Dokumente werden im Dokumente-Knoten oder in einem Ordner darunter angelegt. Alle geeigneten Dateiformate können gelenkt werden. Eine Lenkung von bereits archivierten Dokumenten oder Dokumenten mit einer offenen Lenkung ist nicht möglich.


Dokumentenlenkung starten

Die Dokumentenlenkung kann wie folgt aktiviert werden:

  • Während der Dokumentenanlage durch Markieren von "Gelenktes Dokument erstellen".
  • Nachträglich über das Kontextmenü Gelenktes Dokument auf einem bereits vorhandenen Dokument. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Lenkung gestartet werden kann.

Unter Nucleus kann ein Dokument ausschließlich nach der Anlage per DnD im System nachträglich gelenkt werden.


Für die Aktivierung während der Dokumentenanlage (US30020NH) gilt zusätzlich folgendes:

  • Eine dementsprechende Vorlage kann ausgewählt werden. Bei der nächsten Anlage wird die Vorlage voreingestellt. Bei Bedarf muss diese entfernt werden.
  • Die zugehörigen Felder zur Steuerung der Dokumentenlenkung werden verwaltbar.


Die Steuerung der Lenkung erfolgt über Workflow-Aufgaben. Die Aufgaben können für die speziellen Rollen wie folgt erstellt werden:

  • Angabe von einem Verantwortlichen, ein bis zu fünf Realisierer, einem Reviewer und einem Freigeber. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber. ODER
  • Unter Workflow / Aufgaben wird eine Kopiervorlage mit der Workflowart KGD (Kopiervorlage gelenk. Dokument) ausgewählt. Die oben genannten Rollenangaben werden bei dieser Auswahl für die Verwaltung gesperrt. Anhand den vordefinierten Workflow-Aufgaben werden die Aufgaben erstellt. Weitere Informationen bezüglich den Kopiervorlagen sind in den Voraussetzungen für die gelenkten Dokumente zu finden.

Über Lenkungskopie archivieren kann die Lenkungskopie nach Beendigung der Lenkung in der Bibliothek archiviert werden. Das Originaldokument wird hierbei nicht archiviert.


Ergebnis nach Aktivierung der Lenkung

Wurde die Lenkung aktiviert,

  • werden die Workflow-Aufgaben anhand der Angabe für die Realisierer, Reviewer und Freigeber erstellt.
  • wird eine Kopie vom Originaldokument zur Überarbeitung in die Bibliothek (US30090) im Regal Lenkung in den Ordner _Bearbeitung gestellt. Gibt es in der Bibliothek bereits ein Dokument mit dem gleichen Namen, erscheint ein Fehler. Die mehrfache Lenkung vom gleichen Dokument ist davon nicht betroffen.
  • wird die Versionierung für das Originaldokument automatisch aktiviert, sofern das Dokument noch nicht unter Versionskontrolle steht.
  • wird die Versionierung für die Lenkungskopie automatisch aktiviert.
  • kann das Originaldokument nicht mehr verwaltet werden. Änderungen sind nur noch über die Verknüpfungen zu der Lenkungskopie innerhalb der Bibliothek möglich. Diese Verknüpfungen werden beim Start der entsprechenden Aufgaben für die entsprechende Person erstellt.
  • kann das gelenkte Dokument nicht mehr zu einem normalen Dokument herabgestuft werden. Spätere Änderungen sind somit nur über eine neu initiierte Lenkung möglich.
  • bekommt das Originaldokument bei der ersten Lenkung ein besonderes Icon. Dieses signalisiert, dass zu diesem Dokument noch kein Stand freigegeben wurde. Beispiel für ein Word-Dokument: . Ab jeder weiteren Lenkung verändert sich das Icon nicht mehr. Beispiel für ein Word-Dokument: 
  • können beim Originaldokument in den Eigenschaften (US30020PROP) die Felder Lenkungsdokument (Tabelle FRDLDT (Lenkungsdokumenttyp)) und Abteilung (Tabelle FRDATN (Abteilung)) angegeben werden. Darüber kann z.B. definiert werden, für welche Abteilung diese Arbeitsanweisung gedacht ist.
  • kann das gelenkte Dokument und die Lenkungskopie nicht mehr kopiert werden. Eine Verknüpfung kann nur vom gelenkten Dokument erstellt werden, nicht von der Lenkungskopie.
  • wird ab der zweiten Lenkung das Datum Gültig bis in die Beschreibung eingefügt. Wurde keine Gültigkeitsdauer (in Monaten) angegeben, wird bei Gültig bis statt einem Datum der Text "keine Angabe" angegeben.


Gültigkeit auf dem Originaldokument festlegen

Über das Kontextmenü Gültigkeit festlegen auf dem Originaldokument kann im aufkommenden Dialog Gültigkeit (US30020RLSD) das Datum Gültig ab und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) vordefiniert werden. Gültigkeit bestätigt kann nur von dem Freigeber auf Ebene der erstellten Aufgabe markiert werden. Im Datum Gültig ab kann auch ein relatives Datum über die Sonderwerte aus der Tabelle FRDDTE (Datumssonderwerte) angegeben werden. Wird die Gültigkeit bestätigt, erfolgt eine Umwandlung in ein absolutes Datum. Wurde ein leeres oder relatives Datum in Gültig ab angegeben, kann das Datum Gültig bis nicht ermittelt werden. Erst wenn die Gültigkeit bestätigt wird, kann das Datum Gültig bis ermittelt werden. Die Gültigkeitsdauer (in Monaten) wird beim nächsten Aufruf aber trotzdem angezeigt.

Die Datumsangaben werden in den Eigenschaften (US30020PROP) angezeigt. Das Datum Gültig bis ermittelt sich hierbei aus dem Datum Gültig ab plus Gültigkeitsdauer (in Monaten).

Öffnet der Freigeber über das Kontextmenü Gültigkeit festlegen und bestätigen wird der Dialog Gültigkeit (US30020RLSD) geöffnet und die getroffenen Angaben am Originaldokument werden vorbelegt. Erst wenn Gültigkeit bestätigt durch einen Freigeber (muss nicht der letzte Freigeber sein) markiert wurde, kann der letzte Freigeber seine Aufgabe beenden. Wurde die Gültigkeit bestätigt kann das Datum Gültig ab und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) nicht mehr auf Ebene des Originaldokuments geändert werden. Wurden alle Aufgaben mit der Art der Aufgabe gleich FREE (Freigabe) beendet, kann das Datum Gültig ab und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) nur noch über die Freigabe-Aufgabe geändert werden, wenn die Lenkung noch nicht beendet wurde.

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