Ohne dass zuvor eine Leistung erbracht wurde, können Vorauszahlungsrechnungen erstellt werden. Der Auftragsstatus muss im Projekt auf "04" gesetzt, ein Personenkonto angegeben und ein Rechnungskreis angelegt sein.
Erfassung einer Vorauszahlung
Die Vorauszahlung kann über das Kontextmenü auf dem entsprechenden Abrechnungskreis erfasst werden. Das Programm verzweigt in die Verkaufsauftragsverwaltung und setzt das Belegkennzeichen für die Vorauszahlung, die Kundennummer und die Projektnummer als Referenz ein. Die Eingabe des Betrags erfolgt im Auftragsendebereich als absoluter Zuschlag mit dem Zuschlag (z.B. "ANZ") für Anzahlung. Der Text kann zur näheren Beschreibung für den Kunden abgeändert werden.
- Die Vorauszahlungsrechnungen sind über das Modul Vertrieb sichtbar und können im Abrechnungskreis eingesehen werden.
Druck und Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Mit dem Druck wird die Rechnungsnummer über den Rechnungsnummernkreis automatisch vergeben und die Vorauszahlungsrechnung erstellt. Über das Programm Rechnungen an FIBU übergeben (VK50100) wird die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Forderung wird hierbei auf ein separates Konto mit der Kontenart für Anzahlungsanforderungen gebucht und es wird keine Steuer erhoben. Das Programm Schnittstelle USNINP abrufen (FB50400) holt die Rechnung aus der Schnittstelle ab und füllt im Projekt das Feld "Gestellte Vorauszahlung".
- Bei Nutzung einer eigenen Rechnungsstellung für die Vorauszahlungsrechnung des Projekts können die Rechnungen gezielt mit dem Rechnungsdruckprogramm angefordert werden.
Besonderheiten beim Zahlungseingang und Schlussrechnung
Bei Zahlungseingang der Vorauszahlungsrechnung (Vorauszahlung), erfolgt eine Umbuchung auf die Kontenart für erhaltene Anzahlungen und es wird kein Erlös an die Schnittstelle zur Kostenrechnung eingestellt. Die eingegangenen Vorauszahlungen können bei Abschlagsrechnungen berücksichtigt werden.
Mit der Schlussrechnung werden Vorauszahlungen auf die Kontenart für Schlussrechnungen umgebucht.