Anfragen- /Angebotsverfolgung
Funktionsbeschreibung
Dieses Programm dient der effektiven Angebotsverfolgung. Ferner werden hierüber auch die Anfragen erfasst und verfolgt.
Anfragen/Angebote können Sie für folgende Anwendungsgebiete bearbeiten:
- Service (SAS)
- Vertrieb (VKS)
- Projekt (PRM bzw. BIA)
Nach Aufruf des Programms werden in der Tabelle zunächst alle bestehenden Anfragen und Angebote aufgelistet. Über die Filterfunktion können Sie die Auswahl der aufgelisteten Belege gezielt auf die Daten reduzieren, mit denen gearbeitet werden soll.
Bei Neuanlage eines Beleges wird mit Angabe zur Art des Geschäftsprozesses FRDAGP auch gleichzeitig festgelegt, für welches Anwendungsgebiet der Beleg erstellt wird.
Im Kontextmenü finden Sie die Transaktionen erfassen, ändern, löschen und anzeigen.
Weitere Transaktionen
- Sollten Sie im Kurztext nicht alle Informationen hinterlegen können, steht Ihnen mit der Transaktion "Zusatztexte verwalten" ein Texteditor zur Verfügung, über den Sie beliebig viel Text für diesen Vorgang hinzufügen können.
- Wird in Ihrem Unternehmen die Funktionalität des "Workflow" angewendet, haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Statuswerte oder Datumswerte entsprechend den Vorgaben zu pflegen. ( BI21610) (Siehe hierzu auch Verfahrenshandbuch Workflow)
- Für das Anwendungsgebiet Service können Sie an dieser Stelle ein Rumpfangebot generieren. Die notwendigen ergänzenden Angaben werden anschließend über das Verwaltungsprogramm SA20100 im System pflegt.
- Die Transaktion "Abschluss-Status zurücksetzen" dient dazu, dass versehentlich beendete Belege zur weiteren Bearbeitung wieder verfügbar gemacht werden können. Die Funktion kann natürlich auch dann verwendet werden, wenn eine Absage revidiert wird und der Vorgang unter der gleichen Belegnummer wieder eröffnet werden soll.
Detail-Informationen
Die Detailinformationen gliedern sich in 3 Kategorien. Das sind im Einzelnen allgemeine, steuernde und abschließende Informationen.
- Innerhalb der allgemeinen Informationen können Sie Basisinformationen hinterlegen. Es wird ein Kurztext angegeben, der diesen Vorgang beschreibt. Außerdem wird hier der Bezug zum Kunden / Interessenten des Ansprechpartners mit den relevanten Daten hergestellt.
- Bei den steuernden Angaben können Sie die unterschiedlichsten Sachbearbeiter für bestimmte Tätigkeiten vorgeben. Hier wird die Anfrage/ das Angebot mit einem Abgabedatum versehen und/oder weitere Informationen bezüglich Ausführung und geplantes Datum der Umsetzung hinterlegt.
- Bei den abschließenden Informationen werden Daten zur Ablehnung oder im Erfolgsfalle Daten zu Auftragsannahme vorgegeben.
Die hier gemachten Angaben können Sie bei der weiteren Bearbeitung des Vorganges gezielt über die Filterfunktion selektieren und abfragen.
Weitere Informationen
Hinweis:
Die Angebotsverfolgung wird für den Verkauf mit dem Angebotsdruck aktiviert. Im Projekt erfolgt dies über einen Anwenderstatus (siehe Tabellen), im Service bereits nach der Erfassung des Service-Angebots.
Weitere Informationen finden Sie in den Verfahrenshandbüchern:
- Handbuch Anfragen- und Angebotsverfolgung
- Handbuch Geschäftspartnerbeziehungen
Tabellen
| FRDAGP | Art des Geschäftsprozesses |
| FRDANB | Art nächste Bearbeitung |
| FRDANW | Anwendung |
| FRDATN | Abteilung |
| FRDAWK | Auftragswahrscheinlichkeit |
| FRDGAI | Grund der internen Ablehnung |
| FRDGAE | Grund der externen Ablehnung |
| FRDMBW | Mitbewerber |
| FRDPRI | Priorität |
| FRDSGP | Status der Verfolgung (Einträge sind fix) |
| FRDT01 | Verarbeitungstransaktion |
| FRD110 | Mengeneinheit |
| FRD124 | Geschäftsbereich |
| FRD160 | Vertreter-Nr. |
| VRLS18 | Vorlaufwerte Service |
| VRLB17 | Vorlaufwerte Projekt |
| VRLV44 | Vorlaufwerte Verkauf |
Verwendung dieses Programms
- SA20590 Leads und Angebote
Felder
Allgemeine Informationen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Geschäftsbereich | Der Geschäftsbereich ermöglicht es, in der Firmenstruktur eine weitere Gliederungsstufe unterhalb der Firmenebene abzubilden, die in allen Bereichen von Bedeutung ist. Insbesondere der getrennte Ausweis von Kosten und Erlösen einzelner Bereiche ist von besonderem Interesse. Dabei spielt die Verrechnung von Material und Dienstleistungen eine besondere Rolle, hier insbesondere das Problem der Bewertung. Der Begriff, mit dem oxaion diese Zusammenfassung durchführt, ist der Geschäftsbereich. Im Firmenstamm wird hinterlegt, ob mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird oder nicht. Wenn nicht mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, ist das Feld auf keiner Maske ein Eingabe- oder Anzeigefeld. Die dazugehörige Tabelle ist FRD124 (Geschäftsbereiche). |
| Kurztext | Über den Kurztext kann im jeweiligen Vorgang eine Art Kurzbeschreibung angegeben werden. Dieser wird auf verschiedenen Listen und Masken gedruckt bzw. angezeigt.
Bei Messekontakten, Leads, Anfragen, Angeboten und Aufträgen kann im Rahmen der Verfolgung über den Text eine kurze Beschreibung dazu dienen, den Vorgang besser zu identifizieren. So könnte der Name des Vorhabens eingetragen sein wie "Umbau Kraftwerk Neu-Schönau West". In Projekten wird ein solcher Text oft als "Titel" bezeichnet. |
| Abweichende Adresse | Jeder Kunde muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt. |
| Abw. Adressnummer | Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden. Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben. |
| Kundenanfragenummer | In diesem Feld wird die Bestellung angegeben, unter der der Kunde diesen Auftrag bestellt hat. Diese wird auf allen zugehörigen Papieren gedruckt.
Über den List-Button wird in das Matchcode-Programm "Kundenbestellung" verzweigt. Dadurch kann ein Kundenauftrag und somit auch der Kunde gefunden werden. Sollen alle Aufträge angezeigt werden, die zu einer Bestellung des Kunden gehören, so muss am Ende der Eingabe ein Stern stehen. Hinweis
Gesucht werden sollen alle Aufträge, deren Kundenbestellung mit "E" beginnt. In diesem Fall ist "E*" anzugeben.
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| Vom | Eingangsdatum der Anfrage des Interessenten oder Kunden. Für Auswertungen kann es sinnvoll sein, den Zeitraum vom Eingang der Anfrage bis zur Angebotabgabe zu überwachen.
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| Ansprechpartner | Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
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| Telefonnummer | In diesem Feld wird die Telefonnummer (inklusive Vorwahl) angegeben. Trennzeichen sind erlaubt. Als mögliches Trennzeichen für die Vorwahl könnte der Schrägstrich (Slash) dienen. Das Trennzeichen für die Durchwahl ist das Minuszeichen (-). Als Durchwahl für die Zentrale wird die 0 angenommen. Beispiel einer Telefonnummernangabe (die Nummer ist frei erfunden!): 07547/9384938-0 |
| Status GP | Dieses Feld enthält den Status des Geschäftsprozesses. Über den List-Button wird eine Liste der gültigen Werte angezeigt.
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| Angebotssumme | Im Stadium der Anfrage kann der Benutzer einen geschätzten Wert eintragen. Wird die Anfrage in ein Angebot umgewandelt, so wird der Angebotswert automatisch ermittelt.
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| Gew. Angebotssumme | Dieses Feld enthält die gewichtetet Angebotssumme, d.h. den Wert der um die Auftragswahrscheinlichkeit nach oben oder unten korrigiert wird.
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| Artikel | Der Artikel kann in allen Anwendungen erkannt und abgespeichert werden. Ein eindeutiger Verweis auf den zu verwendenden Artikel ist möglich, da die Artikelnummer in allen Bewegungsdateien gespeichert wird. Für den Artikel kann eine Nummer gezielt vom Benutzer oder fortlaufend vom System vergeben werden. Vorschriften über den Aufbau der Artikelnummer können im Firmenstamm in einer Aufbereitungsschablone hinterlegt werden. Ist der Artikel nicht bekannt, kann über den List-Button im Matchcode-Programm z.B. nach der Bezeichnung, Materialnummer, den Sachmerkmalen, dem Alpha-Suchbegriff, oder der Zeichnungsnummer gesucht werden. Viele Auskunfts- und Listprogramme können pro Artikel aufgerufen werden oder weisen als Ergebnis den Artikel aus. |
| Menge | In diesem Feld wird die Menge angegeben. Sie ist die Anzahl der angegebenen Objekte. Der Wert muss numerisch sein.
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| Dokumente-Pfad | Eingabe eines Netzwerkpfades.
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| Belegber.objekt | Ein Belegberechtigungsobjekt steuert die Zugriffsberechtigung für Belege. Es kann einem Benutzer zugeordnet sein, sodass jeder von diesem Benutzer erzeugte Beleg automatisch dieses Berechtigungsobjekt erhält, oder es kann bei der Erfassung eines Beleges explizit angegeben werden. Alle Zugriffe auf einen solchen Beleg unterliegen einer Berechtigungsprüfung. Die Belegberechtigungsobjekte sind in der Tabelle Belegberechtigungen (FRDBBO) hinterlegt. Über den List-Button kann eine Auflistung der gültigen Belegberechtigungsobjekte angefordert werden. |
| Originalangebot | Anwendungsgebiet, für welches die Anfrage oder das Angebot erfasst wurden.
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| Die Originalangebotsnummer bestimmt die Ursprungsversion eines Angebots. Auf dieses Original können bis zu 9 Versionen referenzieren. Die Originalangebotsnummer enthält immer die 0 als letzte Stelle der laufenden Nummer. Die zugehörigen Versionen haben entsprechend die Nummern 1 bis 9. Wird eine der Angebotsversionen in einen Auftrag übernommen, werden auch alle Versionen als übernommen gekennzeichnet.
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| Objekt | Ein Objekt wird angelegt, um mehrere Anlagen, Gebäude oder Einrichtungen unter einer Adresse zu führen. So können zahlreiche Angebote z.B. für ein Kraftwerk an unterschiedliche Kunden existieren, die jedoch unter einer "Klammer" gespeichert werden sollen.
Durch Angabe eines Objektes können in verschiedenen Programmen alle Komponenten gleichzeitig angesprochen werden. Wird ein Objekt in den Programmen "Verwalten Auftragskopf" geändert, wird in der korrespondierenden übergreifenden Auftragsverwaltung der Wert im Feld "Objekt" automatisch mit dem geänderten Wert überschrieben. Das gilt auch umgekehrt bei Änderungen des Objekts in der übergreifenden Auftragsverwaltung Programm "US13600R". |
Steuernde Informationen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Sachb. Abwicklung | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Vertreter | Ist unterwegs, besucht den Kunden und hält den Kontakt zu diversen Mitarbeitern und Abteilungen im Unternehmen, kann auch als externer Mitarbeiter (Handelsvertreter) geführt werden. Wird eine Vertreternummer angegeben, muss diese in FRD160 (Vertreternummer) hinterlegt sein. Wird Provisionen im Verkaufssystem oder Provisionsabrechnung im Projekt eingesetzt, muss dieser Vertreter mit einer Personenkontonummer und Kontenart im Personenkontenstamm sowie im Adressstamm angelegt sein. Diese Personenkontonummer wird ebenfalls in der Tabelle bei der Vertreternummer angegeben. Bei statistischen Auswertungen ist dieses Feld ein Schlüsselfeld. Für die Provisionsermittlung sind die Provisionsfähigkeit und die Provisionsklasse maßgeblich. In der Provisionsklasse werden für eine Gruppe von Vertretern Provisionen hinterlegt. |
| Art näch. Bearbeit. | Bei einer Anfrage können verschiedene Aktivitäten notwendig werden. Ob eine kaufmännische oder technische Klärung oder die Ermittlung von Kalkulationsdaten erfolgen sollen, lässt sich hier näher beschreiben.
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| Bis | Oftmals wird im Rahmen der Angebotsverfolgung die Beschreibung der nächsten Bearbeitung sowie des betreffenden Sachbearbeiters und der gewünschte Endetermin definiert.
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| Branche | Angabe eines Branchenkennzeichens, das einen Kunden oder Interessenten einer Branche zuordnet.
Über den List-Button werden die gültigen Werte aus der Tabelle FRD155 angezeigt. Im Kundenstamm können maximal drei Branchenzuordnungen getroffen werden. |
| Niederlassung | Angabe einer Niederlassungsbezeichnung für den Sachbearbeiter. Das Feld hat keine besondere Struktur; es können beliebige Texte hinterlegt werden. (Eine Prüfung findet nicht statt.)
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| Mitbewerber | Häufig kann der Aussendienst im Rahmen der Angebotsverfolgung die Konkurrenzsituation ermitteln. Für spätere Auswertungen kann vor allem die "Verloren an"-Situation wertvolle Rückschlüsse für Service oder Verkauf liefern.
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| Angebotsabgabe bis | Bezieht sich die Bestellung bzw. der Auftrag auf ein Angebot, so kann in diesem Feld das Datum des Angebots angegeben werden. Dieses Datum wird dann auf entsprechenden Formularen gedruckt.
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| Datum des Angebots | Bei Übernahe der Anfrage in ein Angebot wird das maschinell ermittelte aktuelle Datum hier eingestellt.
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| Entscheidungsdatum | Falls das Datum einer voraussichtlichen Entscheidung des Interessenten oder Kunden bekannt ist, kann es hier zur Information der Aussendienstmitarbeiter hinterlegt werden. Häufig werden die Aktivitäten verstärkt, wenn man sich diesem Datum nähert.
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| Auftragswahrsch. | Im Rahmen der Angebotsverfolgung ist die Einschätzung eines Angebots eine wichtige Größe. Dabei kann durch die Angabe einer Auftragswahrscheinlichkeit gezielt nachgefasst werden.
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| Priorität | In diesem Feld kann die Priorität einer Aktivität hinterlegt werden.
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| Gepl. Auftragsausf. | Ist das Datum der geplanten Ausführung eines Auftrags von Seiten des Interessenten oder Kunden bekannt, so kann es hier zu dispositiven Zwecken hinterlegt werden.
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| Erstkontaktart | Im Feld Erstkontaktart wird hinterlegt, wie der erste Kontakt mit dem Interessenten zustande gekommen ist. (z.B. Telefongespräch, Messestand, Demo etc.) Die gültigen Kennzeichen sind Tabelle FRD260 hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden. |
| Vertriebsphase | Durch dieses Feld wird der Vertriebstrichter realisiert. Die Argumente für das Feld sind in der Tabelle FRDKV1 hinterlegt. Nähere Informationen unter XKV1 Details. |
Abschließende Informationen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Grund in. Ablehnung | Wird eine Anfrag nicht in ein Angebot übertragen, so kann in diesem Feld eine Information zu den Hintergründen hinterlegt werden. Es kann auch sein, dass eine Angebotsverfolgung abgebrochen wird und dies aus internen Gründen geschieht. Dies können schwierige Vertragssituationen sein oder auch die Beurteilung der Erfolgsaussichten.
|
| Grund ex. Ablehnung | Falls ein Angebot nicht zu einem Auftrag führte, so kann der Hintergrund für die Ablehnung von Seiten des Kunden beschrieben werden. Dies kann im Rahmen der Auswertungen ein wichtiges Analyseinstrument für Verkauf oder Service sein.
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| Verloren an | Wenn im Rahmen der Angebotsverfolgung der Auftrag an einen Mitbewerber verloren wurde, so kann dieser für spätere Auswertungen hinterlegt werden.
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| Sachb. Statusänd. | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Datum Statusänd. | In diesem Feld wird das Datum der letzten Statusänderung angezeigt.
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| Abschluss Status | Dieses Feld enthält den Status des Geschäftsprozesses. Über den List-Button wird eine Liste der gültigen Werte angezeigt.
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| Status alt | Dieses Feld enthält den Status des PTR oder RQ. Über den List-Button wird eine Liste der gültigen Werte angezeigt.
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| Auftragsnummer | Die Auftragsnummer/Vertragsnummer identifiziert zusammen mit der Firma, dem Belegkennzeichen und dem Belegjahr einen Auftrag bzw. Vertrag eindeutig. Sie beginnt mit einem frei definierten Startwert und wird pro Kalenderjahr automatisch hochgezählt. Auftragsnummer kommen in der Regel aus den innerbetrieblichen Aufträgen oder aus Verkaufs-, Service- oder Projektaufträgen. Verträge werden in oxaion für Miet-, Wartungs- und Servicevorgänge angelegt. Eine bestehende Auftragsnummer/Vertragsnummer kann nicht verändert werden und ist Schlüssel der Auftragsdateien. Sie ist als Information im Lieferschein und auf der Rechnung gespeichert. Nummern werden nur in Verwaltungsprogrammen und nicht im Anzeigemodus vergeben. |
| Auftragswert | Der Ist-Auftragswert wird im Rahmen der Auftragsnachkalkulation ermittelt.
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| Auftragswert geteilt | War an dem Angebot ein weiterer Mitarbeiter beteiligt, so kann hier sein Anteil angegeben werden. Dies hat lediglich informativen Charakter.
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| Angebotswert geteilt | Ist eine weiterer Mitarbeiter im Aussendienst an dem Angebot beteiligt, so kann der Wert zwischen beiden aufgeteilt werden. Dies hat lediglich informativen Charakter.
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| Alternativangebot | Wurden zu einer Anfrage mehrere Angebote erstellt, so kann hier die Nummer eines Weiteren Angebots zur Information hinterlegt werden.
Die Angabe des Alternativangebots ist auf Serviceangebote beschränkt. Im Vertriebs- bzw. Projektangebot wird dafür die Versionsnummer verwendet, die es im Service jedoch nicht gibt. |
| Vertrag | Zusammen mit dem Vertragskennzeichen, die eindeutige Identifizierung eines kaufmännischen Vorganges, die bei der Erstellung maschinell vergeben wird.
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Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Belegnummer | Hier wird die laufende Beleg- bzw. Buchungsnummer eingegeben, sofern im Änderungsmodus gearbeitet wird.
Sie wird beim Erfassen automatisch vergeben. |
| Adresse | Jeder Kunde muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt. |