Neuanlage Dokument
Hier kann ein neues Dokument im DMS angelegt werden. Die Endung des Dateinamens bestimmt, mit welcher Anwendung das Dokument bearbeitet werden soll. Üblicherweise gibt es Word-Dokumente (Endung .docx), einfache Textdokumente (Endung .txt) oder auch Excel-Tabellen (Endung .xlsx). Sämtliche Endungen sind möglich. Voraussetzung ist, dass die passende Anwendung auch auf dem System installiert ist. Bei Word und Excel kann mit einer Vorlage gearbeitet werden. Für die Workflow-Positionen müssen in der Tabelle FRDTOD (Aufgaben für die ToDo-Liste Projekt) vier Arten von Aufgaben fest hinterlegt sein. Durch Markieren von Gelenktes Dokument kann die Lenkung für dieses Dokument aktiviert werden. Die Lenkung kann nachträglich noch aktiviert werden. Die Besonderheiten bei gelenkten Dokumenten sind unter Gelenkte Dokumente beschrieben.
Verwendung dieses Programms
- BI21509 Projekte
- EK20090 Einkaufsbelege
- EK21890 Bestellanforderungen
- EK22090 Wareneingänge
- EK22690 QS-Schnittstellendatei
- EK23890 Rechnungen
- FA11090 Wirtschaftsgüter
- FK10390 Kreditversicherungen
- MN20390 Bug Reports
- MN20590 Testfallverwaltung
- MN20790 RQ-/Designverwaltung
- MN20890 oxaion Ticket
- PA11090 Arbeitspläne
- PA12090 Arbeitsplätze
- PS11090 Stücklisten
- PU11090 Arbeitspläne / Stücklisten
- PW20090 Fertigungsaufträge
- SA20090 Serviceaufträge
- SA20490 Objekte
- SA20590 Leads und Angebote
- SA20690 Dauerverträge
- SA20790 Help Desk
- SA22105 Mietverträge
- SA22390 Wartungsverträge
- US11290 Geschäftspartner
- US14090 Personal / Ressource
- US15090 Geräteakte
- US15890 Retourenmanagement
- US17000 Artikel
- US17490 Chargen
- US23590 QS-Historie/Servicebericht
- US23890 Ausgangsrechnungen
- US24229 Defaultstrukturen
- US30039 Änderungsanträge
- US30090 Bibliothek
- US57190 Elektronische Rechnungen
- VK20090 Verkaufsaufträge
- VK23090 Lieferscheine
- VK29190 Abrufaufträge
Felder
Bitte neuen Dateinamen angeben
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dokumentenname | Hier geben Sie einen Namen für das Dokument an, unter dem es angezeigt werden soll. Wichtig ist, dass der Name eine korrekte Endung besitzt. Die Endung des Dokuments bestimmt die Anwendung, mit der das Dokument angezeigt bzw. verändert werden kann. Um das Dokument zu laden, muss die Anwendung auf dem jeweiligen PC auch installiert sein. | ||||||
| Vorlage | An dieser Stelle wird der Name der XML-Datei angegeben, die zum Start der Position unter JET verwendet wird. Diese Datei muss im Unterverzeichnis "framesets" der XML-Konfiguration vorhanden sein. | ||||||
| Dokumenttyp | Der Dokumenttyp klassifiziert ein (DMS) Dokument und wird in der Tabelle FRDDKT (Dokumenttyp (DMS)) gepflegt. | ||||||
| Gelenktes Dokument | |||||||
| Gelenktes Dokument erstellen | Die Datei kann als "gelenktes Dokument" definiert werden. Der Prozess ist unter Gelenkte Dokumente beschrieben.
| ||||||
| Workflow / Aufgaben | Hier kann eine Kopiervorlage mit der Workflowart KGD (Kopiervorlage gelenk. Dokument) ausgewählt werden. Anhand den vordefinierten Workflow-Aufgaben werden die Aufgaben erstellt. Bei der Auswahl einer Kopiervorlage werden die Felder Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer und Freigeber für die Verwaltung gesperrt. Weitere Informationen sind unter Gelenkte Dokumente beschrieben. | ||||||
| Verantwortlicher | Im Verantwortlichen wird der Initiator der Dokumentenlenkung eingetragen. Dieser hat die Verantwortung über alle Workflow-Positionen.
Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben. | ||||||
| Realisierer 1 | Der Bearbeiter überarbeitet das Dokument. Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber. Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben. | ||||||
| Realisierer 2 | Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt. | ||||||
| Realisierer 3 | Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt. | ||||||
| Realisierer 4 | Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt. | ||||||
| Realisierer 5 | Es können weitere Bearbeiter definiert werden. Die Beschreibung ist unter Realisierer 1 hinterlegt. | ||||||
| Reviewer | Der Reviewer überprüft die Änderung des Dokuments unter anderen auf sachliche Richtigkeit. Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber. Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben. | ||||||
| Freigeber | Der Freigeber erteilt die Finale Freigabe der Überarbeitung des Dokuments. Anhand den Angaben Verantwortlicher, Realisierer 1 bis 5, Reviewer, Freigeber werden die Aufgaben erstellt. Die erstellte Workflow-Aufgabe beinhaltet Unterpositionen für jeden angegebenen Realisierer, Reviewer und Freigeber. Unter Gelenkte Dokumente sind weitere Informationen beschrieben. | ||||||
| Lenkungskopie archivieren | Die Überarbeitungskopie kann nach der Beendigung der Lenkung in der Bibliothek (Programm Bibliothek (US30090)) archiviert werden.
Das Originaldokument wird hierbei nicht archiviert. | ||||||
