Variabler mehrstufiger Workflow (ToDo-Listen)

Tabellen

Referenzfelder/Dateibeschreibung

BPKTDP

• Kopfdatei für Steuerungs- und Analysedaten (Workflowkopf)

Der Restschlüssel (RKWF) ist 50-stellig und wird in Abhängigkeit von der Workflow-Art genutzt. Die inhaltliche Bedeutung hängt von der Workflow-Art ab.
Beispiele:

BPTDOP

• Datei für den mehrstufigen Workflow (Workflow-Positionen)

BPHTDP

• Datei für die Historie der Statusänderungen von Workflow-Positionen

Menüs

In der Auslieferungsversion von oxaion befinden sich die Programme im Menü „Aufgaben":

• Verwaltung offene Aufgaben aus Workflow (BI21603, BI21610)
• Verwaltung Kopiervorlagen (BI21605)
• Überfällige Aufgaben mahnen (BI21626)

Funktionen

• Kopiervorlagen werden mit dem Programm BI21605 verwaltet. Die Kopiervorlagen werden über die Eingabe der Workflow-Art und des Restschlüssels (Argument Workflow) gefunden. Für dieses Feld gibt es als eine Eingabehilfe Angaben in der Bedienerhilfe, die den Restschlüssel in Einzelfelder (z. B. Geschäftsbereich und Artikelart bei Kopiervorlage Artikelstamm) aufspaltet.
• Die Sachbearbeiterumsetzung bei der automatischen Anlage des Workflows wird über die Funktion FI_GETSAKZ des Programms BI216108M codiert. Für die Umsetzung des Artikelstammsachbearbeiters ist das Feld HIDNR zu füllen. Für den Zugriff auf andere Sachbearbeiter z. B. aus Bestellkopf, sind die Zugriffe entsprechend zu codieren.
• Abhängig von der Workflow-Art sind verschiedene Folgemasken zulässig. Diese werden über die Funktion F_GETWFMATRWI (Modul BI216108M) codiert. Der Rückgabewert ist die gefüllte Datenstruktur MATRWI für den Aufruf der Folgemaske. Für alle Folgemasken, die nicht codiert sind, gibt die Funktion die Fehlermeldung „Folgemaske ungültig" zurück.

Berechtigungskonzept

In der Verwaltung Benutzeroptionen oxaion (MN10640, Maske Berechtigungen II) werden je Benutzer die Änderungsberechtigungen der Einzelaufgaben verwaltet. Mögliche Ausprägungen sind 0, 1 und 2.

• Ausprägung 0: der Benutzer (Realisierer) darf nur die ihm zugeordneten Aufgaben verwalten.
• Ausprägung 1: der Benutzer (Realisierer) darf die zugeordneten Aufgaben der eigenen Abteilung verwalten.
• Ausprägung 2: der Benutzer darf alle Workflow-Aufgaben verwalten.

Jeder Benutzer ist berechtigt, neue Aufgaben einem Workflow zuzufügen. Diesbezüglich gibt es nur eine Einschränkung im Rahmen der allgemeinen Programmberechtigungen.
Die Programmberechtigungen für den Workflow können mit dem Eintrag PGM und BI216 für einzelne Benutzer oder Benutzerklassen grundsätzlich hinterlegt werden. Oftmals wird das Löschen von Positionen untersagt.

Erkennen vorhandenen Workflows

Der Benutzer wird in bestimmten Anzeige- und in den jeweiligen Verwaltungsprogrammen auf einen offenen Workflow hingewiesen.
Dies wird für den jeweiligen Workflow über die Positionsdatei gesteuert, die folgende Schlüsselfelder besitzt:

• Mandant
• Workflow-Art
• Restschlüssel - Neutraler Suchbegriff (z. B. Artikel, Beleg-Nr.)
• Positions-Nr. aktuell offene Aufgabe

Wird ein Programm aufgerufen, dem ein Workflow zugeordnet werden kann, so wird über diese Datei der Status des Workflow abgefragt.

• Hinweise auf offene Aufgaben werden in den weiter oben beschriebenen Programmen automatisch ausgegeben.

Löschen Workflow

Das physische Löschen von Stamm- und Bewegungsdaten erfolgt systemseitig oftmals zeitversetzt.

Stammdaten werden über die Löschfunktion mit einem Löschdatum versehen und erst danach durch ein Reorganisationsprogramm nach umfangreichen Prüfungen (es dürfen keine abhängigen Datensätze mehr existieren) physisch gelöscht.

Im Gegensatz dazu wird der Workflow bereits mit dem Setzen des Löschdatums (= Löschfunktion) physisch gelöscht. Wird ein Stammdatensatz nur inaktiviert, bleibt der Workflow erhalten.

Bewegungsdaten können manuell gelöscht werden, wenn keine Folgeaktivitäten (Wareneingang, Lieferschein, Rückmeldungen, etc.) vorliegen. Dabei wird auch der Workflow gelöscht.

Außerdem können Workflows nach der Reorganisation der entsprechenden Bewegungsdaten über das Reorganisationsprogramm "Löschen Workflow" entfernt werden. Das Programm prüft, ob der Bewegungssatz (z. B. Verkaufsauftrag) noch existiert. Ist dies nicht der Fall, wird der Workflow gelöscht.

Einstufiger Workflow (Mailbox)

Mailbox einrichten

In den Benutzeroptionen (MN10640) werden je Benutzer Berechtigungen zur Nutzung der Mailboxnachrichten hinterlegt.

• Die Berechtigung zur Verwaltung der Mailboxnachrichten kann auf die der eigenen Abteilung eingeschränkt werden.
• Den Mailboxnachrichten kann eine Wertigkeit zwischen 0 (geringe Bedeutung) und 9 (hohe Bedeutung) zugeordnet werden. Zusätzlich kann eine Berechtigungsstufe hinterlegt werden. In der Kennwortverwaltung kann analog je Benutzer eine Berechtigungsstufe für die Verwaltung der Mailboxnachrichten hinterlegt werden. Der Benutzer darf solche Mailboxnachrichten verwalten, deren Berechtigungsstufe kleiner oder gleich der in seiner Kennwortverwaltung hinterlegten Berechtigungsstufe ist.

Nachrichtenfilter setzen

Nachrichtenfilter je Programm

Mit dem Programm US15400 können von Programmen gesendete Nachrichten bewertet und weitergeleitet werden.

Schlüsselfelder:

• Firma
• Sendeprogramm
• Fehlercode

Auswirkung/Filter:

• Abteilung
• Adressat
• Funktion des Sachbearbeiters (Bedeutung Artikelstamm)
• Default-Abteilung
• Fehlerpriorität
• Wertigkeit

Es kann hinterlegt werden, dass Nachrichten alternativ oder zusätzlich in die Mailbox ausgegeben, als SMS oder als E-Mail versandt werden oder in den "normalen" Workflow ausgegeben werden. Es sollte genau überdacht werden, welche Nachrichten als SMS/E-Mail versandt werden.

Die Weiterleitung der Nachrichten kann sowohl mandantenspezifisch als auch mandantenübergreifend verwaltet werden.

Empfehlung:

Es sollte mindestens je Firma (kein Eintrag bei Sendeprogramm/Fehlermeldung = alle Programme/alle Fehlermeldungen/Nachrichten) ein Satz angelegt werden. Als Adressat sollte die IT-Abteilung hinterlegt werden. Damit werden alle Nachrichten, die nicht zugeordnet werden können in die Mailbox der IT-Abteilung gestellt. Ohne diese Einstellung werden nicht zuordenbare Nachrichten nicht ausgegeben.

Schrittweise erfolgt danach die Definition der individuellen Zuweisungen.

Durch diese Einstellungen wird verhindert, dass ein Sachbearbeiter zu viele Nachrichten erhält, die im Sinne des Unternehmens unwichtig sind, und die wirklich bedeutenden überdeckt werden.

Eine Nachricht wird nicht mehr ausgegeben, wenn alle Werte außer der Wertigkeit leer gelassen werden.

Nutzungsbeispiel:

Wird z. B. die Arbeitsvorbereitung (Abteilung gemäß Tabelle FRDATN) als Anlaufstelle für Nachrichten gewünscht, die auf fehlende Stücklisten und Arbeitspläne hinweisen, so wird über das Programm US15400 dem Programm "Übernahme Fertigungsvorschläge" (PW24101) beim Fehlercode P000021 die Arbeitsvorbereitung oder ein Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung als Adressat zugeordnet.

Ausgabe in Workflow

Mit der Ausgabe in den "normalen" Workflow wird erreicht, dass die zugehörigen Meldungen bei der Workflow-Bearbeitung sichtbar werden. Hier ist außerdem die Möglichkeit gegeben, direkt in das zugehörige Korrekturprogramm zu springen. Falls eine Workflow-Ausgabe nicht möglich ist (z. B., weil die Zuweisung von Primärschlüsselkennung zur Workflow-Art nicht gegeben ist), erfolgt die Ausgabe in die Mailbox.

Im Workflow sind nicht alle Informationen der Mailbox verfügbar. Die Ausgabe in die Mailbox sollte deshalb bei Workflow-Ausgabe nur in begründeten Fällen unterbunden werden.

Besonderheiten im Zusammenhang mit dem Artikelstamm

Im Artikelstamm können Sachbearbeiter für verschiedene Funktionsgebiete hinterlegt werden. Wird im Programm US15400 ein Nachrichtenfilter für ein Funktionsgebiet hinterlegt, so wird der konkrete Adressat über den jeweiligen Artikelstammsatz ermittelt. Damit lassen sich diese Nachrichten gezielt verteilen.

Verwaltung der Nachrichten

Die Anzeige der Nachrichten erfolgt mit dem Programm "Mailbox" (US55102). Beim Programmaufruf werden die individuellen Filter aus den Berechtigungseinstellungen berücksichtigt (Abteilung, Sachbearbeiter, Kennzeichen Abteilungsberechtigung = Angabe, ob der Sachbearbeiter Nachrichten bearbeiten darf, die nicht für seine Abteilung bestimmt sind).