Eine Abschlagsrechnung wird zu einem Abrechnungskreis eröffnet und enthält als Berechnungsgrundlage Positionen aus einem Zahlplan oder Leistungsnachweis. Verwaltet werden die Abschlagsrechnungen über das Programm Rechnungen (BI21720).
Erfassung von Abschlagsrechnungen
Die Abschlagsrechnung kann über das Kontextmenü auf dem entsprechenden Abrechnungskreis erfasst werden. Bei der Erfassung einer Abschlagsrechnung wird als Rechnungsart "Abschlagsrechnung" und als Personenkontenart "Anzahlungsanforderungen" angegeben.
Entweder das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum ist ein Pflichtfeld.
Optional kann der zu "verrechnende Betrag" der geleisteten Vorauszahlung eingetragen werden, welcher mit der Abschlagsrechnung verrechnet werden soll. Über das Kontextmenü "Rechnungspositionen" und die Buttons "Leistung hinzufügen" und "Zahlplan hinzufügen" können noch offene Zahlplanpositionen und erbrachte Leistungen auf die Abschlagsrechnung übernommen werden.
Druck und Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Der Druck der Abschlagsrechnung kann vorläufig (Druckvorschau, d.h. kein Originaldruck) oder endgültig (Originaldruck) erfolgen. Der endgültige Druck ist nur möglich, wenn beim "Rechnungsstatus Projekt" in der FRDRST das Sperrkennzeichen nicht gesetzt ist. Über den Rechnungsstatus kann der Projektleiter die Druckausgaben zuerst prüfen, bevor ein endgültiger Druck erfolgt.
Beim endgültigen Druck kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden und kann über die Programme Übergabe Projektrechnung an Finanzbuchhaltung (BI21760) und Schnittstelle USNINP abrufen (FB50400) in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Nach der Übergabe in die Finanzbuchhaltung kann eine weitere Abschlagsrechnung oder eine Schlussrechnung erfasst werden, da eine Abschlagsrechnung immer eine Gesamtrechnung abzüglich bisher abgerechneter Leistungen darstellt.
Mit der Übergabe der Abschlagsrechnung in die Finanzbuchhaltung wird ein offener Posten für das jeweilige Personenkonto mit der Kontenart „Anzahlungsanforderungen“ erzeugt.
Die Erfassung des Zahlungseinganges erfolgt entweder über Maschinellen Bankeinzug oder das Programm Buchen Geldverkehr.
Der Zahlungseingang erfolgt auf die Kontenart "Anzahlungsanforderungen" und löst die Erstellung eines OPs auf der Kontenart "Erhaltene Anzahlungen" aus. Die zugehörige Kontenart für die Erstellung des OPs wird über die Buchungstabelle (Verwaltungsprogramm Personenkontenarten verwalten) ermittelt.