Hier geben Sie den Ort im DMS an, unter welchem die automatisch archivierten Dokumente abgelegt werden.

Bei der ersten Zeile handelt es sich um das physische Dokument. Bei allen weiteren Zeilen handelt es sich um Verknüpfungen auf dieses physische Dokument.

Verknüpfungen sind mit einem Zeilenumbruch zu hinterlegen.

Dieses Feld findet nur Anwendung, wenn mit dem oxaion DMS gearbeitet wird.


Weitere Informationen

Sollen weitere Unterordner angelegt werden, müssen die einzelnen Ordner durch / getrennt werden. Es ist zudem möglich fest definierte Variablen (z.B. das aktuelle Jahr) oder alle Felder, welche auch für das Mapping verwendet werden, als Ordnernamen zu hinterlegen.


Beispiel:

Auftragsbestätigungen/$CURRENT_YEAR/$KOAAUNR.pdf

Es wird ein Ordner "Auftragsbestätigungen" angelegt. Unter diesem Ordner befindet sind ein Unterordner, welcher entsprechend dem aktuellen Jahr ($CURRENT_YEAR) benannt ist. Die gedruckten Belege werden als PDF-Dokumente abgelegt und als Dokumentennamen wird die Auftragsnummer ($KOAAUNR) verwendet.


Beispiel 2:

Der Variablenname lässt sich auch in geschweifte Klammern setzen. Das ist immer dann notwendig, wenn danach kein Zeichen kommt, welches einen Variablenname sicher beendet.

Schrägstrich und Punkt sind kein Problem, der Unterstrich aber schon.

So funktioniert folgende Hinterlegung nur, wenn man die geschweiften Klammern verwendet:

Abstimmlisten Finanzbuchhaltung/$TG8BCH/Abstimmliste_${TG8BCH}_${TGJONR}.pdf


Wird das Original eines Belegs nach einer Änderung erneut gedruckt, wird automatisch hinter dem Dokumentenname eine Tilde mit der entsprechend hochgezählten Nummer angefügt. So kann erkannt werden, welches das letzte, gedruckte Original ist.

Die Länge des Dokumentennamens darf eine gewisse Anzahl an Buchstaben (Feldlänge) nicht überschreiten. Diese ist in dem Programm Referenzfelder (US60420) unter dem Feldnamen DOCU mit der Bezeichnung "Dokumentenname" ersichtlich. Für den Dokumentennamen ist aktuell eine Länge von 128 Zeichen vorgesehen.


Zulässige Explorerverknüpfungen

Im Moment können automatisch archivierte Dokumente in folgenden Explorern abgelegt werden:

Es werden bspw. die Auftragsbestätigungen von Dauerverträgen und Wartungsverträgen über das gleiche Druckprogramm erstellt. Um beide Auftragsbestätigungen im entsprechend richtigen Explorer ablegen zu können, müssen bei der Hinterlegung der Dokumentenstruktur und verknüpften Explorer beide Explorer aufgelistet werden. Aufgrund der Art des gedruckten Vertrags werden diese im vorgesehenen Explorer angezeigt.


Ordnerverknüpfungen

Über das Kennzeichen "Ordnerverknüpfungen" können nicht nur einzelne Dokument in weitere Explorer verknüpft werden, sondern es kann der gesamte Inhalt eines Ordners verknüpft werden. Bei diesem Ordner handelt es sich um den übergeordneten Ordner, in welchem das Dokument abgelegt ist. Wird der Ordner in weiteren Explorern verknüpft, muss dieser in den verknüpften Explorern immer benannt werden.

Beispiel:

VK20201 (Auftragsbestätigungsdruck)

US11290|Verkauf/$CURRENT_YEAR/Aufträge/$KOAAUNR/Auftragsbestätigung_$KOAAUNR.pdf <--  Physische Ablage des Dokuments im Geschäftspartner

VK20090|Belege <-- Verknüpfung in den Verkaufsaufträgen. Der Ordnername ist hierbei "Belege". Der verknüpfte Ordner ist der Ordner "$KOAAUNR", welcher der Auftragsnummer entspricht.

  • Keine Stichwörter