Eigenschaften eines Dokuments
Dieser Dialog zeigt alle wichtigen Informationen über ein Dokument. Folgende Informationen werden unter anderem angezeigt:
- wer das Dokument wann angelegt bzw. verändert hat
- wann das Dokument versioniert, bzw. archiviert wurde
- Sender und Empfänger bei E-Mails
- Informationen zur durchgeführten Lenkung
Der Name des Dokuments kann geändert werden. Der physische Dokumentenname kann bei archivierten oder gelenkten Dokumenten nicht mehr geändert werden. Wahlfreie Stichworte können vergeben werden, um ein Dokument zu klassifizieren, damit es später besser gefunden werden kann.
Bei archivierten Dokumenten mit speziellen Dokumententypen können die Indexwerte über diesen Dialog angezeigt bzw. verändert werden. Die Dokumententypen, bei denen das möglich ist, werden durch eine Selektion der Tabelle FRDDTY (Dokumententyp) gekennzeichnet. Über den Dialog Ungültig-Kennzeichen setzen/entfernen kann die Ungültigkeit vom archivierten Dokument gesetzt oder entfernt werden. Die Historie kann über den Button Historie ungültig-Kennzeichen aufgerufen werden.
Die Besonderheiten bei gelenkten Dokumenten sind unter Gelenkte Dokumente beschrieben.
Nur mit Administratorenberechtigung kann der Eigner und das Berechtigungsobjekt geändert werden. Der Eigner kann ebenfalls das Berechtigungsobjekt ändern.
Verwendung dieses Programms
- BI21509 Projekte
- EK20090 Einkaufsbelege
- EK21890 Bestellanforderungen
- EK22090 Wareneingänge
- EK22690 QS-Schnittstellendatei
- EK23890 Rechnungen
- FA11090 Wirtschaftsgüter
- FK10390 Kreditversicherungen
- MN20390 Bug Reports
- MN20590 Testfallverwaltung
- MN20790 RQ-/Designverwaltung
- MN20890 oxaion Ticket
- PA11090 Arbeitspläne
- PA12090 Arbeitsplätze
- PS11090 Stücklisten
- PU11090 Arbeitspläne / Stücklisten
- PW20090 Fertigungsaufträge
- SA20090 Serviceaufträge
- SA20490 Objekte
- SA20590 Leads und Angebote
- SA20690 Dauerverträge
- SA20790 Help Desk
- SA22105 Mietverträge
- SA22390 Wartungsverträge
- US11290 Geschäftspartner
- US14090 Personal / Ressource
- US15090 Geräteakte
- US15890 Retourenmanagement
- US17000 Artikel
- US17490 Chargen
- US23590 QS-Historie/Servicebericht
- US23890 Ausgangsrechnungen
- US24229 Defaultstrukturen
- US30039 Änderungsanträge
- US30090 Bibliothek
- US57190 Elektronische Rechnungen
- VK20090 Verkaufsaufträge
- VK23090 Lieferscheine
- VK29190 Abrufaufträge
Felder
Allgemein
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Ordner | In diesem Feld wird der Pfad zum PC-Objekt angegeben. Diese Pfadangabe muss in einer eindeutigen Form erfolgen, damit jeder Netzwerkteilnehmer darauf bei vorhandener Berechtigung zugreifen kann. Hierzu wird in der Regel der UNC (Universal Naming Convention) Pfad verwendet. Über die Angabe des UNC-Pfades kann ohne Laufwerksbuchstabe auf einen Pfad im Netzwerk zugegriffen werden. Lokal Laufwerke sind damit per Definition also nicht geeignet für einen PC-Pfad. Bei Unklarheiten über den Aufbau und die Verwendung muss die zuständige IT-Abteilung unterstützen. Weitere Möglichkeiten finden sich unter Path Mapping (OP30200). |
| Dokumentenname Anzeige | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben. Insbesondere bei kryptischen Dateinamen ist dies sinnvoll. |
| Dokumentenname physisch | Hier geben Sie einen Namen für das Dokument an, unter dem es angezeigt werden soll. Wichtig ist, dass der Name eine korrekte Endung besitzt. Die Endung des Dokuments bestimmt die Anwendung, mit der das Dokument angezeigt bzw. verändert werden kann. Um das Dokument zu laden, muss die Anwendung auf dem jeweiligen PC auch installiert sein. |
| Eigner | Jedes Dokument und jeder Ordner besitzt einen Eigner, der identisch ist mit Demjenigen, der das Objekt angelegt hat. Der Eigner eines Dokuments hat spezielle Rechte an dem Dokument. Er darf z.B. die Berechtigung ändern. Verknüpfungen besitzen keinen eigenständigen Eigner. Es handelt es sich immer um den Eigner des Original-Dokuments. Den Eigner ändern darf nur Derjenige, der als Dokumentenberechtigung in seinem Benutzer als Administrator gekennzeichnet ist. |
| Berechtigungsobjekt Dokumente | Hier geben Sie ein Berechtigungsobjekt für Dokumente an. Die gültigen Werte werden in der Tabelle FRDBOD (Dokumentenberechtigung) gepflegt. Für Verzeichnisse oder die einzelnen Dokumente können hier Berechtigungsobjekte vergeben werden. Um ein Belegberechtigungsobjekt mit Berechtigungen zu versehen und dieses Objekt z.B. einer Benutzergruppe zuzuordnen, wird das Programm Berechtigungen (MN10810) benötigt. Verknüpfungen besitzen kein eigenständiges Berechtigungsobjekt. Es handelt es sich immer um das des Original-Dokuments. |
| Dokumenttyp (DMS) | Der Dokumenttyp klassifiziert ein (DMS) Dokument und wird in der Tabelle FRDDKT (Dokumenttyp (DMS)) gepflegt. |
| Wahlfreie Stichworte | Hier können beliebige, durch Leerzeichen getrennte Stichworte erfasst werden, nach denen im Matchcode-Programm über die Stichwortsuche selektiert werden kann.
|
| Dateigröße | Hier wird die Größe der Datei angezeigt. |
| Name des Erfassers | Hier wird der Name des Erfassers angezeigt, welcher das Dokument angelegt hat. |
| Erfassungsdatum | Datum der erstmaligen Erfassung. Bei der Neuanlage einer Änderungsdokumentation wird als Default das Systemdatum eingestellt.
|
| Zuletzt geändert von | Das Feld beinhaltet den Namen des Sachbearbeiters, der das Dokument zuletzt geändert hat. |
| Änderungsdatum | Hier wird das Datum angezeigt, an dem das Dokument zuletzt geändert wurde. |
| Änderungsuhrzeit | Hier wird die Uhrzeit angezeigt, an dem das Dokument zuletzt geändert wurde. |
| Lenkungsdokument Typ | Die Felder Lenkungsdokument (Tabelle FRDLDT (Lenkungsdokumenttyp)) und Abteilung (Tabelle FRDATN (Abteilung)) können beim gelenkten Originaldokument angegeben werden. Darüber kann z.B. definiert werden, für welche Abteilung diese Arbeitsanweisung gedacht ist. Wurde bei Word-Dokumenten automatisch beim Beenden der Lenkung eine PDF generiert, werden diese Angaben in die erstellte PDF-Datei übernommen. Die Automatische PDF-Generierung wird über die Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung) eingerichtet. |
| Abteilung | Die Felder Lenkungsdokument (Tabelle FRDLDT (Lenkungsdokumenttyp)) und Abteilung (Tabelle FRDATN (Abteilung)) können beim gelenkten Originaldokument angegeben werden. Darüber kann z.B. definiert werden, für welche Abteilung diese Arbeitsanweisung gedacht ist. Wurde bei Word-Dokumenten automatisch beim Beenden der Lenkung eine PDF generiert, werden diese Angaben in die erstellte PDF-Datei übernommen. Die Automatische PDF-Generierung wird über die Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung) eingerichtet. |
Details
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vorgabe Versionierung | Die Vorgabe Versionierung kann in den Eigenschaften oder auf dem Dokument bzw. Ordner über das Kontextmenü Vorgabewert Versionierung - Setzen bzw. Zurücksetzen geändert werden.
Dieser Wert wird beim Ausführen des Kontextmenüs Vorgabewert Versionierung - Setzen auf die darunterliegenden Elemente (Ordner, Dateien) übertragen, wenn dort weder Vorgabe Archivierung noch Vorgabe Versionierung gesetzt sind. | ||||||
| Versioniert | Das Kennzeichen steuert, ob eine Aktion zustimmend oder ablehnend zu beantworten ist. Bei vielen Feldern ist die Eingabe erforderlich.
| ||||||
| Versioniert seit | Dieses Feld enthält einen Zeitpunkt (in der Regel in der Genauigkeit von Millisekunden), zu dem ein bestimmtes Ereignis, z.B. eine Datensatzänderung, stattgefunden hat. Das Feld wird programmgesteuert bedient und ist nicht verwaltbar.
| ||||||
| Name des Sachbearbeiters | In diesem Feld wird der Name des Sachbearbeiters angegeben.
| ||||||
| Anzahl Versionen | Hier kann die Anzahl der Nutzer Produktgebiete hinterlegt werden, Bsp. Nutzer einer Software oder Anzahl Maschinen.
| ||||||
| Vorgabe Archivierung | Die Vorgabe Archivierung kann in den Eigenschaften oder auf dem Dokument bzw. Ordner über das Kontextmenü Vorgabewert Archivierung - Setzen bzw. Zurücksetzen geändert werden.
Dieser Wert wird beim Ausführen des Kontextmenüs Vorgabewert Archivierung - Setzen auf die darunterliegenden Elemente (Ordner, Dateien) übertragen, wenn dort weder Vorgabe Archivierung noch Vorgabe Versionierung gesetzt sind. | ||||||
| Residenzzweck | Der Residenzzweck bezeichnet den Grund, auf dessen Basis eine Information/Beleg/Datum aufzubewaren ist. Beispiel: Eine Rechnung muss nach deutschen Steuerrecht 10 Jahre aufgewahrt werden. Der Residenzzweck wäre die "Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht" (die Residenzzeit wäre 10 Jahre; siehe Referenzfeld DSRY) | ||||||
| Löschdatum nach DSGVO | Datum, zu dem die betreffende Person nach DSGVO als „gelöscht“ zu kennzeichnen ist bzw. gelöscht werden muss. | ||||||
| Gültig ab | Über das Datum Gültig ab wird gesteuert, wann die Überarbeitung des gelenkten Dokuments freigegeben werden soll. Hierbei gilt folgendes zu beachten:
Im Datum Gültig ab kann auch ein relatives Datum über die Sonderwerte aus der Tabelle FRDDTE (Datumssonderwerte) angegeben werden. Wird die Gültigkeit bestätigt, erfolgt eine Umwandlung in ein absolutes Datum. Über die Angabe vom Datum Gültig ab und der Gültigkeitsdauer (in Monaten) wird das Datum Gültig bis ermittelt, welches in den Eigenschaften am Originaldokument eingesehen werden kann. Gültig bis ermittelt sich aus dem Datum Gültig ab plus der Gültigkeitsdauer (in Monaten). Wurde ein leeres oder relatives Datum in Gültig ab angegeben, kann das Datum Gültig bis nicht ermittelt werden. Erst wenn die Gültigkeit bestätigt wird, kann das Datum Gültig bis ermittelt werden. Die Gültigkeitsdauer (in Monaten) wird beim nächsten Aufruf aber trotzdem angezeigt. Wurde die Gültigkeit bestätigt kann das Datum Gültig bis und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) nicht mehr auf Ebene des Originaldokuments geändert werden. Wurden alle Aufgaben mit der Art der Aufgabe gleich FREE (Freigabe) beendet, kann das Datum Gültig ab und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) nur noch über die Freigabe-Aufgabe geändert werden, wenn die Lenkung noch nicht beendet wurde. Wird das Datum Gültig ab im Nachgang über Gültigkeit festlegen und bestätigen auf der Freigabe-Aufgabe auf den heutigen Tag oder ein Tag in der Vergangenheit geändert, wird die Überarbeitung erst freigegeben, wenn der Job Gültigkeit Dokumente setzen durchgelaufen ist. Bei Bedarf muss dieser zusätzlich gestartet werden. Was passiert, wenn die Überarbeitung des Dokuments freigegeben wird, ist unter Gelenkte Dokumente unter Beenden von Aufgaben beschrieben. | ||||||
| Gültig bis | Dieses Datum ermittelt sich aus dem Datum Gültig ab plus die Gültigkeitsdauer (in Monaten). Wurde ein leeres oder relatives Datum in Gültig ab angegeben, kann das Datum Gültig bis nicht ermittelt werden. Erst wenn die Gültigkeit bestätigt wird, kann das Datum Gültig bis ermittelt werden. Die Gültigkeitsdauer (in Monaten) wird beim nächsten Aufruf aber trotzdem angezeigt. Diese Angaben können über das Kontextmenü "Gültigkeit festlegen" auf einem gelenkten Originaldokument oder über das Kontextmenü Gültigkeit festlegen und bestätigen auf einer Aufgabe mit der Art der Aufgabe gleich FREE (Freigabe) getroffen werden. Was passiert, wenn die Gültigkeit demnächst abläuft, ist unter Gelenkte Dokumente unter Aufgaben zur Prüfung der Gültigkeit beschrieben. Das Datum Gültig bis wird erst beim Start der nächsten Lenkung in die Beschreibung eingefügt. Wurde keine Gültigkeitsdauer (in Monaten) angegeben, wird bei Gültig bis statt einem Datum der Text "keine Angabe" angegeben. | ||||||
| Position Original | Hier wird der Original-Ablageort der Verknüpfung angezeigt. Wurde die Verknüpfung innerhalb der Produktdokumentation umgewandelt, wird hier die Originaldatei angezeigt. | ||||||
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Absender | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
| Sendezeit | Hier wird das Datum und die Zeit angezeigt, an dem die E-Mail versendet wurde. |
| Ursprünglicher Betreff | In diesem Feld wird der Betreff angegeben.
|
Indexierung
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Dokumententyp | Der Dokumententyp kategorisiert archivierte Dokumente zur besseren Wiederauffindbarkeit. Die Begriffe sind frei wählbar und in der Tabelle
FRDDTY zu hinterlegen. |
| Personalnummer | In diesem Feld wird eine Nummer zur Identifikation der Ressource angegeben. Ressourcen können Personen (Ressourcenart "P") aber auch Produkte/Geräte sein. Die Art der Ressource kann über die Tabelle FRDRCA festgelegt werden. Die Ressourcenarten "P" für Personal und "H" für Planungshilfe (Mitarbeiter steht noch nicht fest) haben in oxaion eine feste Bedeutung. So kann für die Ressourcenart "H" im Leitstand Personal/Ressourcen kein Urlaub eingetragen werden. Mit der Erfassung der Seriennummer wird die Ressourcennummer automatisch angelegt, wenn die Kennzeichen "Mietgerät" und "Produktressource" gesetzt sind. Es wird dabei auf die Vorlaufwerte Mietobjekte zugegriffen. Bei einer maschinellen Anlage der Seriennummer bleibt die Ressourcennummer frei, wenn keine Regel für die automatische Anlage im Vorlaufwert existiert. Mit Hilfe der Ressourcennummer erfolgt die Einplanung im Leitstand. |
| Geschäftspartner | In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9". Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Weitere Informationen zur Ermittlung der Nummer des Personenkontos finden sich unter PKNR_Detail. |
| Regal | Regale sind Bestandteil der Bibliothek. In Regalen können Dokumente eingeordnet werden. Die Bibliothek ist über alle Mandanten erreichbar. |
| Rechnungsnummer extern | Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer. Die Rechnungsnummer kann Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Jede Rechnung muss eine Rechnungsnummer enthalten. Je Lieferant darf eine Rechnungsnummer nur einmal vorhanden sein. Bei einer Ausgangsrechnung ist die Rechnungsnummer identisch mit Buchungskreis/Belegnummer. Die Rechnungsnummer eines Lieferanten ist muss eindeutig sein, zumindest innerhalb eines Jahres. Bei der Erfassung, Verwaltung (auch ohne Änderung der Daten) einer Rechnung (über Belege buchen, Eingangsrechnungs-Vorerfassung oder über den Eingangsrechnungsworkflow) - immer bezogen auf das jeweilige, angegebene Personenkonto – wird geprüft, ob die angegebene Rechnungsnummer und ggf. Rechnungsdatum bereits in der Erfassung oder im Buchungsstoff vorhanden ist.
|
| Rechnungsdatum | Kennzeichnet das Erstellungsdatum der Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Ist in der Zahlungskondition kein "B" im Kennzeichen "Buchungs/Rechnungsdatum" eingetragen, ist dieses Datum Basis für die Ermittlung der Skonto- und Fälligkeitsfristen. Das Datum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. |
| Belegnummer | Die Belegnummer ist die interne, fortlaufende Nummer der Buchhaltung. Sie bildet zusammen mit dem Buchungskreis die Buchungsnummer. Wird eine Buchungsnummer erneut vergeben, erscheint eine Warnung. Die Belegnummer wird in den Dialogbuchungsprogrammen und im Programm zum Stornieren von Belegen maschinell vergeben, wenn in der Tabelle FRDBKR "Buchungskreis" unter Parameter 15 (Maschinelle Belegnummer "J" oder "N") ein "J" eingetragen ist. Für die maschinelle Vergabe muss in der Nummerndatei unter der entsprechenden Firma, dem Anwendungsgebiet und dem Restschlüssel BLNRxx, mit xx = Buchungskreis, ein Satz angelegt sein (Programm US60200. Bei Übernahmen aus der Fakturierung ist die Belegnummer identisch mit der Rechnungsnummer. |
| Buchungsbetrag | In diesem Feld wird der zu buchende Betrag angegeben.
|
| Währung | Eine Währung wird mit ihren Ausprägungen in der Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) hinterlegt. Die hinterlegten Währungen entsprechen dem im Bankverkehr gebräuchlichen ISO-Code. |
Produktdokumentation
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Änderungsgrund | Hier kann ein Änderungsgrund zu einer Produktdokumentation angegeben werden. Dieses Feld wird nur bei Dateien und Ordnern angezeigt, die zu einer Produktdokumentation gehören. Die allgemeine Dokumentation befindet sich unter Produktdokumentation. |