Weitere Informationen
Sollen weitere Unterordner angelegt werden, müssen die einzelnen Ordner durch / getrennt werden. Es ist zudem möglich fest definierte Variablen (z.B. das aktuelle Jahr) oder alle Felder, welche auch für das Mapping verwendet werden, als Ordnernamen zu hinterlegen.
| Beispiele | Beschreibung |
|---|---|
| Auftragsbestätigungen/$CURRENT_YEAR/$KOAAUNR.pdf | Es wird ein Ordner 'Auftragsbestätigungen' angelegt. Unter diesem Ordner befindet sind ein Unterordner, welcher entsprechend dem aktuellen Jahr benannt ist. Die gedruckten Belege werden als PDF-Dokumente abgelegt und als Dokumentennamen wird die Auftragsnummer verwendet. |
| Abstimmlisten Finanzbuchhaltung/$TG8BCH/Abstimmliste_${TG8BCH}_${TGJONR}.pdf | Der Variablenname lässt sich auch in geschweifte Klammern setzen. Das ist immer dann notwendig, wenn danach kein Zeichen kommt, welches einen Variablenname sicher beendet. Schrägstrich und Punkt sind kein Problem, der Unterstrich aber schon. So funktioniert die Hinterlegung nur, wenn man geschweiften Klammern verwendet. |
Wird das Original eines Belegs nach einer Änderung erneut gedruckt, wird automatisch hinter dem Dokumentenname eine Tilde mit der entsprechend hochgezählten Nummer angefügt. So kann erkannt werden, welches das letzte, gedruckte Original ist.
Die Länge des Dokumentennamens darf eine gewisse Anzahl an Buchstaben (Feldlänge) nicht überschreiten. Diese Feldlänge ist in Referenzfelder (US60420) unter DOCU mit der Bezeichnung Dokumentenname ersichtlich. Für den Dokumentennamen ist aktuell eine Länge von 128 Zeichen vorgesehen.
Zulässige Explorerverknüpfungen
Im Moment können automatisch archivierte Dokumente in folgenden Explorern abgelegt werden:
- Projektverwaltung (Projekte)
- Bestellverwaltung (Einkaufsbelege)
- Fertigungsauftragsverwaltung (Fertigungsaufträge verwalten)
- Serviceauftragsverwaltung (Aufträge verwalten im Service)
- Dauervertragsverwaltung (Generelle Beschreibung des Dauervertrages)
- HelpDesk-Ticket (Help Desk)
- Mietvertragsverwaltung (Mietverträge)
- Wartungsvertragsverwaltung (Generelle Funktionsbeschreibung des Wartungsvertrages)
- Geräteakte (Geräteakte)
- Verkaufsauftragsverwaltung (Verkaufsaufträge)
- Lieferscheinverwaltung (Lieferscheine)
Hinweis
Es werden bspw. die Auftragsbestätigungen von Dauerverträgen und Wartungsverträgen über das gleiche Druckprogramm erstellt. Um beide Auftragsbestätigungen im entsprechend richtigen Explorer ablegen zu können, müssen bei der Hinterlegung der Dokumentenstruktur und verknüpften Explorer beide Explorer aufgelistet werden. Aufgrund der Art des gedruckten Vertrags werden diese im vorgesehenen Explorer angezeigt.
Ordnerverknüpfungen
Über das Kennzeichen Ordnerverknüpfungen können nicht nur einzelne Dokument in weitere Explorer verknüpft werden, sondern es kann der gesamte Inhalt eines Ordners verknüpft werden. Bei diesem Ordner handelt es sich um den übergeordneten Ordner, in welchem das Dokument abgelegt ist. Wird der Ordner in weiteren Explorern verknüpft, muss dieser in den verknüpften Explorern immer benannt werden.
Damit werden die Angaben in Automatische Archivierung als Verknüpfung ausgeführt, wenn kein Dateiname angegeben wird.
| Beispiel | Inhalt Automatische Archivierung | Beschreibung |
|---|---|---|
| VK20201 (Auftragsbestätigungsdruck) | US11290|Verkauf/$CURRENT_YEAR/Aufträge/$KOAAUNR/Auftragsbestätigung_$KOAAUNR.pdf | Physische Ablage des Dokuments im Geschäftspartner |
| VK20090|Belege | Verknüpfung in den Verkaufsaufträgen. Der Ordnername ist hierbei Belege. Der verknüpfte Ordner ist der Ordner $KOAAUNR, welcher der Auftragsnummer entspricht. |