Informationen zum Projekt können als freie Texte oder in strukturierter Form als PC-Datei oder Dokument abgelegt und für die Gestaltung des Belegdrucks verwendet werden. Dokumente können unterhalb des Projektkopf und Workflow-Aufgaben, PC-Objekte und Texte können auf dem Projekt, den Positionen, den Workflowpositionen und den Rechnungen (bei Rechnungen nur Texte) angelegt werden.
Texte im Projekt
Ergänzende Texte zur Abwicklung der Geschäftsprozesse können automatisch eingefügt und projektspezifisch (für einmalige Informationen) geändert oder hinterlegt werden.
Automatische Texte und Standardtextbausteine können im Programm Textverwendung verwalten (US15350) erfasst werden. Neue Texte können über das Kontextmenü auf dem Projekt, den Projektpositionen, Workflow-Positionen und den Rechnungen (Abschlags-, Schluss-, Proformarechnung oder Gutschrift) innerhalb eines Abrechnungskreises erfasst werden, wobei als Grundlage auch vorab definierte Standardtextbausteine verwendet werden können. Diese neu erfassten Texte werden im Programm Textverwendung verwalten (US15350) hinterlegt.
Wird der Standardtextbaustein im Programm Textverwendung verwalten (US15350) geändert, werden alle unveränderten und übernommenen Texte innerhalb der Belege geändert. Werden die Texte aber innerhalb des Beleges geändert, bleibt der Ursprungsbaustein unverändert. Beim Kopieren eines Projektes werden alle Texte des Projektkopfes und sämtlicher Position mitkopiert
Wichtige Einstellungen innerhalb der Texte:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Drucksteuerung | bei welcher Belegart wird der Text angedruckt |
| Druckzone | an welcher Stelle der Text auf dem Beleg gedruckt werden soll |
| Textverwendung | Karteikarte, Notiz oder Belegtext |
Automatische Texte
Die "Textobjektart" steuert, in Verbindung mit der "Text-Objekt-Id" wo der Text automatisch eingefügt werden soll. Zum Beispiel wird ein Text mit der Textobjektart "IBKZART" und Text-Objekt-ID "PO" automatisch bei Projektangeboten eingefügt.
Standardtextbausteine
Standardtextbausteine können im Programm Textverwendung verwalten (US15350) über die Textobjekteart klassifiziert werden. In Abhängigkeit von der Verwendung innerhalb des Projektes werden die entsprechenden Standardtextbausteine vorselektiert.
| Anwendungsgebiet | Textobjekteart | Verwendung für |
|---|---|---|
| BIA | IBNR | Auftragskopftext |
| BIA | PJPM | Projektposition |
| BIA | PRM_POSI | Projektrechnung Positionen |
| BIA | PRM_RENR | Projektrechnung Kopf |
| BIA | TXAA | E-Mail Versand |
| BIA | WORKFLOW | Workflowposition |
Für die Suche des entsprechenden Textes stehen die Felder "Beschreibung" und "Freier Suchbegriff" (zweimal vorhanden) zur Verfügung. Damit die Benutzer diese auffinden können ist eine unternehmensweite "Normierung" sinnvoll.
Dokumente und PC-Objekte im Projekt
Oftmals werden auch Dokumente, die in Form einer PC-Datei bereitstehen, durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt und sollen mit dem Projekt verbunden werden.
Prinzipdarstellung
Ablage "Dokumente"
Unterhalb des Knoten "Dokumente" können Mails, Briefe, Zeichnungen, Fotos und weitere Dokumente zentral für alle Anwender abgelegt werden. Diese Ablage ist unterhalb des Projektkopfes und jeder Workflow-Aufgabe verfügbar.
Vorlagen können über das Kontextmenü "Dokument erfassen" auf dem Dokumente-Knoten unter der Angabe der entsprechenden Vorlage dort einkopiert und weiter ergänzt werden. Vorlagen können genutzt werden um am Anfang eines Projektes grundsätzliche Rahmenbedingungen zu klären und zu dokumentieren, z.B. bei Baustellenbesichtigungen.
Jedes dieser Dokumente kann per Workflow oder Mail als Dateianhang versendet oder als Anlage definiert und dadurch der Druckausgabe für das Angebot, die Auftragsbestätigung oder Rechnung zugeordnet werden.
Verzeichnisstruktur einkopieren
Im Programm Defaultstruktur Dokumente (US24200) kann je Explorer (hier BI21509 für Projekte) und Auftragskennzeichen eine Verzeichnisstruktur als Kopiervorlage angelegt werden. Innerhalb des Projektes kann diese auf dem Dokumente-Knoten über das Kontextmenü "Defaultstruktur einkopieren" einkopiert werden.
PC-Objekte per Pfadangabe zuordnen
Allgemeine Geschäftsbedingungen, Produktübersichten, Sicherheitsdatenblätter oder ähnliche Anhänge können über PC-Objekte dem Projekt, den Projektpositionen und den Workflow-Aufgaben über die Angabe eines Pfades zugeordnet werden. Beliebig viele PC-Objekte können für das Projekt und die Projektpositionen erfasst und der Druckausgabe für das Angebot, die Auftragsbestätigung oder Rechnung (letzteres nur bei PC-Objekten auf Ebene des Projektkopfes) zugeordnet werden. Mehrere Größenformate sind pro Projektposition möglich.
Auf dem Projektkopf können die PC-Pfade aus dem Teilestamm oder vorherigen Belegen über das Kontextmenü "Pfad aus Teilestammdokumentation übernehmen" "Pfad aus bestehenden Zuordnungen übernehmen" auf dem Feld PC-Pfad ermittelt werden.
Auf dem PC-Pfad kann über das Kontextmenü "Ausführen" die PDF-Datei geöffnet werden.
Automatische Zuordnung von PC-Objekten
Über das Programm Defaultangaben PC-Objekte (Belege) (US24410) können Dokumente einer Anwendung und einer Belegart zugeordnet werden (auch sprachen- und länderspezifisch). Diese werden dem Beleg automatisch zugeordnet und können im Beleg noch verwaltet werden.
Mitgeltende Dokumente
Spezielle Dokumente wie z.B. Prüfzertifikate oder Sicherheitsdatenblätter können automatisch als eigene Artikelposition angelegt werden. Im Programm Mitgeltende Dokumente (US13100) erfolgt die Zuordnung der Artikelposition zur "Hauptposition" und die generelle Begrenzung der Funktion "Mitgeltende Dokumente" für die Anwendungsgebiete Einkauf, Verkauf oder das Projekt. Die Funktion kann auf einzelne Belege über die Tabellen FRDAKZ (Projekt), FRD014 (Einkauf) und FRD161 (Vertrieb) beschränkt werden.