Begriffsdefinitionen
Zur Abgrenzung sind einige Bergriffe in diesem Umfeld zu erklären:
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| Workflow oder auch mehrstufige Workflow | Abfolge von Arbeitsschritten (Aufgaben), die nacheinander oder parallel durchgeführt werden können. |
| Einstiegsprogramm | Das allgemeine Einstiegsprogramm ist Workflow verwalten (BI21610). |
| Kopiervorlage | Eine vordefinierte Abfolge von Arbeitsschritten. Diese enthält die Reihenfolge sowie Abteilungen, die an der Bearbeitung beteiligt sind. In einer speziellen Logik wird in Abhängigkeit vom Vorgang, die richtige Kopiervorlage ermittelt. Je Vorgang und Datenkonstellation kann eine eigene Kopiervorlage erstellt werden. Über Workflow-Kopiervorlagen verwalten (BI21605) erfolgt die Verwaltung der Kopiervorlagen. |
| Meilenstein | Das Kennzeichnen eines Workflows als Meilenstein hat nur Auswirkungen, wenn die Aufgabe in einem mehrstufigen Workflow eingebettet ist. Beim Beenden der Aufgabe erfolgt eine Prüfung innerhalb des gesamten mehrstufigen Workflows, ob noch andere offene Aufgaben existieren, die zeitlich vor der aktuellen Aufgabe liegen. Ist dies der Fall, erscheint eine Hinweismeldung. |
| Infoposition | Eine Aufgabe kann als Infoposition gekennzeichnet werden. Eine Infoposition ist nicht als Aufgabe zu verstehen, die zwingend eine Bearbeitung erfordert, sondern kann dafür verwendet werden, weitergehende Informationen zu beschreiben (z.B. Informationen für Folgeaufgaben) oder im Zug eines mehrstufigen Workflows Aufgaben sinnvoll zu gruppieren. Z.B. könnte ein Workflow Preisanfrage bei Lieferanten folgendermaßen aufgebaut sein: Pos. 1 Einkaufspreise ermitteln (Infoposition) Pos. 1.1 Preise bei Lieferanten anfragen (Aufgabe) Pos. 1.2 Preise prüfen und einpflegen (Aufgabe) Pos. 2 Beschaffung (Infoposition) … Es erfolgt keine automatische Statusänderung der Infopositionen durch andere Workflowelemente. Da Infopositionen keine zu erledigenden Aufgaben im eigentlichen Sinn sind, werden sie nicht in die Crossfeed-Aufgaben übertragen. |
Verwendungsbeispiele für den mehrstufigen Workflow
Die Einsatzmöglichkeiten von mehrstufigen Workflows sind vielfältig und dennoch nicht in jedem Anwendungsfall gleich, daher sollen die nachfolgenden Beispiele einen Eindruck über den möglichen Einsatz vermitteln.
| Beispiel | Beschreibung |
|---|---|
Neuanlage ... Artikel ... Kunde / Interessent ... | Immer wenn unterschiedlichen Mitarbeitern letztliche einen Datensatz pflegen kann dies über einen Workflow einfach gesteuert und kontrolliert werden. Am Artikel wären dies bspw. Felder wie Bezeichnung, fremdsprachliche Bezeichnungen, Verkaufspreis, Standardlieferant, Gewicht, Materialnummer, Planzahlen Disposition, Herstellkosten, etc.. Bei einem Kunden wäre dies in gleicher Weise zu verstehen. |
| Fertigungsauftrag | Artikelmuster, die erstmalig den Betrieb durchlaufen, unterliegen einer besonderen Nachbearbeitung. Hierzu kann die endgültige Definition der Betriebsmittel gehören, eine Zeitaufnahme für die einzelnen Arbeitsgänge, die Artikelkalkulation, die endgültige Festlegung der Arbeitsfolge u.v.m. |
| Verkaufsposition | Ein veraltetes Ersatzteil wird geordert. Der Beschaffungsweg ist nicht mehr bekannt, der Verkaufspreis und der voraussichtliche Liefertermin müssen neu ermittelt werden. Bspw. muss geprüft werden, ob eine technische Verwendung noch zulässig ist. |
| Retourenabwicklung RMA | Rücklieferungen von Kunden müssen intern geklärt und in den Verfahrensablauf hinsichtlich Gutschriften/Belastungen (Kunde, Lieferant) eingegliedert werden |
| Wartungsvertrag im Service | Wartungsumfang und voraussichtliche Kosten für Dienstleistungen und Ersatzteile müssen kalkuliert werden |
| Personalstamm (US14090R) | Mittels Workflow können im Personalstamm zu den einzelnen Mitarbeitern zusätzliche wichtige Informationen mit Datumsbezug hinterlegt werden. Bspw. die Kontrolle von ärztlichen Terminen oder erledigten oder zyklisch zu wiederholenden Schulungen stattfinden. |
Prozessablauf bei mehrstufigem Workflow
Nachfolgend ist der Prozessablauf eines mehrstufigen Workflows dargestellt, wie er in oxaion abgebildet ist.
Workflow bei Belegen mit Artikelbezug als Arbeitsfolge von Ausnahmen | |
|---|---|
Art der Entstehung | automatisch:
manuell:
|
Art der Generierung | Aus Kopiervorlage:
|
Erinnerungs-Funktion |
|
Workflow bei Neuanlage von Stammdaten | |
|---|---|
Art der Entstehung | automatisch:
manuell.
|
Art der Generierung | Aus Kopiervorlage:
|
Erinnerungs-Funktion |
|
Arbeiten mit dem mehrstufigen Workflow (ToDo-Liste)
Es gibt 2 Möglichkeiten mit einem Workflow zu arbeiten.
| Möglichkeit | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Arbeiten über offene Aufgaben | Ein Mitarbeiter kann sich vom System alle zu bearbeitenden Aufgaben über Workflow: Aufgaben (BI21610) auflisten lassen. Es besteht die Möglichkeit, über FRD825 (Status der Aufgabe) festzulegen, dass ein Mailboxsatz (oder E-Mail bzw. SMS) ausgegeben werden soll, wenn ein bestimmter Status innerhalb des Workflows erreicht wird. Durch Selektion sucht der Mitarbeiter die zu erledigende Aufgabe und startet deren Bearbeitung direkt. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn der Umfang der Bearbeitung erkennbar ist. Ist dem Mitarbeiter bekannt, dass alle sonstigen Aufgaben abgearbeitet wurden, kann er seine letzte Position durch Statusänderung auf erledigt setzen. Er kann aber auch weitere Informationen anfordern. Folgende Auswahl- und Bearbeitungsfunktionen sind über das kontextbezogene Menü bzw. die Transaktionsauswahl durchführbar: Es ist im Einzelfall zu klären, ob das Löschen von Aufgaben erwünscht ist, da "unnötige" Aufgaben auch als "erledigt" gekennzeichnet werden können. Die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs kann mit dem Löschen einzelner Aufgaben unterbrochen sein. Wurde eine Aufgabe gestartet, dann ist ein Löschen nicht mehr möglich. Über die Statusänderung kann der Fertigstellungsgrad einer Aufgabe detailliert eingestellt werden. In der FRD825 (Status der Aufgabe) können dazu zusätzliche Statuswerte individuell definiert werden. Um die Verwendung der Übersicht der Aufgaben flexibel und variabel zu gestalten, ist die Verwendung von gespeicherten Selektion hilfreich.
Werden für die Bearbeitung der Aufgabe weitere Informationen benötigt oder sollen die entsprechenden Belege oder Stammdatensätze direkt verwaltet werden, so kann von der Aufgabe aus auch das jeweilige Verwaltungsprogramm aufgerufen werden. In Tabelle FRDWFA (Workflowart) sind die Workflowarten definiert. | ||||||
| Arbeiten über Stammdatensatz oder Beleg | Bei der Verwaltung eines Beleges oder Stammdatensatzes dem ein Workflow zugeordnet ist, erfolgt der Hinweis, dass offene Aufgaben vorliegen. Über das kontextbezogene Menü bzw. über Transaktionsauswahl kann in den Workflow verzweigt und die Aufgaben bearbeitet werden. In der Workflow-Verwaltung werden im Kopf wichtige Daten (wie Artikelnummer, Bezeichnung, Kundenname,...) ausgegeben. Dieser Bereich wird dynamisch in Abhängigkeit von der Workflow-Art gefüllt. Ein Workflow kann während der Verwaltung eines Stammdatensatzes oder eines Beleges auch manuell erstellt werden. Er kann vollständig frei oder durch Nutzung von Kopiervorlagen angelegt werden. In einen bereits vorhandenen Workflow kann aus dem jeweiligen Verwaltungsprogramm (Artikelstammverwaltung, Auftragsverwaltung,...) heraus verzweigt werden. |
Verwaltung der Workflow-Aufgaben
Workflow-Aufgaben können in Abhängigkeit von der Berechtigung des Sachbearbeiters verwaltet werden.
Einzelne Aufgaben können geändert oder ergänzt werden. Oftmals steht bei automatisch erzeugten Aufgaben der Realisierer nicht von Anfang an fest. Liegt z. B. eine Preisanfrage für den Einkauf vor, so kann nun ein Realisierer eingetragen, die Aufgabe näher beschrieben und Termine hinterlegt werden.
Die Verwaltung der Aufgaben erfolgt über Workflow: Aufgaben (BI21610).
Eine Aufgabenbeschreibung kann durch einen ausführlichen Zusatztext ergänzt werden. Soll z. B. die ergänzende Beschreibung wie eine Art Checkliste genutzt werden, so können Standardtextbausteine mit dem Programm "Textverwendung verwalten" angelegt und im konkreten Aufgabenfall ergänzt und angepasst werden.
In den weiteren Detailmasken werden nähere Informationen zur Daten- bzw. Informationsablage, beteiligten Personenkreis (Team) sowie textliche Ergänzungen geführt.
Besonderheiten zur Verwaltung von Workflow-Positionen:
- Die Abteilung wird bei den Aufgaben als Pflichtfeld geführt. Die Aufgaben können jedoch auch einem konkreten Sachbearbeiter zugeordnet werden. Es kann zwischen dem Realisierer und einer verantwortlichen Person unterschieden werden. Es sollte für das gesamte Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise definiert werden.
- Zur Dokumentation bzw. detaillierten Beschreibung kann ein Zusatztext hinterlegt werden.
- Da oftmals Unterlagen oder PC-Dokumente (Datenblätter, Skizzen,...) vorliegen, sind Ergänzungen hinsichtlich der physischen Ablage (z. B. "Muster beim Werkzeugbau") und dem PC-Pfad möglich.
- Über die Festlegung von Meilensteinkennzeichen können Prüfvorgänge initiiert werden. Wird eine Aufgabe, die als Meilenstein gekennzeichnet ist, beendet, so überprüft das System, ob noch unerledigte Aufgaben existieren, die vor der aktuellen Aufgabe liegen.
- Eine Aufgabe kann als Informationsaufgabe (Infoposition) definiert werden. Bei einer Infoposition erfolgt keine automatische Statusänderung auf "freigegeben" oder "beendet". Wurde z. B. für das Einholen von Preisanfragen eine Zeitspanne von 10 Tagen geplant, so kann sich der Bearbeiter über eine Infoposition einen Erinnerungstermin setzen, zu dem er Informationen zum Stand der Anfrage einholt.
Umterminieren von Workflow-Positionen
Bei Projekten oder Verkaufs- und Serviceaufträgen ist es zum Teil so, dass der Endetermin wegen der Kundenanforderungen verändert werden muss.
D. h. es ist klar, bis wann die letzte Aufgabe abgeschlossen sein muss, aber es bleibt die Frage offen, bis wann welche Aufgabe begonnen werden muss.
Über das Kontextmenü zum Workflow kann die Terminverschiebung angefordert werden.
Außerdem kann der Fabrikkalender berücksichtigt werden. Dabei muss man angeben, ob der Termin vor- oder zurückterminiert werden soll, wenn der errechnete Termin nicht auf einen Werktag fällt.
Statusänderungen von Aufgaben
Aufgabe ist erledigt
Fertig bearbeitete Aufgaben können per Statusänderung auf "erledigt" gesetzt werden. Je nach Einstellung der Tabelle FRDWFA wird dann die nachfolgende Aufgabe automatisch gestartet.
Statusänderung
Eine detaillierte Statusänderung (zur Feststellung des Abarbeitungsgrades) kann vorgenommen werden. Der Status kann dabei manuell durch Verwalten der Aufgabe oder durch das Starten einer entsprechenden Kontext-Aktion gesetzt werden:
Nach der automatischen Statusänderung auf "1" – "Aufgabe freigegeben" kann manuell z. B. der Status "2" – "Aufgabe in Arbeit" oder "5" "Aufgabe zu 50 % erledigt" gesetzt werden.
Die Tabelle zur Steuerung der Statuswerte (FRD825) ist mit Werten 0, 1, 2 und 9 vorbelegt, die anderen Einträge können frei für eigene Erweiterungen definiert werden. Bei Statusänderungen kann über die Tabelle FRD825 dafür gesorgt werden, dass der Realisierer oder der Verantwortliche oder beide über einen Mailboxeintrag (und damit bei Bedarf auch als E-Mail oder SMS) informiert werden.
Jede Statusänderung wird in der Statushistorie registriert und kann pro Workflow-Position über das Kontextmenü der jeweiligen Aufgabe eingesehen werden.
Unterpositionen einer Aufgabe
Innerhalb des mehrstufigen Workflows können Aufgaben weiter untergliedert werden. Die Art der Nummernvergabe je Workflow-Art kann in der Tabelle FRDWFA definiert werden.
Ein Beispiel für eine Untergliederung der Workflow-Aufgaben für ein Projekt oder ein Verkaufsangebot gestaltet sich so:
- 1 Vorstudie
- 1.001 Vertragsentwurf erstellen
- 1.002 Vorkalkulation intern klären
- 1.003 Vorkalkulation mit Auftraggeber besprechen
- 1.003.001 Kalkulationsdaten verschicken
- 1.003.002 Besprechungstermin festlegen
Folgende Besonderheiten sind dabei zu beachten:
- Bei der Erstellung einer Unterposition zu einer Aufgabe werden die Felder für Verantwortlichkeiten und Termine mit den Daten der übergeordneten Position als Vorbesetzung gefüllt.
- Bei einem untergliederten Workflow wird nach Beendigung einer Aufgabe (sofern die Automatik eingestellt ist) die nächste Aufgabe derselben Strukturebene gestartet, d. h. wird 1.002 beendet, startet 1.003.
- Wird eine Aufgabe gestartet, wird (falls vorhanden) auch deren erste Unterposition gestartet, d. h. startet 1.003, dann startet auch 1.003.001.
- Wird eine Aufgabe beendet, erhalten (falls vorhanden) auch alle Unterpositionen den Status "erledigt".
- In einer Kopiervorlage können mehrere Aufgaben gleichzeitig als "gestartet" gekennzeichnet werden, damit wird eine zeitlich parallele Bearbeitung ermöglicht.
Kontrollfunktionen
Die Überwachung zur Einhaltung der Termine eines Workflows wird über die Filterfunktion in Programm BI21610 erreicht.
Folgende Felder können u.a. hierfür genutzt werden:
Status:
Aufgaben können nach Status (auch von/bis) selektiert werden. (Mit dem Status "1" oder höher wird eine Aufgabe als "gestartet" betrachtet. Der Status "9" steht für "beendet".)
Tage Verzug Start:
Über diesen Filter können Workflow-Aufgaben, die bezüglich des geplanten Startdatums in Verzug sind, angezeigt werden. Dazu wird in der Selektion die Anzahl der Verzugstage eingegeben, für die man die Anzeige erhalten möchte. Das System vergleicht die geplanten Starttermine der Workflow-Aufgaben mit dem aktuellen Datum. Alle Aufgaben, die noch nicht gestartet wurden und die den eingegebenen Wert im Selektionsfeld "Tage Verzug Start" überschritten haben, werden angezeigt.
Tage Verzug Ende:
Analog können Workflow-Aufgaben angezeigt werden, die bezüglich des geplanten Endetermins in Verzug sind.
Abteilungsschlüssel/Realisierer/Verantwortlicher:
Über diese Filter ist eine weitere Eingrenzung pro Abteilung, Realisierer oder Verantwortlicher möglich.
Letzte Statusänderung:
Aufgaben, die seit dem eingegebenen Datum keine Statusänderung mehr erhalten haben.
Sonderwerte bei der Termineingabe
Beachten Sie bitte die Möglichkeit der relativen Datumseingabe.
Kopiervorlagen
Die Kopiervorlagen haben vordefinierte Aufgaben und können so die Verwendung von Workflows vereinfachen und vereinheitlichen. Über Tabelle FRDWFA (Workflowart) wird die Vergabe der Positionsnummer und ob ein Workflow automatisch generiert werden soll, definiert.
Die Verwaltung erfolgt über Workflow-Kopiervorlagen verwalten (BI21605).
| Beispiele | |
|---|---|
| Bei der Neuanlage eines Kunden sucht das System die entsprechende Vorlage und überträgt - falls gefunden - die dort beschriebenen Aufgaben in den individuellen Workflow. Die Kopiervorlagen lassen sich an die betrieblichen Gegebenheiten anpassen. Für die Neuanlage von Kunden können, z. B. je Länderzugehörigkeit, unterschiedliche Kopiervorlagen angelegt werden. | |
| Bei der Neuanlage von Artikel ist zusätzlich eine detailliertere Steuerung für die automatische Generierung eines Workflows über die jeweilige Artikelgruppe möglich. | |
Die fett gekennzeichneten Kopiervorlagen können für die automatische Generierung verwendet werden.
Art | Kopiervorlage | Suchverfahren | Besonderheiten | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
KEB | Einkauf Bestellung | Auftragsart und Geschäftsbereich | |||||||||
KEL | Einkauf Lieferanten | Ländernummer | |||||||||
KEP | Einkauf Bestellposition | Auftragsart, Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
| KEW | Wareneingang | Auftragsart, Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
| KEH | Warneingang Positionen | Auftragsart, Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
KFB | Höchste Mahnstufe | Buchungskreis und Belegnummer | |||||||||
KIN | Marketing-Segment Adressen | Ländernummer | |||||||||
KPF | Fertigungsauftrag | Auftragsart, Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
KPN | Arbeitsplan | Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
KPS | Stückliste | Geschäftsbereich und Artikelart | |||||||||
KSK | Service-Kundenstamm | Ländernummer | |||||||||
KTL | Artikel | Geschäftsbereich und Artikelart | Die Kopiervorlagen KTL können auf Ebene Geschäftsbereich plus Artikelart oder nur Geschäftsbereich hinterlegt sein. Zunächst wird mit Geschäftsbereich plus Artikelart versucht, einen Workflow zu kopieren, wenn es da keinen gibt, erfolgt ein neuer Versuch mit Geschäftsbereich. | ||||||||
KUA | Änderungsdokumentation | Geschäftsbereich | |||||||||
KUE | Vorerfasste Eingangsrechnung | Buchungskreis und Belegnummer | |||||||||
KUR | Personalressource | Skillgruppe | |||||||||
KVA | Auftrag Vertrieb | Auftragsart und Geschäftsbereich | |||||||||
KUK | Anlage Kostenstelle | Werk und Kostenstelle | |||||||||
KUP | Anlage Personenkonto | NEW, NEW-D oder NEW-K |
| ||||||||
KUS | Sachkonto | Kontonummer und Unternummer | |||||||||
KVK | Kundenstamm Vertrieb | Ländernummer | |||||||||
KVP | Auftragsposition Vertrieb | Auftragsart, Geschäftsbereich, Artikelart | |||||||||
KVT | Retouren RMA Position | Auftragsart, Geschäftsbereich, Artikelart | |||||||||
KVU | Komponente Vertrieb | Auftragsart, Geschäftsbereich, Artikelart | |||||||||
KVW | Retouren RMA Kopfdaten | Auftragsart und Geschäftsbereich |
Terminierung und Verantwortlichkeiten/Realisierer
Bei der Neuanlage eines Workflows erhält die erste Position das aktuelle Datum als Startdatum. Alle weiteren Termine (Plandaten) des neuen Workflows werden den Zeitdifferenzen der Kopiervorlage entsprechend eingestellt (Differenz Plandaten der Kopiervorlage zum Startdatum der Kopiervorlage).
Beispiel:
Das Startdatum für die erste Aufgabe in der Kopiervorlage ist der 01.01., das geplante Ende der ersten Aufgabe ist der 15.01. Damit ist das geplante Ende im neu generierten Workflow = aktuelles Datum + 14 Tage.
Voraussetzung ist, dass sowohl das Startdatum als auch die Plandaten der Kopiervorlage gepflegt sind. Es wird mit Kalenderdaten gearbeitet.
Für die Verantwortlichkeiten/Realisierer können fixe Sachbearbeiter gesetzt werden.
Platzhalter für Sachbearbeiter-Kennzeichen in der Kopiervorlage
Platzhalter für Sachbearbeiter in der Kopiervorlage können für einige Bereiche angelegt werden, wenn keine konkreten Einträge möglich sind.
So ist z. B. &&VKS dafür vorgesehen, dass im Verkaufsauftrag das Datenfeld KOSAKZ (Sachbearbeiter) des Belegs in den Workflow übernommen wird. Für den Projektkopf kann der Projektleiter in den Workflow übernommen werden, bei der in der Kopiervorlage &&PRL steht.
In der Kopiervorlage muss der Anwender den jeweiligen späteren Verwendungszweck kennen und entsprechend einpflegen.
Derzeit nutzbar ist diese Platzhalterfunktion im
- Verkaufsauftrag
- &&VKS Sachbearbeiter
- &&VT1 Vertreter
- Projekt
- &&PRL Projektleiter
- &&PGN Projektgenehmiger
- &&PGV Projektverantwortlicher
- Eingangsrechnung EKS (Vorerfassung)
- &&EKS Sachbearbeiter
Siehe auch: Tabelle FRDSFK (Sachbearbeiterfunktion)
Technischer Hinweis
Die Prozedur ist FI_GET_SAKZ in BI216111M und kann leicht erweitert werden.
Feinsteuerung
Neben der generellen Definition in Tabelle FRDWFA, dass ein Workflow bei einem bestimmten Ereignis (Vorgang) erstellt werden soll, ist auch eine detailliertere Steuerung möglich.
Bei der Neuanlage von Kunden-/Interessenten- und Lieferantenstammdaten sowie bei der Neuanlage eines Auftragskopfes oder eines Bestellkopfes, ist die Tabelleneinstellung ausreichend, dass ein Workflow initiiert wird.
Bei der Erfassung eines Artikels kann dessen zugrundeliegende Artikelgruppe die automatische Generierung des Workflows wieder deaktivieren da in Belegen artikelbezogene Ausnahmen über das entsprechende Freigabekennzeichen im Artikelstammsatz gesteuert werden können. Über dieses Kennzeichen kann z. B. für das Erfassen einer Verkaufsauftrags- oder Bestellposition oder eines Fertigungsauftrags die automatische Generierung eines Workflows bei bestimmten Artikeln wieder deaktiviert werden. Somit ist gewährleistet, dass die automatische Workflowgenerierung nur bei Vorgängen für diejenigen Artikel initiiert wird, die eine Ausnahmebehandlung erfordern.
Auch ist es möglich in Abhängigkeit von den Daten unterschiedliche Kopiervorlagen für das gleiche Ereignis zu hinterlegen.
Beispiel Neuanlage Artikelstamm (=Ereignis):
Es kann je Geschäftsbereich (nach der beteiligten Organisation) oder je Geschäftsbereich und Artikelart (zusätzliche Unterscheidung z. B. nach Kaufartikel oder Produktionsartikel) eine unterschiedliche Kopiervorlage hinterlegt werden. Die möglichen Unterscheidungskriterien für differenzierte Kopiervorlagen der jeweiligen Ereignisse wurden bereits aufgelistet.
Zyklische Aufgaben
Zyklische Aufgaben werden auf der gleichen Ebene maschinell generiert. Über diesen Parameter ist es möglich einen kompletten Zweig als zyklische Aufgabe generieren zu lassen. Wird dieser Parameter aktiviert und die zugehörige Aufgabe einer Überschriftsebene zugeordnet, werden alle darunterliegenden Aufgaben, die als zyklisch definiert sind, maschinell generiert, wenn die Aufgabe auf erledigt gesetzt wird. Wenn möglich, wird der neue Zweig auf der gleichen Ebene generiert, falls nicht, wird nach der nächst höheren freien Ebene gesucht.
Dieser Parameter sollte nur bei Aufgaben gesetzt werden, die als Überschrift bzw. höchste Ebene genutzt werden.
Für die Terminermittlung des geplanten neuen Start- bzw. Endtermins werden die Parameter der Tabelle FRDTOD genutzt.
Workflow als grafische Anzeige
Workflow-Positionen können in grafischer Form als GANTT-Darstellung angezeigt werden. Die einzelnen Workflow-Aufgaben werden dabei in Balkenform dargestellt. Zum Bearbeiten der Dauer oder des Zeitraums einer Aufgabe kann der Balken in seiner Länge verändert oder verschoben werden.
Die grafische Veränderung hängt vom gewählten Periodenraster ab. So könnte in einem Monatsraster die Auflösung zu grob sein, da die Aufgaben immer mit Datum interpretiert werden müssen. Ist das der Fall, so ändern Sie in der Selektion das Periodenraster z. B. auf Woche oder Tag.
Gestaltung der grafischen Ausgabe:
- Die Inhalte im Balken sowie zum Tooltipp werden über die Tabelle FRDWFZ definiert.
- Die linke Seite der Grafik (im Beispiel Positionsstrukturnummer und Aufgabentext) werden ebenfalls über die Tabelle FRDWFZ - Parameter "Schlüsselzeile linke Seite" definiert. Die Aufgabenbeschreibung wird verkürzt, damit die Termindarstellung nicht außerhalb der Bildschirmanzeige ist.
- Das Icon im Balken kann in Abhängigkeit vom Aufgabenstatus (Tabelle FRD825) festgelegt werden.
Über Tabelle VRLB27 wird das "Zeitfenster" als Vorgabe für den Blick in die Zukunft bzw. Vergangenheit festgelegt. In der Darstellung der grafischen Workflowausgabe kann das Zeitfenster temporär geändert werden.
Die Farbgebung erfolgt über den Aufgabenschlüssel aus Tabelle FRDTOD.
Darüber hinaus können Sie sich Workflow-Positionen mit gesetztem Start- und Endedatum auch als Kalender-Einträge anzeigen lassen. Rufen Sie dazu das Programm "Mein Kalender" über den Kurzbefehl US22445 bzw. einen Klick auf das Symbol in der Aktionsleiste auf:
Ein Kalender entspricht dabei einem Filter aus dem Programm "Aufgabe verwalten" (BI21610). Jede Workflow-Position, die der Selektion des Filters genügt, gehört implizit diesem Kalender an. Somit können Sie sich Ihre Kalender nach eigenen Wünschen und Anforderungen zusammenstellen.
Als weitere Möglichkeit der grafischen Darstellung bietet Ihnen oxaion im Projektmodul den Export Ihrer Workflows nach Microsoft Project.
Workflow und Zahlplanposition im Projekt
Zahlplanpositionen, die für die Projektabrechnung gebraucht werden, können mit einer Workflow-Position verbunden werden. Dazu muss über die Tabelle VRLB17 eine Pflege der Parameter erfolgen.
Weitere Einzelheiten finden Sie bitte der Dokumentation Möglichkeiten der Abrechnung und Fakturierung innerhalb des Projektes.