Belastungen
Belastungen im Dialog erfassen/verwalten
Die Belegbearbeitung unterscheidet sich bei Belastungen nicht von der Bearbeitung normaler Bestellungen. Mit der Transaktion ‚Belastung erfassen' gelangt man in die Erfassungsmaske, in der die Belegart und ein Lieferant angegeben werden müssen. Es ist eine Belegart für Belastungen voreingestellt. Diese kommt entweder aus dem in der Vorlaufparameterdatei für die Belegverwaltung für den Benutzer hinterlegten Belegartenkennzeichen für Belastungen, aus dem Defaultwertsatz der Vorlaufparameterdatei oder aus dem Parameter 09 der Vorlauftabelle VRLE01. 
Als Referenzbeleg kann eine Bestellnummer manuell angegeben oder über die Matchcodefunktion gesucht werden. Die Belastung bezieht sich dann auf diesen Referenzbeleg. 
In diesem Fall wird in die Anzeige der Belegpositionen des Referenzbeleges verzweigt. Hier können bei Bedarf Bestellmenge und/oder Lagerort der Positionen geändert und einzelne oder alle Positionen in die Belastung übernommen werden. 
Anschließend gelangt man in die Bearbeitung der Belegpositionen; diese unterscheidet sich nicht von derjenigen der Bestellpositionen.
Es stehen sowohl auf Belegkopf- als auch auf Belegpositionsebene alle für die Rechnungsprüfung relevanten Informationen zu Verfügung. Sie werden bei der Erzeugung der Eingangsrechnungen in diese übernommen.
Die erforderlichen Bestandsbuchungen erfolgen je nach Einstellung des Parameters 17 der Vorlauftabelle VRLE03 entweder beim Verlassen des Belegs oder bei der Rechnungsübergabe der maschinell zur Belastung erzeugen Eingangsrechnung.
Unterschiedliche Belastungsarten
Bei den Belastungsarten ‚Belastung mit Retoure' und ‚Retoure ohne Belastung' werden die betreffenden Mengen des zu belastenden Artikels vom angegebenen Lagerort ausgebucht. Bei der Belastungsart ‚Belastung ohne Retoure' hingegen erfolgt keine Warenbewegung, sondern lediglich eine Wertkorrekturbuchung.
Bei einer ‚Retoure ohne Belastung' handelt es sich um eine reine Warenbewegung. Der Buchungskreis der maschinell zu erzeugenden Eingangsrechnung in der Buchungskreistabelle FRD235 muss so eingestellt sein, dass diese nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.
Angaben für die Lieferantenbewertung
Bei manuell erfassten Belastungen mit Retoure besteht die Möglichkeit, zum Zwecke der Lieferantenbewertung die relevanten Daten wie Prüfentscheid, Fehlerursachencode, QS-Text sowie die Qualitätskennzahl auf einer separaten Lasche anzugeben. 
Belastung ohne Lagerbuchung
Bei einer ‚Belastung ohne Lagerbuchung' handelt es sich um einen Sonderfall einer ‚Belastung ohne Retoure', welchen der Parameter 20 der Belegartentabelle FRD014 steuert. Es ist hierfür also ein eigenes Belegartenkennzeichen erforderlich.
Mit dieser Form der Belastung kann vom Lieferant eine Wertgutschrift allgemeiner Art angefordert werden, die sich weder bestands- noch wertmäßig auf Artikel und Lager auswirkt.
In der Kontengruppendatei ist für die Abwicklung dieser Belastungsart ein ‚Belastungskonto Einkauf' zu hinterlegen, welches bei der Übergabe der Belastungsrechnung an die Finanzbuchhaltung als Gegenkonto herangezogen wird, damit diese Buchungen nicht auf das Warenverrechnungskonto laufen. Eine Auszifferung des Warenverrechnungskontos wäre sonst nicht mehr möglich. 
Schnellbelege
Schnellbelege im Dialog erfassen/verwalten
Auch bei der Bearbeitung von Schnellbelegen gibt es keine Unterschiede zu Bestellungen. Mit der Transaktion ‚Schnellabwicklung' gelangt man hier in die Erfassungsmaske, in der die Belegart und ein Lieferant angegeben werden müssen. Es ist eine Belegart für Schnellbelege voreingestellt. Der Defaultwert kommt hier analog zu den Belastungen aus dem in der Vorlaufparameterdatei hinterlegten Belegartenkennzeichen für Schnellbelege oder dem Parameter 10 der Vorlauftabelle VRLE01.
Nach Angabe eines Lieferanten gelangt man in die Verwaltung der der Belegkopfdaten. Anschließend wird in die Bearbeitung der Belegpositionsdaten verzweigt, wo die gewünschten Daten wie in der normalen Bestellbearbeitung angegeben werden können.
Maschinelle Eingangsrechnungen
Buchungskreis/Rechnungsnummer der Eingangsrechnung
Der für eine maschinelle Erzeugung der Eingangsrechnung benötigte Buchungskreis ist nicht verwaltbar und kommt aus dem Parameter 05 der Belegartentabelle FRD014.
Die Eingabefähigkeit der Rechnungsnummer wird durch den Parameter 17 der gleichen Tabelle gesteuert. 
Ist keine Eingabe möglich, so wird die Rechnungsnummer bei der Belegerzeugung maschinell ermittelt und in den Beleg fortgeschrieben. Ist eine Angabe der Rechnungsnummer möglich, aber nicht zwingend, so wird bei der maschinellen Erstellung der Eingangsrechnung dann, wenn keine Rechnungsnummer angegeben wurde, eine maschinelle Nummernfindung durchgeführt; ansonsten wird, wie in allen anderen Fällen, die vorhandene Rechnungsnummer herangezogen.
Asynchrone Rechnungsübergabe
Bei Verlassen einer Belastung oder eines Schnellbelegs kann dieser Beleg abhängig von der Einstellung der Tabelle VRLU24 und des Parameters 03 der Vorlauftabelle VRLE16 asynchron an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Dazu muss in der VRLU24 ein Satz für das Anwendungsgebiet EKS hinterlegt und der Parameter 01 des Tabellensatzes markiert sein.
Ist der Parameter markiert, dann erscheint beim Verlassen des Belegs dieses Auswahlfenster:
Rechnungsübergabe eines Einzelbelegs
Im Programm ‚Rechnungen an FIBU übergeben' kann als Belegnummer eine Gutschrift oder ein Schnellbeleg angegeben werden.
In einem solchen Fall wird genau diese Belegnummer verarbeitet und dazu maschinell eine Eingangsrechnung erstellt, welche entweder sofort an die Finanzbuchhaltung übergeben wird oder in den Sperrstatus läuft.
Gesteuert wird dies durch die Parameter 13, 14 und 17 der Vorlauftabelle VRLE20.
Rechnungsübergabe aller Belege Von - Bis
Bei einem Aufruf des Rechnungsübergabeprogramms ohne Angaben oder unter Angabe einer Rechnungsnummer Bis, welche nicht mit der Rechnungsnummer Von übereinstimmt, werden alle Belastungen und Schnellbelege verarbeitet, welche sich nicht in Bearbeitung befinden.
Zu den Belastungen und Schnellbelegen werden wie im vorigen Fall maschinell Eingangsrechnungen erstellt. Ob diese sofort übergeben werden, hängt wiederum von der Tabelleneinstellung der VRLE20 ab.
Retoure ohne Belastung mit anschließender kostenlosen Nachlieferung
Buchungsschlüssel
Die beiden folgenden Lagerbuchungsschlüssel sind für die ordnungsgemäße Verbuchung des Lagerabgangs aus der ‚Retoure ohne Belastung' und des Lagerzugangs aus der ‚kostenlosen Nachlieferung' erforderlich. Der Unterschied zu den Lagerbuchungsschlüsseln des Wareneingangs (‚EE', ‚EF') liegt darin, dass statt des Wareneingangsverrechnungskontos ein anderes Aufwandskonto angesprochen werden muss. Das Verrechnungskonto WE darf nur bei echten Wareneingängen, denen später eine Eingangsrechnung gegenübergestellt wird, verwendet werden.
Buchungskreis (FRDBKR)
Es muss ein eigener Buchungskreis für Pseudorechnung EKS eingerichtet werden: 
Belegkennzeichen (FRD014)
Für die ‚Retoure ohne Belastung' und ‚kostenlose Nachlieferung' ist jeweils ein eigenes Belegkennzeichen anzulegen: 
Wichtig hier sind Buchungskreis und Buchungsschlüssel.
Buchungskreis Eingangsrechnung (FRD235)
Retoure ohne Belastung
Die Retoure ohne Belastung soll auf Basis der ursprünglichen Bestellung erstellt werden. Das bedeutet die Ware wird wert- und mengenmäßig analog zum Wareneingang vom Lager wieder abgebucht. Dazu wird die ursprüngliche Bestellung in eine ‚Retoure ohne Belastung' mit dem Belegkennzeichen ‚R1' kopiert. Durch markieren des Kennzeichens ‚Ref.-Nr. eintragen' wird der Bezug des Retourebeleges zur ursprünglichen Bestellung hergestellt. Über das Auskunftssystem kann somit der gesamte Geschäftsvorfall und die Zugehörigkeit zur Bestellung nachvollzogen werden. 
Sofern nicht die gesamte Bestellung zurückgeschickt wird, muss vor Verlassen des neu erstellt Retourenbeleges, dieser hinsichtlich Rücksendepositionen und Rücksendemenge korrigiert werden.
Wird mit der oxaion QS-Mimik gearbeitet, so kann ein Rücksendebeleg durch Kopie des Wareneinganges aus dem die Rücksendung resultiert, erzeugt werden. Dazu muss neben der Wareneingangsnummer, das Rücksendelager auf welches die Rücksendemenge zunächst verbucht wurde und das Kennzeichen ‚Rücksendung aus QS' gesetzt werden.
Der nächste Schritt ist die Erzeugung einer Pseudogutschrift. Diese wird, sofern die asynchrone Rechnungsübergabe EKS (VRLU24) zugelassen ist, nach Verlassen des Retourenbeleges automatisch oder bei der Übergabe der Einkaufsrechnungen ans Rechnungswesen erstellt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass diese Pseudogutschrift nicht tatsächlich in die Finanzbuchhaltung verbucht wird. Lediglich der Abgang des Lagerbestands wird aufgrund der Rücksendung der Ware im Lager sowie Rechnungswesen verbucht.
Kostenlose Nachlieferung (als Schnellbeleg)
Kommt die vom Lieferanten nachbearbeitete Ware wieder ins Haus, wird auf Basis des Retoure-Beleges eine ‚kostenlose Nachlieferung' mit Belegkennzeichen ‚R2' als Kopie erfasst. Es sind keine inhaltlichen Änderungen vorzunehmen. 
Analog zur ‚Retoure ohne Belastung' wird auch hier eine Pseudorechnung erstellt, welche ebenfalls nicht in die Finanzbuchhaltung verbucht wird. Der Lagerzugang, welcher durch die kostenlose Nachlieferung erfolgt, wird wert- und mengenmäßig in Lager- und Finanzbuchhaltung verbucht.
Kostenlose Nachlieferung (als Nicht-Schnellbeleg)
Ist der Prozess etwas anders und soll die kostenlose Nachlieferung nicht erst beim physischen Wareneingang der nachbearbeiteten Ware erfasst werden, sondern als Bestellung und somit Angebot im dispositiven Sinn gelten, kann die kostenlose Nachlieferung folgendermaßen abgebildet.
Wie im oben beschriebenen Fall wird eine Retoure ohne Belastung mit Belegkennzeichen R1 angelegt und eine Pseudogutschrift erzeugt (vgl. Retoure ohne Belastung).
Belegkennzeichen (FRD014)
Statt einen Schnellbeleg mit Belegkennzeichen R1 anzulegen, muss ein neues Belegkennzeichen (z.B. R3) für die kostenlose Lieferung verwendet werden, das in FRD014 nicht als Schnellbeleg gekennzeichnet ist.
Wichtig sind hier Buchungsschlüssel und Sammelbelegkennzeichen:
Die Selektionsdaten sind wie folgt einzustellen:
Zudem muss ein separates Wareneingangskennzeichen in der FRD014 erstellt werden, da auch andere Buchungsschlüssel zu verwenden sind.
Buchungsschlüssel des WE (FRDTWB)
Für die Belegart W3 muss zudem die FRDTWB erweitert und dabei darauf geachtet werden, dass im Feld Lagerbestand 1 die Buchungsschlüssel EE durch F4 bzw. EF durch F5 ersetzt werden:
Kostenlose Nachlieferung und Wareneingang
Die kostenlose Nachlieferung wird wie gewohnt per Kopie aus der Retoure ohne Belastung erstellt.
Sobald die reklamierte Ware vom Lieferanten geliefert wird, kann ein Wareneingang erstellt werden. Für diesen ist das neu angelagte Belegkennzeichen (z.B. W3) aus der FRD014 zu verwenden.
