Belege (Einkauf) drucken
Diese Bedienerhilfe beschreibt den Verwendungszweck des Programms. Weitere Informationen sind in der Bedienerhilfe zu den einzelnen Masken und in der Bedienerhilfe zu den einzelnen Feldern hinterlegt.
Verwendungszweck:
Mit diesem Programm können Belege gedruckt werden.
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg besteht aus Belegkopfdaten, Belegpositionen und Belegendedaten.
Belegkopfdaten sind z.B.:
Beleganschrift, Belegdatum, Lieferantennummer, Kundennummer beim Lieferanten, Sachbearbeiterangaben, Zahlungsbedingungen
Belegpositionen sind z.B.:
Artikelposition mit Angabe von Bestellmenge, Bestellwert und Liefertermin, Zu-/Abschläge zu einer Position, Texte zu einer Position
Belegendedaten sind z.B:
Belegbezogene Gesamt-Zu-/Abschläge, Allgemeine Texte ohne Bezug zu einer Position
Welche Belege können gedruckt werden?
'Beleg' ist der Oberbegriff für die unterschiedlichen Belegarten, die mit diesem Programm gedruckt werden können.
Folgende Belegarten können gedruckt werden:
| o | Bestellungen
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| o | Anfragen |
| o | Absagen |
| o | Rahmenaufträge |
| o | Abrufvorgänge |
| o | Belastungen |
| o | Bestellschnellabwicklung |
| o | Bestätigungsanmahnungen |
| o | Lieferanmahnungen |
| o | Voranmahnungen Zu den einzelnen Belegarten sind in der Bedienerhilfe zum Programm EK20100 'Bestellungen (Belege) bearbeiten' unter dem Abschnitt 'Beschreibung der Belegarten' weitere Informationen zu finden. |
Wie wird eine Belegart ausgewählt?
Welche Belegart gedruckt wird, wird durch Auswahl des entsprechenden Belegkennzeichens festgelegt. Wird ein Unterlassungsbelegkennzeichen in der Tabelle VRLE36 hinterlegt, werden bei Datenfreigabe ohne Eingabe der Belegnummern die Minimal- & Maximalgrenzen des Belegnummernkreises angeboten. Über das Feldkontextmenü der Belegnummern kann die Belegart ausgewählt werden.
Beschreibung des Programms
Mit diesem Programm können im Beschaffungssystem die Belege entsprechend der vorgenommenen Eingaben gedruckt werden:
- Entweder Eingabe der Belegnummer 'von-bis'
- Eingabe eines Sachbearbeiters mit oder ohne Angaben der Belegnummer 'von-bis'
- Nur Eingabe einer Lieferantennummer 'von-bis'
Die Belegausgabe wird im Druckprogramm über folgende Tabellen gesteuert:
| VRLE05 | Vorlauf EK20201 |
| VRLE32 | Vorlauf für den Versand von Bestellungen per EDI |
| FRDDKS | Drucksteuerung von Sachmerkmalen |
| FRDDRS | Darstellung von Sachmerkmalen |
| OP20190 | Drucker |
| US15350 | Druckausgabe von Zusatztexten |
| US15330 | Mahntexte / Formularfußtexte |
| FRD014 | Belegartenkennzeichen |
| US15301 | Druckerleiste EKS |
| FRD019 | Druckauswahl |
| FRD105 | Lieferkonditionen |
| FRD110 | Mengeneinheiten |
| FRD140 | Anlieferungsstelle |
| US15100 | Steuerschlüssel verwalten |
| FRD150 | Verpackungsart |
| FRD151 | Versandart |
| FRD182 | Umsetzung von Preismengeneinheit u.Preisdimension |
Die Einstellung können den Bedienerhilfen der einzelnen Tabellen entnommen werden.
Ferner von Bedeutung für die Steuerung und das Aussehen des Beleges sind folgende Kennzeichen bzw. Dateneingaben in den Erfassungsprogrammen:
| o | Rabattausweis (Prüfung gegen Tabelle FRD174 | |||||||||
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| o | Abweichende Rechnungs- bzw. Lieferanschriften Soll auf einem Beleg eine abweichende Rechnungs- bzw. Lieferanschrift ausgewiesen werden, so sind diese abweichenden Anschriften über die Lieferantenstammverwaltung lieferantenbezogen anzugeben oder aber über die Bestellverwaltung belegbezogen zu erfassen. Weiterhin kann über das Lagerortverwaltungsprogramm US16600 Reine abweichende Lieferanschrift auch lagerortbezogen hinterlegt werden. Eine Ausgabe dieser Lieferanschrift kann über Firmenstammparameter sowie über die Tabelle VRLE05 gesteuert werden. | |||||||||
| o | Zusatztexte Der Belegdruck unterstützt die Ausgabe folgender Arten von Zusatztexten:
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| o | Artikelbezeichnungen werden nach folgender Logik ausgegeben:
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| o | Ausgabe von Sachmerkmalen Die Tabelle VRLE05 ermöglicht für die Ausgabe von Sachmerkmalen folgende Drucksteuerung:
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Über die Sachmerkmalsdefinitionen kann hierbei gesteuert werden, auf welchen Belegen Sachmerkmale angedruckt werden sollen; Für ein Sachmerkmal kann pro Sachmerkmalsausprägung der auszugebende Informationsgehalt hinterlegt werden (Ausprägung drucken, Sachmerkmals-Kurzbezeichnung drucken, Sachmerkmals-Zusatztexte drucken)
| o | Die Telekommunikationsdatei muss gepflegt sein, damit der Telekommunikationsversand korrekt durchgeführt wird.
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| o | Die Belegangaben für 'Ihr Schreiben vom' und 'Ihre Zeichen' sollten über die Bestellverwaltung manuell gepflegt werden. |
Auswirkung des Kennzeichens Beleg per Telex/Telefax
Das Kennzeichen Beleg per Telex/Telefax wirkt sich beim Belegdruck dann aus, wenn kein Einzelbeleg gedruckt werden soll.
| o | Bei Belegen mit Kennzeichen Telex/Telefax gleich N werden nur die Kopien 1 - 7 gedruckt, sofern beim Druckaufruf angegeben. |
| o | Bei Belegen mit Kennzeichen Telex/Telefax gleich J wird nur die Kopie 8 (Telefax) gedruckt. |
Felder
Auswahl zum Drucken der Belege treffen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Originaldruck | Kennzeichen Druckauswahl OP20090 angegeben werden. Dadurch wird in den Datensätzen durch ein Druckkennzeichen festgesetzt, ob die jeweiligen Formblätter wiederholt gedruckt werden dürfen. Durch die Auswahlliste werden die gültigen Werte aus dem Programm OP20090 angezeigt. Belege, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt gedruckt wurden, können nicht mehr als Original zum Drucken aufgerufen werden, sie können nur noch als Kopie erstellt werden. Ist trotzdem ein Original erforderlich, weil sich z.B. etwas geändert hat, so muss bei dem jeweiligen Beleg das Kennzeichen entfernt werden, dass ein Original bereits erstellt ist (Maske DR im Verwaltungsprogramm). Dabei ist zu beachten, dass das ursprüngliche Papier bereits im Umlauf sein kann und unter Umständen eingezogen werden muss. |
| Belegnummer | Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation der einzelnen Belege der verschiedenen Belegarten wie Bestellungen, Anfragen, Belastungen etc. im EKS-System. In Abhängigkeit von der im Firmenstamm hinterlegten Aufbereitungsschablone für EKS besteht diese aus dem maximal zweistelligen Belegkennzeichen, dem bis zu vierstelligen Belegjahr und einer eindeutigen laufenden Nummer je Belegart, wobei die Gesamtlänge höchstens 11 Stellen betragen kann. Die Belegnummer wird beim Erfassen eines Beleges vom System gemäß der Aufbereitungsschablone maschinell vergeben, kann aber auch manuell vorgegeben werden. Sie wird dabei nach der Eingabe vom System automatisch nach Vorgabe der Belegnummernschablone aufbereitet. Die jeweils letzte vom System vergebene laufende Nummer je Belegart und Jahr wird in der Nummernkreisdatei gespeichert. Aufgrund dieses Wertes wird die nächste Belegnummer vergeben. Weitere Informationen unter BENR Detail. |
| Sachbearbeiter | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Lieferant | Der Lieferant setzt sich zusammen aus der Lieferantennummer, der Filiale, der CPD-Nummer und der Kontenart. Die CPD-Nummer und die Kontenart werden nicht in allen Programmen verwendet. Der Lieferant muss im Personenkontenstamm als Kreditor angelegt sein. |
| CPD-Nummer | In diesem Feld wird die Adressnummer für das Conto-pro-Diverse (CPD-Konto) der Finanzbuchhaltung angegeben. Die CPD-Nummer hat für die Finanzbuchhaltung die Funktion, dass Lieferanten- bzw. Kundenadressen, die nicht regelmäßig wiederkehren, und für die demzufolge kein eigenes Personenkonto eingerichtet werden soll, in einem Adressbestand "Einmaladressen" mit den erforderlichen Informationen hinterlegt werden können und über das CPD-Hauptkonto (siehe auch Kennzeichen im Personenkontenstamm) umsatzmäßig zugeordnet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button in das Matchcode-Programm "CPD-Konten" verzweigt. Für Bestellungen im Einkauf und Aufträge im Verkauf mit einem CPD-Konto können keine Voraus-/Anzahlungen erfasst werden. |