Die Rechnungsprüfung ermöglicht Eingangsrechnungen von Lieferanten vor der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung gegen den Wareneingang zu prüfen. Sie schließt den Beschaffungsprozess einkaufsseitig ab.

Darüber hinaus ist das Vorhandensein einer Eingangsrechnung die Voraussetzung für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung sowie den eigentlichen Zahlungsvorgang.

Wird die oxaion-Finanzbuchhaltung genutzt, stehen dort die erforderlichen Übergabeprogramme und Schnittstellenbuchungsprogramme zur Verfügung

Wareneingang

Eine Eingangsrechnung erfordert mindestens einen Wareneingang mit mindestens einer Wareneingangsposition zu mindestens einer Bestellung eines konkreten Lieferanten.

Dieser Wareneingang sowie die zugrunde liegende Bestellung sind die Ausgangsbasis für die Erzeugung eines Eingangsrechnungskopfes sowie einer oder mehrerer Eingangsrechnungspositionen und Zu-/Abschläge.

Jede Eingangsrechnungsposition bezieht sich auf eine Wareneingangsposition. Bei der Erstellung einer Rechnungsposition wird die zugrunde liegende Wareneingangsposition als abgeschlossen gekennzeichnet und steht für die Rechnungsprüfung nicht mehr zu Verfügung. Wird eine bestehende Rechnungsposition gelöscht, so wird diese Wareneingangsposition wieder zur Rechnungsprüfung freigegeben. Sind alle Positionen eines Wareneingangs rechnungsgeprüft, so wird der Wareneingang insgesamt als erledigt gekennzeichnet. Dieser Status wird wieder zurückgenommen, wenn zu einer der Wareneingangspositionen die zugehörige Rechnungsposition gelöscht wird.

Zu einer Bestellung können ein oder mehrere Wareneingänge existieren. Erst wenn alle Wareneingangspositionen aller Wareneingänge zu einer Bestellung rechnungsgeprüft und alle Bestellpositionen komplett geliefert oder restmengenstorniert worden sind, ist der Beschaffungsvorgang für die Bestellung vollständig abgeschlossen. Das Reorganisationsdatum in der Bestellung dokumentiert diesen Zustand. Nur die derart gekennzeichneten Bestellungen können bei der Reorganisation der Bewegungsdaten erfolgreich verarbeitet werden. 

Rechnungsprüfung ohne Wareneingang

Werden über das Einkaufsmodul nicht nur Lieferungen, sondern auch sonstige Leistungen (Dienstleistungen, Gemeinkostenmaterialien, Anlagengüter oder sonstige nicht im Lagerbestand geführten Materialien) beschafft oder sind auch innerhalb des Projektgeschäfts Beschaffungen vonnöten, die direkt an eine Baustelle geliefert werden, kann der klassischen Wareneingang nicht genutzt werden.

Über die Funktion "Rechnungsprüfung ohne Wareneingang" kann aber eine Rechnung ohne zuvor erstellten Wareneingang erfasst werden. In diesem Fall wird ein Pseudo-Wareneingang abgesetzt. Allerdings ist zu beachten, dass für die genutzte Belegart in der Tabelle FRD014 im Selektionsparameter "Rechnungsprüfung ohne Wareneingang" eine "1" eingestellt sein muss.

Restriktionen

1. Wird die Rechnungserstellung abgebrochen oder die Rechnung wieder gelöscht, dann wird der erstellte Wareneingang nicht automatisch mitgelöscht (das ist bei Bedarf manuell zu erledigen). Eine erneute RG-Erfassung kann dann wie üblich auf Basis des Wareneingangs erfolgen. Ansonsten gilt wie schon bisher: Änderungen in der Rechnung haben keine Auswirkung auf den Wareneingang und Änderungen im Wareneingang sind bei erstellter Rechnung nicht zulässig.
2. Diese Schnellerfassung für den Wareneingang und die Rechnung kann nur mit Artikeln durchgeführt werden, welche weder chargen- noch seriennummernpflichtig sind.
3. Ebenfalls ausgeschlossen werden Bestellungen mit Positionen mit ACL-(Vor)Lager oder mit lagerplatzpflichtigen Lagerorten, wenn im Lagerstamm oder im Artikelstamm kein Lagerplatz hinterlegt ist.
4. Auch ausgeschlossen werden Bestellungen mit QS-pflichtigen Positionen, d. h. wenn im (Lieferanten)Artikelstamm ein Qualitätskennzeichen (XQSQ) hinterlegt ist, welches gemäß Tabelle FRD541 zur QS-Verarbeitung führt. Das stellt eigentlich keine echte Restriktion dar, da Dienstleistungen und Streckenlieferungen nicht QS geprüft werden können, da sie physisch nicht vorhanden sind.
5. Konsignations-Bestellungen sind ebenfalls unzulässig. Auch das stellt keine echte Restriktion dar, da Dienstleistungen und Streckenlieferungen keine Konsignationsvorgänge sind.
6. Avisierte Wareneingänge werden nicht berücksichtigt.
7. Wird mit Belegberechtigungsobjekten gearbeitet und die Einstellungen in der Tabelle FRD014 derart sind, dass die Eingabe im Wareneingang manuell erfolgen muss, dann ist ebenfalls keine automatische Erstellung möglich.

Arbeiten mit Eingangsrechnungen

Eine Eingangsrechnung kann in vielfältiger Weise bearbeitet werden. So dient die Angabe eines Prüfbetrages im Rechnungskopf zum Abgleich der aus den zugeordneten Wareneingängen ermittelten Rechnungswerten mit dem Rechnungsendbetrag der Lieferantenrechnung. Weitere Informationen zur eingegangenen Rechnung können erfasst und die aus Wareneingang und Bestellung übernommen Daten bei Bedarf geändert oder ggf. auch gelöscht werden.

Nicht änderbar sind der Lieferant der Rechnung sowie die Artikelidentifikationen und Mengenangaben der Rechnungspositionen. Auf Rechnungsebene kann jedoch ein abweichender Kreditor angegeben werden. Preis und/oder Preisdimension der Rechnungspositionen sind ebenso wie der Rechnungspositionswert änderbar. Auch können Kontierungsangaben vorgenommen werden, die von denen des Rechnungskopfes oder der Bestellposition abweichen.

Schließlich können vorhandene Zu-/Abschläge hinzuerfasst, geändert oder gelöscht werden.

Erstellen einer Eingangsrechnung

Als Referenz wird die Wareneingangsnummer angegeben, auf die sich die Rechnung bezieht. Anstatt der Wareneingangsnummer kann auch die Lieferscheinnummer des Lieferanten als Zugriff auf den Wareneingang gewählt werden.

Die Werksauftragsnummer aus der Bestellerfassung dient ebenfalls zur Ermittlung des Wareneingangs, wenn diese in der Bestellung hinterlegt wurde.

Sind diese Zugriffsdaten nicht bekannt, können Suchverfahren zur Ermittlung aufgerufen werden. Zu diesen Suchverfahren gehört die Ermittlung der Lieferantennummer, die Feststellung aller Bestellungen für den Lieferanten oder die Auflistung aller Wareneingänge zu einer Bestellung oder von einem Lieferanten.

Die Wareneingangspositionen werden als Rechnungspositionen übernommen. Als Default-Werte werden die Daten aus der Bestellung bzw. dem Wareneingang als Rechnungsdaten eingestellt.

Die Währung der Rechnung kann abweichend zur Bestellwährung eingegeben werden, es sei denn die Währung war bei Bestellerfassung fixiert. Ebenso kann der Umrechnungskurs angegeben werden.

Auch besteht die Möglichkeit, auf bereits vorerfasste Rechnungen zuzugreifen. Über Vorlaufparameter kann gesteuert werden, ob vorerfasste Daten geändert werden dürfen oder nicht.

Aufbau einer Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen sind in Kopf-, Positions- und Endedaten unterteilt. Die Kopfdaten enthalten allgemeine Informationen zur Rechnung wie Rechnungsprüfbetrag, -datum, -eingangsdatum, -nummer des Lieferanten, Zahlungsbedingung, die Währung und im Falle der Fremdwährung den Umrechnungskurs. Das Buchungsdatum wird laut Vorlauftabelle mit einem Default-Wert belegt und gegen die offene Buchungsperiode geprüft.

Arbeiten mit Prüfbeträgen

Über Vorlaufparameter wird gesteuert, ob mit Prüfbetrag gearbeitet wird oder nicht. Wird mit Prüfbetrag gearbeitet, ist jeweils der Rechnungsendbetrag (inklusive aller Zu- und Abschläge und Mehrwertsteuer) einzugeben.

Alle Wareneingangspositionen, Zu- und Abschläge und die sich ergebende Mehrwertsteuer werden vom Programm zu einem Rechnungsendbetrag aufgerechnet. Der errechnete Betrag muss mit dem eingegebenen Prüfbetrag übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, so wird die Differenz als Wert und Abweichungsprozentsatz ausgewiesen.

Den Benutzern können jeweils über die Benutzeroptionen (MN10640) hinterlegt werden, ob und bis zu welcher prozentualen oder absoluten Höhe Abweichungen zu dem Prüfbetrag zugelassen sind. Übersteigt die Abweichung den hinterlegten Satz, wird die Rechnung automatisch gesperrt. Liegt die notwendige Berechtigung, kann nach Korrektur der Daten die Rechnung mit einer Funktion über den Rechnungsexplorer wieder entsperrt werden.

Liegt die Berechtigung zum Sperren und Entsperren von Rechnungen nicht vor, kann dies nur eine hierzu berechtigte Person vornehmen. Eine gesperrte Rechnung wird beim Übergabelauf in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung nicht berücksichtigt und auf einem Prüfprotokoll ausgegeben (siehe auch "sperren der Rechnungen" bzw. "entsperren der Rechnungen").

Eingabe von Sachkonten

Ebenfalls über Vorlaufparameter wird festgelegt, ob die Eingabe von Sachkonten Pflicht ist. Dieser Parameter wird immer dann aktiviert sein, wenn die Schnittstelle zur oxaion Finanzbuchhaltung aktiv ist. Eine Änderung der Sachkonten kann über Vorlauf bei bestandsgeführten Artikeln unterbunden werden.

Preise, Kostenstellen, Sachkonten

Innerhalb der Positionsdaten können Werte wie Einzelpreis oder Gesamtpreis, Preisdimension, Kostenstelle und Sachkonto geändert bzw. eingegeben werden. Die Preisdimension "9" (Preis bei Bestellung nicht bekannt) ist hier nicht mehr zulässig. Es muss ein Preis oder die Preisdimension "8" für kostenlose Lieferung eingegeben werden. Ebenso kann hier auch noch ein abweichendes Mehrwertsteuerkennzeichen angegeben werden, falls die notwendig sein sollte.

Zu-/Abschläge

Zu- und Abschläge können auf Positionsebene eingegeben und - sofern bereits vorhanden - geändert oder gelöscht werden.
Die bereits bei der Bestelleingabe beschriebene Möglichkeit der Aufteilung von Positionen nach Kostenstellen, Aufträgen oder Wirtschaftsgütern ist hier ebenfalls möglich. Bereits bei der Bestellerfassung getätigte Vorgaben können hier noch geändert oder ergänzt werden.

Zu- und Abschläge auf Belegebene werden im Endedatenbereich eingegeben bzw. überarbeitet.
Werden die Vorschlagswerte aus der Positionsdatenerfassung, die bei der Erfassung des Wareneingangs als Grundlage zur Wertermittlung herangezogen wurden, überarbeitet bzw. geändert, so erfolgt eine Neuermittlung des Wareneingangswertes und eine Neuberechnung des Durchschnittspreises im Artikelstamm.

Wird mit internen Zu- und Abschlägen (kalkulatorische Kosten) gearbeitet, so kann über Vorlauf eine maximale Abweichung vom Nettorechungswert zum internen Rechnungswert eingestellt werden.

Sperren der Rechnungen

Neben der Sperrung einer Rechnung durch die Abweichung eines Prüfbetrages (siehe "Arbeiten mit Prüfbeträgen") kann eine Rechnung auch über das Kontextmenü durch die  Transaktion "Sperren für FiBu" gesperrt werden.

Entsperren der Rechnungen

Es bestehen zwei Möglichkeiten eine Rechnung zu entsperren:

1. Mit dem Programm "Rechnungen verwalten" (EK23890R): Über das Kontextmenü mit Transaktion "Freigeben für FiBu".
2. Mit dem Programm "Rechnungen sperren/freigeben" (EK23030R).

Löschen von Eingangsrechnungen

Es gibt zwei Arten um Rechnungen zu löschen:

1. Eine Rechnung kann komplett gelöscht werden. Dabei wird über das Kontextmenü "Löschen" ausgewählt. Hierbei werden alle Daten bis auf den Kopf gelöscht (Durchgängigkeit der Rechnungsnummern). Der Kopf erhält ein Sperrkennzeichen und wird bei der nächsten Übergabe an die Finanzbuchhaltung auf erledigt gesetzt.
2. Ein anderer Weg besteht darin, die Positionen von der Rechnung zu löschen. Auch hier bleibt der Kopf erhalten, wird aber nicht gesperrt. Bei diesen Rechnungen ist es möglich, mit Erfassen eine komplett neue Rechnung unter dieser Nummer zu erfassen.

Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung

Die Übergabe kann auf zwei Arten vorgenommen werden:

• Im Batch über Programm "Rechnungen an FIBU übergeben" (EK50100R).
• Asynchron über das Kontextmenü in der Rechnungsverwaltung.

Rechnungsübergabe im Batch

Mit dem Aufruf des Programms "Rechnungen an FIBU übergeben" (EK50100R) werden die mit dem Rechnungsprüfungsprogramm eingegeben Eingangsrechnungen der Lieferanten in die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung übertragen.

Mit dieser Übergabe erfolgt gleichzeitig die Fortschreibung verschiedener Umsatzfelder im Lieferanten- und Lieferantenartikelstamm. Der in der Rechnungsprüfung eingegebene bzw. bestätigte Preis wird in Abhängigkeit des Parameters "Ort der Preisfortschreibung" der Tabelle VRLE20 im Lieferantenstamm und/oder einer lieferantenbezogenen Preisliste abgelegt.

Übergeben werden alle Eingangsrechnungen mit einem Buchungsdatum bis zu dem Datum, das in der Aufrufmaske eingegeben wird. Das Buchungsdatum ("Datum der Buchung") ist im Rechnungskopf vorhanden. Das "Datum der Buchung" wird in Abhängigkeit der Einstellung "Vorbesetzung Buchungsdatum" der Tabelle VRLE14 (EK23000 Rechnungseingangskopf) maschinell gesetzt.

Fehlerhafte Daten werden nicht übergeben, sondern auf einem Fehlerprotokoll aufgelistet. Über den Parameter "Mehrfache Protokollierung" der Vorlauftabelle VRLE20 wird gesteuert, ob Fehlermeldungen bei jeder neuen Rechnungsübergabe protokolliert werden oder nur einmalig.

Das Buchungsdatum wird vor Übergabe gegen die Periode der Finanzbuchhaltung geprüft. Ist die Periode des Datums bereits geschlossen, wird als Buchungsdatum das Anfangsdatum der nächsten geöffneten Periode eingestellt. Dies geschieht jedoch nur, wenn der Parameter "Periodenprüfung" VRLE20 eine entsprechende Einstellung aufweist.

Bei der Übergabe werden diverse Protokolle erzeugt:

• Nicht übergebene Eingangsrechnungen
• Rechnungseingangsbuch
• Übernahmeprotokoll USNIEP/USNINP "Liste der als fehlerhaft abgewiesenen Buchungen"
• Übernahmeprotokoll USNIEP/USNINP "Liste der übernommenen Bewegungen"
• Protokoll gelöschter Rechnungen (sofern vorhanden)

Beim Aufruf zur Rechnungsübergabe werden vor der eigentlichen Übergabe aus der Gutschrifterfassung, der Schnellbelegerfassung und der Vorauszahlungserfassung Rechnungssätze erstellt. Anschließend werden diese Daten sofort mit an die Schnittstelle übergeben. Ab diesem Zeitpunkt können die Gutschrift-, Schnellbeleg- und Vorauszahlungsrechnungen nicht mehr geändert werden, sofern dies nicht in den Parametern "Belastungen sperren, Schnellbelege sperren" bzw. "Vorauszahlung sperren" der Vorlauftabelle VRLE20 geregelt ist.

Ist das der Fall, können die Rechnungen zur jeweiligen Belegart wie alle anderen Rechnungen verwaltet werden und müssen danach explizit für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung freigegeben werden.

Rechnungsübergabe asynchron

Aus der Rechnungsprüfung kann die Rechnung sofort asynchron verbucht werden. Dazu müssen die entsprechenden Parameter der Tabellen VRLE16, VRLU24 und VRLU25 eingestellt werden.

Hierbei wird auch gesteuert, ob die asynchrone Verbuchung automatisch vorgenommen wird und beim Verlassen der Rechnung ggf. ein Window angezeigt werden soll, in dem die Verbuchung durchgeführt oder abgelehnt werden kann.

Die Rechnung werden nicht über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, sondern direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben. Somit sind die Rechnungen sofort in der Finanzbuchhaltung vorhanden.

Eine asynchrone Verbuchung kann auch nachträglich für Rechnungen durchgeführt werden, die noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden und nicht für die Finanzbuchhaltung gesperrt sind. Über das Kontextmenü wird mit Transaktion "Asynchrone Rechnungsübergabe" die Verbuchung gezielt einer Rechnung angestoßen.

Gelöschte Rechnungen werden in einer Logdatei protokolliert und im Übernahmelauf auf einem separaten Protokoll ausgegeben. Damit werden Lücken in der Rechnungsnummernvergabe dokumentiert. Da über Vorlauf einstellbar ist ob Rechnungsnummern schon bei der Erfassung von Schnellbelegen und Belastungen vergeben werden sollen wird auch dann eine Protokollierung vorgenommen, wenn diese Belege gelöscht werden.

Stornieren bereits übergebener Rechnungen

An die Finanzbuchhaltung übergebene Rechnungen können storniert werden, sofern sie in der FiBu noch nicht im Zahlplan und noch nicht ausgeglichen sind.

Die Stornierung erfolgt mittels des Programms "Rechnungen verwalten" (EK23890R). Die gewünschte Rechnung wird über das Kontextmenü durch die Transaktion "Rechnungsstorno" storniert. Eine Hinweismeldung mit Angabe der erzeugten Rechnungsnummer des Stornobeleges wird ausgegeben. Weitere Eingaben können nicht getätigt werden, da eine Kopie der zu stornierenden Rechnung erzeugt wird. Diese Kopie gleicht die Konten in der FiBu aus.

Je nach Einstellung der Tabelle FRD235 wird entweder ein separater Buchungskreis für die Stornorechnung verwendet oder der Buchungskreis der Rechnung, die storniert wird.

Vorerfasste Rechnungen

Eingehende Rechnungen können an zentraler Stelle erfasst werden, um einen Überblick über die sich im Unternehmen befindenden Rechnungen zu erhalten. Danach werden die Rechnungen für die weitere Bearbeitung an die Sachbearbeiter zur Prüfung weitergegeben. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann über die Rechnungsprüfung.

Zuordnen einer vorerfassten Rechnung

Bei einer Rechnungsprüfung zu einer vorerfassten Rechnung muss ein Wareneingang mit einer vorerfassten Rechnung verbunden werden.
Vorerfasste Rechnungen haben einen eigenen Buchungskreis, der sie als solche ausweist (siehe Tabelle FRD235).

Bei der Erfassung einer Rechnung muss eine Rechnung der Vorerfassung eingestellt werden. Ist die Rechnungsnummer nicht bekannt, kann nach Eingabe des Buchungskreises über die Rechnungsnummer der entsprechende Matchcode aufgerufen werden.

Anschließend ist, wie bei einer Rechnungsprüfung ohne Vorerfassung, der Wareneingang zuzuordnen. Es werden dann bestimmte Felder aus der vorerfassten Rechnung übernommen; diese sind ggf. verwaltbar (siehe Tabelle VRLE14).
Der weitere Ablauf unterscheidet sich nicht von einer Rechnungsprüfung ohne Vorerfassung.

Sammelrechnungen

Es können Sammelrechnungen auf mehrere Wareneingangsbelege erfasst werden.
Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Ist eine Rechnung schon erfasst, ist der Rechnungskopf im Rechnungsexplorer doppelt anzuklicken und dann über die Funktion "Neuer Wareneingang" ein separates Fenster aufzurufen, in dem die anzuhängende Wareneingänge angegeben werden können.
2. Will man eine Rechnung neu erfassen kann zur Ermittlung mehrerer Wareneingänge in das Matchcodeprogramm Wareneingänge je Firma bzw. Wareneingangspositionen je Firma verzweigt werden. Getroffene Angaben wie Lieferant, Bestellnummer, Lieferscheinnummer des Lieferanten oder eine Werksauftragsnummer werden in das betreffende Matchcodeprogramm in die Selektion übernommen.

Mit dem Pop-Up-Menü auf dem Feld Wareneingang kann das Matchcodeprogramm der Wareneingänge oder der Wareneingangspositionen aufgerufen werden.

Ob das Matchcodeprogramm der Wareneingänge oder der Wareneingangspositionen aufgerufen wird, hängt von der Vorlaufeinstellung in Tabelle VRLE14 (Parameter Matchcode auf Kopf- od. Positionsebene) ab.
Beim Anhängen zu Sammelrechnungen werden folgende Werte aus der Rechnung und dem anzuhängenden Beleg geprüft:

• Währung
• Personenkontenart
• Steuergruppe
• Kreditor

Eine Abweichung der Steuergruppe und des Kreditors kann bei Auftreten der Fehlermeldung übergangen werden wenn dies in der Vorlauftabelle VRLE14 definiert wurde.

Bei Sammelrechnungen besteht eine Problematik bzgl. Endekonditionen, welche umgelegt werden. Über Vorlauftabelle VRLE16 wird gesteuert, ob die Konditionen immer auf alle Rechnungspositionen oder nur auf Rechnungspositionen mit gleicher Bestellnummer umgelegt werden sollen. Der Parameter hat Auswirkungen lediglich für prozentuale sowie mengenabhängige Zu-/Abschläge. Absolute Zu-/Abschläge werden wie bisher prinzipiell komplett übernommen.

Rechnungen für die Anlagenbuchhaltung

Über eine gesondert eingerichtete Belegart besteht eine Schnittstelle zur Anlagenbuchhaltung. Wird die entsprechende Belegart ausgewählt, muss pro Wareneingangsposition eine Wirtschaftsgutnummer für die Anlagenbuchhaltung und ein spezieller Textschlüssel mitgegeben werden.

Technische Voraussetzungen für die Rechnungsprüfung

Tabellen

Benutzeroptionen (MN10640)

Auf der Lasche "Einkauf" sind die Steuerparameter für das maschinelle Sperren und die Freigabe der Eingangsrechnungen hinterlegt.