Artikelstammverwaltung
Der Artikelstamm enthält die Grund- und Bewegungsdaten der Artikel, Materialien, Halbzeuge, Erzeugnisse, Baugruppen, Einzelteile und Rohmaterialien, etc. und dient auch zur Verwaltung andere Arten von Artikeln und Teilen.
Das Programm zur Pflege und Verwaltung des Artikelstammes zählt deshalb zu den wichtigsten Stammdatenprogrammen aller Anwendungsgebiete in der Materialwirtschaft und besteht im wesentlichen aus den beiden Programmen
Unter Begriffsdefinition Artikelstamm finden sich nähere Beschreibungen rund um dem Artikelstamm und unter Kurzbeschreibung wichtiger Artikelstamm-Informationen wird ein Überblick zum Aufbau und den Elementen der Artikelstammverwaltung gegeben.
Folglich werden noch weitere Programme zur Artikelstammverwaltung, je nach Einstellung verwendet und genutzt. Direkt zur Definition eines Artikel sollten aber folgenden Programm bzw. Programmbereich benannt werden:
| Programm / Programmbereich | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Sachmerkmale und Sachmerkmalsgruppen | Artikel können durch Sachmerkmale klassifiziert und über die Angabe von Sachmerkmalsausprägungen in ihren Eigenschaften näher beschrieben werden. |
| Änderungsindex Artikelstamm | Technische Änderungen an Produkten sollen nachvollziehbar im Hinblick auf Ersatzteilversorgung und dem lückenlosen Nachweis sein. Die einzelnen Zustände werden dabei als Änderungsindex bezeichnet. In der Änderungsdokumentation wird der Änderungsantrag beschrieben. Auf diese Änderungsdokumente kann später in der Änderungshistorie eines Artikels verwiesen werden. Die Änderungsdokumentation stellt in ihrer Gesamtheit alle durchgeführten und noch durchzuführenden Änderungen an den Produkten und Baugruppen eines Unternehmens dar. |
Einbeziehung von Erinnerungsterminen
Die einfache Form um mit Erinnerungen zu arbeiten ist die Möglichkeit einen Mailboxeintrag bei der Neuanlage von Artikelstammsätzen für die noch betroffenen Abteilungen zu verwenden.
Die Steuerung, welche Artikel noch von weiteren Abteilungen zu bearbeiten sind, erfolgt über die Definition der Artikelgruppe.
Die weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Workflows die maschinell oder manuell am Artikel angelegt werden können. Maschinell wird über die Artikelgruppe (US12900) über Workflow / Aufgabe erfassen auf Lasche Wiedervorlage aktiviert.
Quick-Info Artikel / Artikelinformationen
In den Auflistungen aber auch in den Detailmasken, bei denen die Artikelnummer angezeigt wird, erscheint das Symbol
zum Aufruf für die Quick-Info zum Artikelstamm. Damit werden mit einem Mausklick Informationen aus dem Artikelstamm angezeigt.
Die Quickinfo stellt eine Zusammenfassung wichtiger Datenfelder dar, von der man über Weitere Artikelinformationen zur Detailanzeige Artikelstamm (US11644) gelangt.
Artikelauswahl / Artikelmatchcode
Artikelauswahl
Das Programm dient zur Auswahl und Suche von Artikeln nach verschiedenen Kriterien.
Der in der Auflistung ausgewählte Satz wird an das aufrufende Programm übergeben.
Filter
Artikelauswahl
Bei einer Eingabe in einem Felder wird nach dem angegebenen Begriff gesucht. Wurden mehrere Begriffe angegeben, wird die Suchreihenfolge auf folgende Art und Weise bestimmt:
- Vorrang haben Begriffe, die auf Stelle 1 beginnen. Beginnen mehrere Begriffe auf Stelle 1, so wird der längste lückenlose Begriff verwendet.
- Beginnt kein Begriff auf Stelle 1, so wird der Begriff verwendet, der am weitesten vorne beginnt.
- Wenn mehrere Angaben in diesem Sinne gleichwertig sind, gilt die Reihenfolge: Identifikationsnummer, Materialnummer, Matchcode, Zeichnungsnummer, Abmessung, EAN-Nummer.
- Über den Filter der angezeigten Auflistung können die Suchbegriffe beliebig geändert werden.
Stellengerecht eingetragene Fragmente der Artikelidentifikation beziehen sich nur auf den Suchbegriff, der als Erstes Element in der Zugriffsfolge Artikelstamm in den Allgemeine Benutzeroptionen (MN10640) angegeben wurde.
Sachmerkmale
Wird eine Sachmerkmalsgruppe eingegeben, werden nach verlassen des Feldes die zugehörigen Sachmerkmale geladen.
Über die Einschränkungen in den Feldern neben den Sachmerkmalen, die als von - bis Angaben zu verstehen sind, kann die Auswahl der Artikel weiter eingegrenzt werden. Erfolgt eine gültige Eingabe im "von" Feld, wird dieser Wert in das "bis" Feld übernommen.
Ist das Sachmerkmal (US12800) mit dem Prüfverfahren "Auf Ausprägungsdatei prüfen" (Parameter 2 aus Tabelle FRD096 (Prüfverfahren Merkmale)) versehen, werden die verfügbaren Sachmerkmalsausprägungen (US15200) im Matchcode angezeigt. Bei Sachmerkmalen mit hinterlegter Mengeneinheit erfolgt eine Anzeige der zulässigen Mengeneinheiten. Eine ausgewählte Mengeneinheit wird hinter eine bereits eingegebene Zahl eingestellt.
Wird in Sachmerkmalsgruppe ein Stern ('*') eingetragen wird, kann ohne die Bindung an die Sachmerkmalsgruppe gesucht werden.
Die Datenfelder in der Ergebnisliste sind immer abhängig von der eingestellten variablen Sicht (US63190), die auch von der angezeigten Anzeigeform auf der Lasche Weitere Selektionen abhängt. Liegt für eine Sachmerkmalsgruppe eine spezielle variable Sicht mit dem Namen der Sachmerkmalsgruppe vor, so wird diese automatisch eingeblendet. In der Regel wird man für die Sachmerkmalsgruppen die Merkmale aufnehmen, die für die Beurteilung der Artikel wichtig sind und daran auch die Reihenfolge ausrichten.
Kunde / Lieferanten
Bei der Suche im Kunden- bzw. Lieferantenartikelstamm ist zu beachten, dass Adressidentifikationen entweder vollständig oder gar nicht eingegeben werden.
Bei der Suche im Lieferantenartikelstamm kann die Lieferanten und Filialnummer ohne CPD-Nummer angegeben werden.
Bei Kunden- bzw. Lieferantenartikelzugriff wird stellengerechte Suche unterstützt, wenn der Begriff nur teilweise eingegeben wird.
Bei der Suche im Lieferanten- und Kundenartikelstamm ist die Anzeige mit der Identifikationsnummer, der Bezeichnung und der Artikelidentifikation des Handelspartners vorgegeben.
Die Felder in der variablen Sicht mit Aliasname für SQL = ELFTL oder VKNTL sind nur in Sichten mit der gleichnamiger Sichtart verwendbar.
Auch die Felder aus der Datei UTLWEP können nicht direkt verwendet werden und müssen bspw. über ein CALC Feld in jeder Sicht verfügbar gemacht werden.
Weitere Selektionen
Die Selektionsmöglichkeiten ergeben sich aus den Feldbezeichnungen.
Einzig das Feld Anzeigeform stellt keine Selektionsmöglichkeit dar, sondern beeinflusst die Darstellung des Ergebnisses. Neben den Möglichkeiten die zur Suche über die Lasche Sachmerkmale beschrieben sind kann auch bei den anderen Suchen mit speziellen Sichtarten gearbeitet werden. Für verschiedene Artikelstamm-Anzeigeformen sind die möglichen Sichtarten (=Anzeigeformen) in der FRD369 (Sichtarten Artikel-Matchcode) zu hinterlegen. Die gewünschten Datenfelder für die jeweilige Anzeigeform (= Sichtart) werden unter dem Argument über das Programm Variable Maskengestaltung (US63190) für Artikelauswahl (US11648) hinterlegt.
Artikelstämme können mit Freigabekennzeichen für bestimmte Anwendungsgebiete versorgt werden. Das jeweilige Programm überträgt die gewünschte Kennung automatisch. Wird bspw. in einem Serviceauftrag (sa20090) die Auswahlfunktion für die Artikelnummer verwendet, so wird die Artikelauswahl aufgerufen mit der Freigabekennung "Serviceabwicklung" (S) für Serviceauftrag mit den Freigabestatus 1, 2, 4 und Löschkennzeichen prüfen "Ja".
Stichwortsuche
Die Stichwortsuche, die über den Button aufgerufen werden muss, ist immer dann sinnvoll, wenn sich die Suchbegriffe unter Umständen in mehreren Datenfeldern befinden und der Anwender nicht exakt das oder die Datenfelder definieren kann.
Vorgehensweise bei der Stichworteingabe:
- Eingabe eines Begriffs, der als Wortanfang in einem Datenfeld steht. Es genügen oftmals die ersten Buchstaben oder Ziffern.
- Um mehrerer Begriffe einzugeben, müssen diese durch ein Leerzeichen getrennt sein.
- Eingabe des Platzhalters "%". Eine Kombination mehrerer Suchbegriffe (mit und ohne Platzhalter) ist auch hier zulässig
Bei der Stichwortsuche werden keine Eingaben in den anderen Laschen berücksichtigt. Auch inaktive Artikel werden angezeigt, diese sind in der Auflistung ausgegraut. Damit kann gerade für den Ersatz älterer Produkte ein möglicher Nachfolger leichter ermittelt werden.
Ebenso werden die externen Bezeichnungen in Fremdsprachen berücksichtigt.
Die Stichwortsuche kann über Felder zur Stichwortsuche verwalten (US60900) konfiguriert werden.
Aufruf von Funktionen/Kontextmenü
Kontextmenü
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Detailanzeige | Aufruf von Detailanzeige Artikelstamm (US11644). |
| Artikel in Warenkorb übernehmen | Übernahme Artikel in Warenkorb (VK20560) |
Problembehebung
| Frage | Maßnahme |
|---|---|
Stichwortsuche listet nicht alle Artikel auf, die der Benutzer erwartet | Möglicherweise wurden die Datenfelder zur Stichwortsuche neu definiert oder es wurden durch Datenübernahmen neue Artikelstämme abgespeichert Veranlassen Sie durch die IT-Abteilung den Neuaufbau der Stichwortsuche |
In der Artikelauswahl vermisst ein Benutzer einige Artikel |
|
Datenreorganisation
Mit Artikelstamm reorganisieren (US55300) kann das Entfernen gelöschter Artikelstämme erfolgen. Allerdings müssen abhängige Vorgänge wie Aufträge, Bestellungen oder Lagerbestandsinformationen vorher reorganisiert werden.
Datei- und Programmsperren
Kommt es vor, dass eine Satzsperre nicht wieder aufgehoben werden kann (bspw. durch einen Stromausfall) kann mit Gesperrte Stammdaten entsperren (US10000R) für Datei UTLSTP der Eintrag für die Satzsperre gelöscht werden.