Im Programm Lieferantenzertifikate (EK10590) oder im Programm Geschäftspartner (US11290) können auf Ebene des aktiven Lieferanten (EK10100) verschiedene Zertifikate hinterlegt werden. Die Verwaltung der Zertifikate erfolgt über Lieferantenzertifikate (EK10500).

Die einzelnen Arten der Zertifikate werden über FRDZER (Zertifikate)  definiert. Dort wird definiert:

  • ob das Zertifikat für die Lieferantenbewertung relevant ist
  • welche Mahnung vor Ablauf (in Tagen) bei der Erfassung eines Lieferantenzertifikates als Default eingestellt werden sollen

Abgelaufene oder noch nicht aktive Zertifikate werden grau dargestellt.

Über die Selektion nach Status der Zertifikate selektiert werden. Als Default ist Aktiv eingestellt.

Ablage des Zertifikates (Dokument)

Nach der Anlage wird in Geschäftspartner (US11290) ein neuer Ordner unterhalb des Knotens Dokumente unter Lieferantenzertifikate angelegt. Dieser Ordner hat als Bezeichnung den Aufbau Lieferant_Filialnummer_Zertifikat_Zertifikat gültig von und wird in Lieferantenzertifikate (EK10590) beim entsprechenden Zertifikat unter Dokumente als Verknüpfung angezeigt. Die Zertifikats-Datei kann nun dort abgelegt werden. Bei einem verknüpften Ordner wird die Datei erst nach dem Aktualisieren des Ordners angezeigt.

Beispiel

Wird zum Lieferanten 3000001 000 das Zertifikat "ISO9001" mit dem Gültigkeitsdatum 03.01.2021 bis 31.01.2021 erfasst, wird der Ordner mit der Kennung "3000001_000_ISO9002_2021-01-03" angelegt.

Wird ein Dokument im Programm Lieferantenzertifikate (EK10590) per Drag and Drop auf den Knoten Zertifikate gezogen, öffnet sich Lieferantenzertifikate (EK10500) zum Erfassen der notwendigen Daten. Wird diese erfolgreich bestätigt, wird das reingezogene Dokument sofort im entsprechenden Ordner von dem gerade angelegten Zertifikat abgelegt.

Wenn das Zertifikat noch nicht vorhanden und erst noch vom Lieferanten angefordert werden muss, wird Erstanforderung beim anzulegenden Datensatz markiert. In diesem Fall öffnet sich sofort die Maske "Zertifikat anfordern". Wurde das Zertifikat (Dokument) abgespeichert, ist der Haken in diesem Feld zu entfernen.

Das Datum Zertifikat gültig von ist Bestandteil der Kennung des Ordners. Eine Änderung bei einer Erstanforderung hat keine Auswirkung auf den bestehenden Ordner und muss manuell vorgenommen werden.

Wird das Lieferantenzertifikat über das Programm Lieferantenzertifikate (EK10590) oder Geschäftspartner (US11290) gelöscht, oder der Lieferant gelöscht und über das Programm Lieferanten reorganisieren (EK55100) reorganisiert, bleiben die Zertifikats-Dateien im Geschäftspartner (US11290) vorhanden. Nicht archivierte Zertifikats-Dateien müssen bei Bedarf vom Anwender gelöscht werden.

Anforderung der Zertifikate

Bei der Anforderung von Zertifikaten ist zu unterscheiden nach:

Art der Anforderung eines ZertifikatesBeschreibung
Erstmalig

Dies erfolgt über  Lieferantenzertifikate (EK10590) gezielt zum Zertifikat selbst.

Folgende Zertifikate werden dabei berücksichtigt:

Nach der Anlage des Zertifikats öffnet sich direkt die Maske Zertifikat anfordern. Diese Maske kann nachträglich im Programm Lieferantenzertifikate (EK10590) über die Kontextmenüfunktion "Drucken → Erstanforderung Lieferantenzertifikat" geöffnet werden. Der Lieferant und das Zertifikat werden vorbelegt.

Erneuerung bestehender Zertifikate

Dies erfolgt entweder über Lieferantenzertifikate anfordern (EK10550) oder ebenso einzeln über das Kontextmenü "Drucken → Anforderung zur Erneuerung Lieferantenzertifikat" am  Lieferantenzertifikat (EK10590) selbst.

Bei Nutzung des EK10550 werden dabei folgende bestehende Zertifikate berücksichtigt:

Beispiel

Das Zertifikat ist gültig von 01.04. bis 30.04. und soll 5 Tage vor Ablauf gemahnt werden, d.h. ab dem 25.04..

Wird das Programm Lieferantenzertifikate anfordern (EK10550) am 24.04. ausgeführt, wird das Zertifikat noch nicht angemahnt. Wird das Programm am 25.04. oder später ausgeführt, wird das Zertifikat angemahnt.

Über Jobs planen (US00310) kann eingerichtet werden, dass die Zertifikate in regelmäßigen Abständen angefordert werden.

Grundsätzlich erfolgt die Anforderung nur, wenn der Lieferant und die zugehörige Adresse des Geschäftspartners aktiv sind.

Pro Lieferant wird eine Druckausgabe für alle anzumahnenden (Programm Lieferantenzertifikate anfordern (EK10550)) bzw. zum ersten mal angeforderten (Programm Lieferantenzertifikate (EK10590)) Zertifikate des Lieferanten ausgegeben. Bei der Erstanforderung wird der Lieferant und das Zertifikat vorbelegt, sodass für diesen Lieferant und dieses Zertifikat eine Druckausgabe erstellt werden kann. Die getroffene Selektion wird hierbei jeweils berücksichtigt. Leere Druckausgaben werden nicht ausgegeben. 

Es werden die einzelnen Zertifikate aufgelistet, bei den "gemahnten" Zertifikaten wird zusätzlich das "Gültig bis" Datum angegeben. Die Druckausgabe kann wie folgt konfiguriert werden:

Automatische Archivierung der gedruckten Zertifikatsanforderungen

Die automatische Archivierung der Druckausgaben für die Zertifikatsanforderungen (Job EK10551J) funktioniert - sofern sie aktiviert wird - wie folgt:

  • Bei der Einzelanforderung über das Kontextmenü am Zertifikatsexplorer (EK10590) ist eine Ablage unterhalb des Dokumente-Knotens problemlos möglich, da eine 1:1 Beziehung zwischen dem gedruckten Beleg und dem angeforderten Zertifikat vorhanden ist.
    Demnach kann über die Jobabläufe in den Archivierungsangaben als Verknüpfung der Lieferantenzertifikatsexplorer (EK10590) angegeben werden. Das physisch abgelegte Dokument wird unterhalb des Geschäftspartner in dessen Dokumente-Ordner abgelegt.

  • Anders sieht es beim "Sammeldruck" der Zertifikatsanforderungen per EK10550 aus. Hier ist kein eindeutiger Bezug zwischen dem gedruckten Beleg und den angeforderten Zertifikaten zwingend gegeben, da diese auf dem Beleg untereinander fortlaufend aufgelistet werden und unterschiedliche Gültigkeitsdaten enthalten können. Demnach erfolgt hierbei im Standard keine Ablage der gedruckten Anforderung unterhalb des Dokumente-Knotens. Der gedruckte "Sammelbeleg" für die angeforderten Zertifikate wird demnach nur physisch unterhalb des Geschäftspartners abgelegt, da je Lieferant ein Druckbeleg erzeugt wird und darüber die eindeutige Zuordnung gewährleistet ist.
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