Neuanlage Dokument

Hier kann ein neues Dokument im DMS angelegt werden.

Die Endung des Dateinamens bestimmt, mit welcher Anwendung das Dokument bearbeitet werden soll. Üblicherweise gibt es Word-Dokumente (Endung .docx), einfache Textdokumente (Endung .txt) oder auch Excel-Tabellen (Endung .xlsx). Sämtliche Endungen sind möglich. Voraussetzung ist, dass die passende Anwendung auch auf dem System installiert ist.

Bei Word und Excel kann mit einer Vorlage gearbeitet werden.

Für die Workflow-Positionen müssen in der Tabelle FRDTOD (Aufgaben für die ToDo-Liste Projekt) vier Arten von Aufgaben fest hinterlegt sein.

Durch Markieren von Gelenktes Dokument kann die Lenkung für dieses Dokument aktiviert werden. Die Lenkung kann nachträglich noch aktiviert werden. Die Besonderheiten bei gelenkten Dokumenten sind unter Gelenkte Dokumente beschrieben.

Durch Markieren von Historie erstellen kann zeitgleich ein Historiensatz angelegt werden. Historiensätze können nachträglich noch angelegt werden.

Verwendung dieses Programms

Felder

Bitte neuen Dateinamen angeben

Feldbezeichnung Erklärung
Dokumentenname

Hier geben Sie einen Namen für das Dokument an, unter dem es angezeigt werden soll.

Wichtig ist, dass der Name eine korrekte Endung besitzt. Die Endung des Dokuments bestimmt die Anwendung, mit der das Dokument angezeigt bzw. verändert werden kann. Um das Dokument zu laden, muss die Anwendung auf dem jeweiligen PC auch installiert sein.
Vorlage
An dieser Stelle wird der Name der XML-Datei angegeben, die zum Start der Position unter JET verwendet wird.

Diese Datei muss im Unterverzeichnis "framesets" der XML-Konfiguration vorhanden sein.

Dokumenttyp
Der Dokumenttyp klassifiziert ein (DMS) Dokument und wird in der Tabelle FRDDKT (Dokumenttyp (DMS)) gepflegt. 
Adresse
Adresse
In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9".

Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen.

Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen.

Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Weitere Informationen zur Ermittlung der Nummer des Personenkontos finden sich unter PKNR_Detail.
Adressnummer
Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden.

Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben.

Ansprechpartner
Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
Historie
Historie erstellen
Mit der Eingabe eines Auswahl- oder Verarbeitungskennzeichens wird am Beginn der Verarbeitung festgelegt, wie ein ausgewählter Datensatz bearbeitet werden soll.

Die Gültigkeit des Verarbeitungskennzeichens wird über eine Tabelle geprüft. Über den List-Button wird eine Liste der gültigen Werte angezeigt.

Art der Historie Über dieses Feld wird festgelegt, welcher Kategorie ein Historiensatz zu einem Beleg zugeordnet wird. Kategorien können z.B. Angebote oder Aufträge VKS oder Aufträge SAS sein.
Betreff
In diesem Feld kann ein kurzer Text mit Hinweisen zu dem speziellen Vorgang oder dem speziellen Stammdatensatz hinterlegt werden.
Vertreter
Ist unterwegs, besucht den Kunden und hält den Kontakt zu diversen Mitarbeitern und Abteilungen im Unternehmen, kann auch als externer Mitarbeiter (Handelsvertreter) geführt werden.

Wird eine Vertreternummer angegeben, muss diese in FRD160 (Vertreternummer) hinterlegt sein. Wird Provisionen im Verkaufssystem oder Provisionsabrechnung im Projekt eingesetzt, muss dieser Vertreter mit einer Personenkontonummer und Kontenart im Personenkontenstamm sowie im Adressstamm angelegt sein. Diese Personenkontonummer wird ebenfalls in der Tabelle bei der Vertreternummer angegeben. Bei statistischen Auswertungen ist dieses Feld ein Schlüsselfeld. Für die Provisionsermittlung sind die Provisionsfähigkeit und die Provisionsklasse maßgeblich. In der Provisionsklasse werden für eine Gruppe von Vertretern Provisionen hinterlegt.
Sachbearbeiter Abwicklung
Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf).
Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können.
Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden.

Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen:
Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus.
Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein.
Kundendiensttechniker
In diesem Feld kann die Nummer des Kundendiensttechnikers angegeben werden, der einen Kunden in der Regel betreut.

Ist das SAS-Modul installiert, so wird darüber der Default für den ausführenden Techniker eines Kundendienstauftrags bestimmt. Ist SAS nicht installiert, so hat die Eintragung in diesem Feld ausschließlich informativen Charakter.

Beleg
Beleg-/ Buchungsnummer
Hier wird die laufende Beleg- bzw. Buchungsnummer eingegeben, sofern im Änderungsmodus gearbeitet wird.
Sie wird beim Erfassen automatisch vergeben.
Position
Die eingegebene Position darf bei der Erfassung einer Artikelposition in dem bearbeiteten Beleg noch nicht existieren. Die Schrittweite beim Hochzählen wird vorgeschlagen. Sie kann pro Sachbearbeiter eingestellt werden.
Der erste Schritt muss größer als "0" sein.
Beispiel: Schrittweite 10, das Programm schlägt die Positionsnummern 10, 20, 30, ... usw. vor.
Sollen Positionen zwischen bereits bestehenden Positionen eingefügt werden, so kann dies dadurch erreicht werden, dass die vorgeschlagene Positionsnummer manuell geändert wird, so dass sie zwischen den bereits existierenden Positionen liegt (z. B. 15,16,... usw.).
Gelenktes Dokument
Gelenktes Dokument erstellen
Die Datei kann als "gelenktes Dokument" definiert werden. Der Prozess ist unter Gelenkte Dokumente beschrieben.
Gültige Werte

Für die Datei wird die Dokumentenlenkung nicht aktiviert. Über das Kontextmenü "Gelenktes Dokument" kann die Dokumentenlenkung für die ausgewählte Datei nachträglich noch aktiviert werden.

Die darunterliegenden Felder (Workflow / Aufgaben, Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber und Lenkungskopie archivieren) werden verwaltbar.

Die Steuerung der Lenkung erfolgt über Workflow-Aufgaben. Die Aufgaben für die speziellen Rollen werden über die Felder Workflow / Aufgaben bzw. Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer und Freigeber definiert.

Für die Datei wird die Dokumentenlenkung wird aktiviert.
Workflow / Aufgaben
Hier kann eine Kopiervorlage mit der Workflowart KGD (Kopiervorlage gelenk. Dokument) ausgewählt werden. Anhand den vordefinierten Workflow-Aufgaben werden die Aufgaben erstellt.

Bei der Auswahl einer Kopiervorlage werden die Felder Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer und Freigeber für die Verwaltung gesperrt.

Weitere Informationen sind unter Gelenkte Dokumente beschrieben.
Verantwortlicher
Im Verantwortlichen wird der Initiator der Dokumentenlenkung eingetragen. Dieser hat die Verantwortung über alle Workflow-Positionen. 


Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber.

Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben.
Realisierer 1
Der Bearbeiter überarbeitet das Dokument.

Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber.

Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben.
Realisierer 2
Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt.
Realisierer 3
Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt.
Realisierer 4
Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt.
Realisierer 5
Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt.
Reviewer
Der Reviewer überprüft die Änderung des Dokuments unter anderen auf sachliche Richtigkeit.

Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber.

Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben.
Freigeber
Der Freigeber erteilt die Finale Freigabe der Überarbeitung des Dokuments.

Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber.

Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben.
Lenkungskopie archivieren
Die Überarbeitungskopie kann nach der Beendigung der Lenkung in der Bibliothek (Programm Bibliothek (US30090)) archiviert werden. 
Gültige Werte:

Die Überarbeitungskopie wird nach Beendigung der Lenkung in der Bibliothek nicht archiviert.

Die Überarbeitungskopie wird nach Beendigung der Lenkung in der Bibliothek archiviert.

Das Originaldokument wird hierbei nicht archiviert.

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