das heißt als "Versendung" durchgeführt. Rechnungskorrekturen werden - wie im Verkauf auch - als "Eingang" gemeldet. Nicht berücksichtigt bei der INTRASTAT-Meldung sind derzeit Teilebewegungen im Bereich der Mietabwicklung.
Analog zum Verkauf gibt es im Serviceauftrag auf der Lasche "Ausführungs- und INTRASTAT-Angaben" die Felder für die INTRASTAT-Meldung. Die zentrale Steuerung, ob eine INTRASTAT-Meldung erfolgt, geschieht über das Feld "Art des Geschäfts" über den Parameter "INTRASTAT-relevant" der dahinterstehenden Tabelle FRDADG (Art des Geschäfts). Außerdem müssen der Steuerschlüssel und die Teileklasse als INTRASTAT-relevant gekennzeichnet und die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben worden sein. Das Feld "Art des Geschäfts" gibt es auch in der Ersatzteilposition auf der Lasche "Ersatzteildetails 2", da es durchaus unterschiedliche Arten von Ersatzteilen geben kann und somit die Möglichkeit gegeben ist, hier pro Ersatzteilposition zu differenzieren. Der Default kommt immer aus dem Auftragskopf.
Dadurch, dass unter "Versendung" nun Verkaufs- und Servicebelege fallen und unter "Eingang" Einkaufs- und Servicebelege, müssen die Belegnummernschablonen identisch sein. Das galt allerdings für Einkauf und Verkauf bereits vorher schon, denn im Programm zur Verwaltung der INTRASTAT-Daten wird bei einer "Versendung" fest die Schablone für Verkauf verwendet und beim "Eingang" die für Einkauf (in der Selektionsmaske und bei manueller Anlage eines Satzes). Da Retouren im Einkauf als "Versendung" gemeldet werden und Rechnungskorrekturen im Verkauf/Service als "Eingang", passt das sonst nicht. Rechnungskorrekturen werden im Einkauf, Verkauf und Service fix an der Art des Geschäfts ("21") identifiziert.
Auslieferung von Ersatzteilen direkt im Service oder über den Verkauf
Im Service erfolgt die Auslieferung der Ersatzteile entweder durch Änderung des Status der Materialbuchung in der Ersatzteilposition (Lagerabgangsbuchung), wenn der Servicetechniker das Ersatzteil vor Ort aus seinem Fahrzeuglager entnimmt und beim Kunden einbaut. In diesem Fall werden die für die INTRASTAT-Meldung benötigten Daten aus dem Serviceauftragskopf (Versandart & Lieferkondition) und der Dienstleistungsposition (Leistungsadresse) ermittelt. Als Belegnummer wird hier die Serviceauftragsnummer verwendet.
Es gibt im Service auch die Möglichkeit der Auslieferung über einen Verkaufsauftrag (wenn zum Beispiel das Ersatzteil für einen Transport im Servicefahrzeug zu groß ist). In diesem Fall wird ein speziell zu steuernder Lieferschein im Verkauf erstellt und die für die INTRASTAT-Meldung benötigten Daten werden aus diesem ermittelt. Wichtig bei der Auslieferung über einen Verkaufsauftrag ist, dass der Lieferschein für diese Ersatzteillieferung über den Buchungstext für Auftrag und Lieferschein so gesteuert ist, dass keine Rechnung erzeugt wird. Der Parameter "Rechnung zulässig" muss für die Buchungstexte (Auftrag und Lieferschein) in FRD224 (Buchungstext) hier also Nein (N) sein.
Die Fakturierung wird also in beiden Fällen über den Service durchgeführt, das bedeutet, dass die INTRASTAT-Meldung erst möglich ist, wenn der Serviceauftrag fakturiert und die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde.
INTRASTAT von Retouren
Die Besonderheiten der Retourenpositionen bezüglich INTRASTAT sind unter Retouren dokumentiert.